La communication unifiée est devenue réalité avec les besoins croissants en messagerie instantanée, vidéo conferencing, web conferencing … et partage de documents. Les nouvelles plateformes de messagerie collaborative se montrent fort astucieuses.
Beaucoup d’entreprises tendent aujourd’hui à s’organiser selon un mode décentralisé et géographiquement dispersé. Les membres d’une même direction – production, marketing, RH, comptabilité-gestion… – peuvent être installés dans différentes bâtiments, sites ou régions ou, tout simplement, travailler fréquemment hors de leur bureau. Or pour collaborer, échanger quotidiennement des informations entre eux ou coopérer en direct à un projet, il est reconnu depuis plusieurs années déjà que l’échange d’emails n’est pas le moyen le plus efficace. Le téléphone n’est utilisé qu’en dernier recours et son usage péremptoire ou intrusif n’est guère apprécié et, en téléconférence, son utilisation est rébarbative si l’on ne peut pas simultanément élaborer, corriger des documents. De même, travailler en équipe sur un document sans pouvoir échanger en ‘live’, au moins oralement, n’est même plus imaginable. L’ère Webex est déjà entrée dans les mœurs.
Les réflexes de la génération Y
Pour constater les changements intervenus ces dernières années, il suffit d’observer les outils préférés de la génération Y tels que Skype ou Whatsapp. La tendance des usages tend indéniablement vers des messageries instantanées qui permettent de s’écrire, de s’envoyer des fichiers – textes, images, vidéos… – à partir d’un simple indicateur de présence au vert sur un smartphone.
Transposées dans le domaine de l’entreprise, en équipe, ces nouvelles pratiques imposent de nouvelles plateformes. Pour être au goût du jour, ces plateformes doivent donc être ouvertes à un mode de communication universel, unifiant messages et commentaires en instantané, partage de documents avec modification en ‘live’, vidéo conférence… – et cela aussi bien à partir d’un PC, d’une tablette que d’un smartphone -voire d’un téléphone IP.
En finir avec les emails
En entreprise, le nombre d’emails échangés, même en interne, reste impressionnant: ce n’est pas le meilleur indice d’une réelle efficacité en termes de collaboration. Si la coopération interne et externe est un principe fondamental de bon fonctionnement de l’organisation, alors la fluidité des échanges devient cruciale. Et l’envoi et la réception de messages à la queue leu leu et à longueur de journée pour coopérer sur un projet ne sont sûrement pas la meilleure solution. L’email garde sa raison d’être pour les échanges plutôt formels, mais il n’est plus la meilleure solution pour optimiser l’organisation du travail, et dialoguer avec des interlocuteurs réguliers.
Ainsi, contrairement au mail qui permet de communiquer mais sans coopérer, les outils de travail collaboratif, en étant « multidirectionnels », permettent de planifier et gérer l’évolution des projets. Et il faut que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment.
Partager les agendas
Idéalement, il faut pouvoir en un clic échanger ses créneaux de disponibilité sur une période donnée, pouvoir consulter en permanence des calendriers, en les fusionnant, de façon transparente – avec son propre agenda et en rendant visible tout ou partie de ses tâches ou certaines plages, et uniquement à un certain nombre de personnes, etc.
Cet échange de calendrier et de créneaux horaires doit être accessible à tout moment, même lorsque l’on est momentanément ‘off-line’, ce qui suppose une resynchronisation automatique – lorsque la connexion est rétablie, en wifi ou en 3 ou 4G. Il en est de même du partage de l’annuaire de l’entreprise, en intranet et en extranet (l’entreprise étendue à ses partenaires).
Sur une architecture Cloud
Aujourd’hui, pour être efficace et accessible de partout en mobilité à un coût raisonnable, un tel dispositif collaboratif fonctionne sur une architecture ‘Cloud’.
Les nouvelles plateformes dites « collaboratives » répondent à la fois à des besoins de mutualisation des ressources et de partage de l’information. Elles se composent de dossiers de messagerie, avec des e-mails classés et archivés, avec des carnets d’adresses, des outils de gestion de tâches, des calendriers et une solution de partage de documents (jusqu’à 5 plusieurs gigas). Il s’y ajoute la messagerie instantanée. Mais ce n’est pas tout: elles incluent également un dispositif d’audio ou de vidéoconférence (jusqu’à une qualité HD), avec un système partagé de réservation de salles. Et elles fonctionnent avec tous types de ‘devices’.
Une communication unifiée, intégrant les ‘apps’
Ces solutions – dans la continuité de services tels que Webex – doivent également être compatibles avec des ‘apps’ sur smartphones. Car l’enjeu est donc de permettre une meilleure communication entre les équipes, en interne comme en externe, en facilitant la planification et la gestion des réunions. On lance, par exemple, un appel vidéo et on y convie toute une liste de personnes préalablement averties.
A titre indicatif, des offres telles que Slack ou Spark (Cisco) procurent ce type de services intégrant messagerie et communication instantanée. Spark utilise le dispositif de salles de communication ‘virtuelles’, en y apportant des fonctions de ‘conferencing’ audio, vidéo ou web, ainsi que des services d’appels vocaux ou vidéo. Sécurité oblige : une salle virtuelle est a priori verrouillée, mais le modérateur a toujours la possibilité d’accueillir des personnes extérieures.
Une telle solution supporte le partage d’écran ; elle est capable d’intégrer des ‘apps’ telles que ZenDesk, GitHub ou Zapier. Elle est sécurisée par des accès SSO (Single sign-on) et un chiffrement des échanges ; elle inclue généralement un moteur de recherche et reste compatible avec Exchange, Outlook (Microsoft) et les principaux annuaires du marché. Un service de support en ligne est également proposé ce qui peut éviter bien du stress en cas de connexion récalcitrante.
Enfin, à noter que l’intégration avec les applications et systèmes existants – dont la téléphonie IP, par exemple, ou la création de fenêtres par des développeurs – est rendue possible par la mise à disposition d’interfaces programmatiques (ou API). Bref, l’immersion du ‘collaboratif’ dans les usages quotidiens est devenu un ‘must’.
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https://www.ciscospark.com/content/dam/ciscospark/eopi/country/usa/asset.. _ _
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