Avec la banalisation du télétravail, les réunions à distance sont devenues indispensables, y compris en mode mixte : présentiel et distanciel. Elles prennent plusieurs formes, avec la généralisation du BYOM (bring your own mobile), entre la simple réunion d’équipe (en « huddle rooms ») jusqu’au format web conférence ou web séminaire. Si la technologie ouvre des portes, les pratiques suscitent quelques ajustements.
Un article issu du numéro 27 – été 2024, de Forbes France
Depuis la pandémie de Covid, la question des réunions à distance continue d’interroger. Au nom de la cohésion des équipes ou de l’esprit d’entraînement et de créativité, certains dirigeants s’arc-boutent sur les réunions en présentiel. Leur argument est compréhensible, mais il s’oppose de plus en plus à une réalité nouvelle ; car les déplacements s’inscrivent désormais dans les engagements RSE et il est admis que l’on peut être efficace voire plus efficace en télétravail.
L’option de réunions hybrides (en présentiel et en distanciel) s’avère donc pertinente. Des universitaires ont inventé le néologisme « phygital » (physique et digital) démontrant que les solutions sont au point.
Imposer des réunions en présentiel à tous parait de moins en moins recevable, sauf à accepter des chaises vides. À l’inverse, il devient plus facile d’organiser des réunions à distance rapidement et avec des outils de réservation de salle et de créneaux dans les agendas (du type Doodle).
On peut ainsi multiplier les échanges en optimisant le temps (réunions de 30 ou 50 minutes, à décider). Et donc, on conforte l’esprit d’équipe sans tomber dans la « réunionite » aiguë…
Des progrès et des frustrations
En outre, la visioconférence en hybride peut être une bonne opportunité de développer formations ou actions de marketing et de communication, voire des heures récréatives (cf. les “virtual happy hours” durant la Covid, avec découvertes ludiques de la réalité augmentée, par exemple). En témoigne un responsable de l’Essec : « Nos solutions hybrides permettent de maintenir une qualité pédagogique élevée tout en répondant aux défis du distanciel. »
Il est vrai que les « visios » sont devenues plus intuitives, immersives et productives. Parmi les innovations les plus pertinentes, mentionnons l’intelligence artificielle pour réduire automatiquement les bruits de fond, retranscrire ou résumer, en temps réel et en plusieurs langues, le contenu de la réunion. Sur certaines plateformes, un agent IA zoome automatiquement sur les personnes qui prennent la parole. La réalité virtuelle s’insère également pour des expériences immersives en 3D.
Autre progrès : la possibilité d’utiliser le terminal de son choix, avec ses applications – quand c’est compatible. C’est le concept de bring your own mobile (BYOM).
Dans tous les cas, il faut veiller à ce que l’exercice ne devienne pas fastidieux ou lassant. On parle de « fatigue cognitive » et de « fatigue émotionnelle » du fait de devoir rester concentré sur un écran, sans interactivité. En clair, la visioconférence ne remplacera pas tous les rendez-vous en face à face, sauf à susciter un sentiment d’isolement chez les personnes à distance.
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