Automatisation Des Processus (RPA) : Les Erreurs A Eviter

L’enthousiasme autour de la technologie Robotic Automatisation Process (RPA) continue pleinement d’augmenter. Avec la promesse d’un déploiement rapide et l’automatisation de tâches répétitives qui nuisent aux opérations quotidiennes, il n’est pas étonnant que de nombreuses organisations souhaitent mettre en œuvre ou étendre le RPA dans leur entreprise. Même s’il est finalement souvent difficile et long à mettre en place, la plupart des entreprises finissent par obtenir des résultats très positifs avec le RPA, lorsqu’elles évitent les erreurs fréquentes lors du déploiement.

D’ailleurs, selon Gartner, le marché mondial des solutions d’automatisation robotique des processus (RPA) a enregistré une croissance de 63 % en 2018. Ce marché représente 846 millions de dollars. Au vu de l’excellente santé du RPA (assistée ou non assistée), une étude a été menée récemment auprès de plus de 500 dirigeants d’entreprises dans le monde, tous secteurs d’activité confondus, afin de dresser un bilan objectif de cette technologie.

RPA : un atout à développer dans le temps

Le RPA est vanté à juste titre pour sa capacité à combler le manque de connectivité entre les systèmes existants et surtout à automatiser les tâches répétitives qui constituent une grande partie des processus métier. L’automatisation des tâches peut apporter des avantages en gain de temps et de réduction des erreurs, tout en générant de la valeur commerciale. En effet, selon l’étude que nous citions en introduction, 51% des dirigeants français interrogés estiment que le RPA et le RDA (automatisation des postes de travail) améliorent les opérations grâce à une efficacité et une précision accrue. Par ailleurs, 48% affirment qu’ils contribuent à réduire les coûts de l’entreprise et 71% qu’ils apportent une valeur et un ROI plus élevé que prévu.

Il est tout de même important de soulever que l’automatisation robotique signifie l’amélioration de l’expérience des employés et des clients.

Pourtant, quelques difficultés sont soulignées. En effet, au vu des nombreux bénéfices, les entreprises s’attendent à acheter une solution, à former les utilisateurs puis à voir le retour sur investissement commencer à s’accumuler directement. En réalité, la construction d’automatismes durables qui s’intègrent dans des processus et des systèmes d’entreprise est bien plus complexe. Selon l’étude, 54% des dirigeants soulignent la difficulté de déploiement des bots qui prend souvent entre 1 et 2 ans. Au-delà du déploiement, la maintenance semble également difficile pour près de 37% des dirigeants.

Ce sont précisément ces difficultés qui ralentissent le déploiement de la RPA à grande échelle. Dans son rapport « The robots are waiting » publié récemment, Deloitte révèle que seules 4 % des entreprises sondées ont atteint l’échelle de déploiement en 2018, contre 3 % l’année précédente. S’attaquer à ces difficultés devrait permettre d’inverser la tendance.

Comment réussir son déploiement RPA

Il y a trois erreurs à ne pas commettre avec le RPA, à savoir :

• Penser qu’il est facile à mettre en place et à maintenir,
• Ne pas l’aborder avec une approche agile,
• L’utiliser comme une plateforme.

Voici quelques conseils pour réussir votre déploiement d’automatisation robotique :

• Comprendre les processus de A à Z pour pouvoir identifier les meilleures opportunités d’optimisation. Les tâches manuelles et répétitives et la duplication des données sont deux aspects que l’automatisation robotique peut nettement contribuer à optimiser.
• Les bots assistés (RDA) sont plus rapides à déployer. Plus précis dans l’exécution des tâches, ils sont aussi plus réactifs aux changements de l’application sous-jacente.
• Les bots non assistés sont mieux adaptés aux opérations en masse ne nécessitant aucune intervention humaine.

Dans l’entreprise, métiers et IT doivent collaborer pour établir une feuille de route opérationnelle, le résultat global attendu et le volume des investissements requis pour assurer la maintenance de ces bots. Un bot de RPA a une durée de vie de 2 à 3 ans, en général, mais certaines activités, comme les mises à jour logicielles basiques, le rendent très sensible aux pannes.

Les bots intégrés offriront une base plus solide de transformation durable. Le RPA peut être une solution à court terme d’automatisation des applications héritées. Toutefois, au vu de l’évolution très rapide des applications et des équipements digitaux, nous recommandons plutôt des initiatives plus globales, comme une refonte intelligente des processus.

Il est important d’anticiper les potentielles difficultés que peut impliquer la mise en place d’un RPA, ce qui permettra d’éviter de lourds investissements, voire même d’abandonner le projet.