Gestion des connaissances à l’ère de l’IA : de l’information fragmentée au capital intellectuel augmenté

Une contribution de Robbie O’Connor, GM EMEA, Notion

Lorsqu’on considère les actifs d’une entreprise, un élément clé, souvent sous-estimé, est son savoir organisationnel. L’ensemble des connaissances, de l’expertise et du contexte accumulés par les employés au fil des années constitue le véritable « cerveau » de l’entreprise, renfermant son capital intellectuel.

Gestion des connaissances : Idéal vs réalité

Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, la capacité d’une organisation à gérer efficacement son patrimoine de connaissances constitue un avantage décisif. Pourtant, un récent rapport de « Harvard Business Review Analytic Services » révèle un écart significatif : si 97 % des décideurs reconnaissent l’importance de bien gérer les connaissances, seuls 44 % estiment que leur organisation y parvient réellement. Cette disparité souligne un défi majeur pour la productivité, l’innovation et la prise de décision des entreprises.

L’accélération de la digitalisation de nombreuses industries ces dernières années a entraîné l’adoption de nouveaux outils par les entreprises, ce qui, ironiquement, a rendu la gestion des connaissances plus difficile. Les employés se retrouvent à jongler avec différents types de contenus sur diverses applications, elles-mêmes parfois utilisées de manière hétérogène selon les services. Lorsque l’information est dispersée entre des applications déconnectées, il devient difficile pour les employés d’accéder rapidement aux données nécessaires. Cette fragmentation freine la collaboration et ralentit la prise de décision, impactant directement la productivité et limitant le potentiel d’innovation.

Explorer le potentiel de l’IA au service de la gestion des connaissances

Face à ces enjeux, l’intelligence artificielle (IA) se présente comme une solution prometteuse. L’IA a la capacité de centraliser et d’exploiter les données dispersées, offrant des gains de productivité significatifs. Les chiffres sont éloquents : 86 % des dirigeants interrogés estiment que l’IA peut simplifier la gestion des connaissances. Dans un monde du travail saturé d’informations, la capacité à accéder rapidement à l’information, à les organiser et à en tirer des enseignements devient un facteur différenciant majeur. L’IA a le pouvoir de libérer le potentiel des équipes en leur permettant de se concentrer sur l’essentiel : créer des idées novatrices et prendre des décisions éclairées.

Les entreprises qui ont sauté le pas enregistrent des résultats prometteurs et inspirants. Si elles s’appuient sur un corpus d’information organisé et accessible, l’IA permet de générer du contenu fiable, d’automatiser certaines tâches et de proposer des solutions aux points bloquants des projets en temps réel. Selon l’étude, 72 % des entreprises qui utilisent l’IA pour la gestion des connaissances cherchent avant tout à accélérer leur travail, 38 % à améliorer l’expérience client et 37 % à optimiser l’expérience des employés.

Des entreprises innovantes comme Pinecone Systems Inc. en sont un bon exemple. En déployant des wikis d’entreprise alimentés par l’IA, elles ont pu centraliser leurs informations et améliorer significativement la collaboration. Cette innovation montre clairement comment l’IA peut surmonter la fragmentation des connaissances pour faciliter une collaboration plus efficace au sein des équipes.

Mais encore des défis à relever

Malgré ces avantages, son adoption reste étonnamment faible : seules 3 % des entreprises utilisent actuellement l’IA pour la gestion des connaissances. Deux obstacles principaux expliquent cet écart : le manque de compétences internes (45 %) et l’insuffisance de l’infrastructure informatique (43 %). Ces défis nécessitent une attention particulière pour être surmontés.

En outre, la gouvernance des données joue un rôle clé dans la transformation des méthodes de travail à l’ère de l’IA. Une base de connaissances riche et bien organisée est indispensable pour que l’IA fonctionne efficacement et devienne un véritable levier de compétitivité. C’est un investissement nécessaire pour rester compétitif dans un environnement où l’information est devenue un capital stratégique.

Pour réussir cette transition, les entreprises doivent embarquer leurs collaborateurs dans l’aventure. Cela passe notamment par la désignation d’un ambassadeur ou « champion » de l’IA dans l’entreprise, chargé d’intégrer cette technologie dans les tâches quotidiennes des équipes. Ce profil, souvent passionné de nouvelles technologies, devra combiner expertise technique et capacité à identifier les premiers cas d’usage à forte valeur ajoutée. Son rôle sera aussi de faciliter l’adoption de l’IA en clarifiant les bénéfices attendus : structuration optimisée des connaissances, décisions plus rapides, ou encore amélioration de la qualité.

Se tourner vers l’avenir

Si l’IA est encore aux prémices de ce qu’elle peut apporter aux entreprises, elle redéfinit déjà la gestion des connaissances. Dans un contexte d’évolution technologique rapide, les organisations qui réussiront seront celles capables de convertir leur savoir en un levier stratégique, catalyseur d’innovation, d’efficacité et de croissance durable.

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