Les clés d’une présentation réussie : le rôle crucial de la préparation et de l’attitude 

Le défi d’une présentation formelle au travail déclenche bien souvent une tension intérieure, peu verbalisée.

Certains adoptent une posture fataliste : « Il faut que j’y arrive. » D’autres, plus enthousiastes, transforment l’occasion en défi positif : « Je vais tirer parti de mon expérience théâtrale pour captiver et divertir mon auditoire ! » Enfin, les plus anxieux se laissent envahir par la peur du pire : « Je vais me faire démolir, perdre mon emploi, et finir à la rue. »

Notre attitude influence directement notre préparation à une présentation. Si nous sommes enthousiastes à l’idée de briller, nous redoublons de créativité pour concevoir et exécuter une prestation marquante. Si l’anxiété domine, nous nous réfugions dans notre contenu, au risque de noyer l’auditoire sous une avalanche de détails. Quant aux habitués des présentations, ils peuvent se reposer sur leur format et leur approche habituels, ce qui peut parfois donner une impression de monotonie ou de manque de dynamisme.

La prochaine fois que vous serez invité à faire une présentation, essayez d’aborder l’exercice sous un nouvel angle. Posez-vous cette question clé : « Qu’attend réellement ce groupe de moi ? » En vous concentrant sur les besoins et les objectifs de votre auditoire, vous pourrez déterminer quelles informations partager, avec quel niveau de détail, et quelle énergie insuffler à votre prestation. Cette approche vous engage à répondre aux attentes de votre public et peut transformer votre préparation ainsi que votre manière de communiquer. Vous passerez ainsi d’une vision centrée sur vous-même à une véritable attention portée à votre audience.

Mon premier emploi après l’université était celui de professeur d’anglais dans un lycée de Kingston, en Jamaïque. À 22 ans, j’étais réservé et peu habitué à m’exprimer avec assurance. Je n’avais jamais appris à projeter ma voix et, en tant qu’élève, on me demandait souvent de parler plus fort en classe. Le premier jour, je suis entré dans une salle de classe longue et étroite, face à quarante adolescents assis en quatre rangées de dix pupitres. Je compris immédiatement que ma mission dans cette pièce allait bien au-delà d’occuper un poste : je devais transmettre un savoir.

Mais une chose était claire : si ma voix n’atteignait pas le fond de la salle, je perdrais toute autorité, la classe serait ingérable, et aucun apprentissage ne pourrait avoir lieu. Alors, j’ai pris une grande inspiration et, pour la première fois, j’ai élevé la voix. Cette projection vocale est devenue mon alliée pour le reste de cette journée, de cette année scolaire et, finalement, de ma carrière. Elle n’était pas aussi forte qu’elle me semblait, mais juste suffisante pour remplir l’espace et capter l’attention. Cela garantissait que, au moins au niveau le plus essentiel, j’accomplissais mon rôle : offrir à mes élèves la chance d’apprendre.

En réfléchissant à ce que vous devez à un public particulier à un moment donné, vous posez les bases d’une préparation ciblée et efficace. Cette « responsabilité » envers votre auditoire peut prendre différentes formes. Leur devez-vous :

• Des informations détaillées pour éclairer leur compréhension ?
• Un encouragement pour les aider à atteindre leurs objectifs ?
• Un enthousiasme communicatif pour susciter l’adhésion à une nouvelle initiative ?
• Une attention bienveillante face aux défis qu’ils rencontrent ?
• L’assurance que tout se passera bien ?
• La conviction qu’ils sont capables d’accomplir la tâche ?
• La confiance que vous êtes à la hauteur de ce rôle ?

Dans tous les cas, nous devons veiller à utiliser le temps de notre auditoire de manière pertinente et constructive. Cela passe par la formulation d’un message clair, la préparation de supports simples et compréhensibles, ainsi que l’anticipation des prochaines étapes en tenant compte de la dynamique attendue de la discussion.

Pour affiner votre message, posez-vous cette question essentielle : « Si, après cette réunion, mon public ne devait retenir qu’une seule phrase sur mon sujet, quelle serait-elle ? » Cette phrase doit être concise – idéalement dix mots ou moins – et formulée dans un langage simple. Même si votre contenu est dense et rempli de termes techniques indispensables, votre message clé doit rester clair et mémorable. Répétez-le fréquemment pour en souligner l’importance auprès de votre auditoire. Ne vous contentez pas de transmettre ce message : insistez sur le fait qu’il s’agit du point central. Pour cela, appuyez-vous sur des expressions telles que :

• « La chose la plus importante que vous devez savoir est… »
• « Si vous ne deviez retenir qu’une seule chose de cette discussion, ce serait… »
• « L’idée clé est… »

Si chaque participant repart avec un message clair et concis en tête, votre objectif est atteint. En revanche, s’ils quittent la réunion avec une multitude d’informations dispersées les poussant à tirer leurs propres conclusions, vous avez perdu le contrôle de votre message. Dans ce cas, vous n’avez pas eu d’impact et vous avez perdu leur temps et le vôtre.

Vos supports de présentation seront d’autant plus efficaces si vous tenez compte des attentes et des besoins spécifiques de votre auditoire. Par exemple, un régulateur souhaitera des détails approfondis sur vos contrôles des risques, tandis qu’un public interne abordant un sujet plus léger n’aura pas besoin du même niveau de précision. Prenez également en compte les connaissances préalables de votre auditoire et adaptez votre langage pour éviter un jargon qu’ils pourraient ne pas comprendre.

Pour toute diapositive contenant un graphique ou un diagramme, commencez par expliquer les éléments et paramètres de l’image avant d’aborder votre point principal. En d’autres termes, décrivez ce qu’ils voient avant de leur expliquer pourquoi cela compte. Cette approche leur permettra de mieux comprendre vos données et d’adhérer plus facilement à votre recommandation.

Afficher un graphique complexe en démarrant par « Comme vous pouvez le voir clairement » risque de dérouter votre public, qui sera encore en train d’analyser le visuel. À l’inverse, en commençant par une explication comme : « Sur ce diagramme circulaire, la zone bleue représente X, la rouge Y, et la jaune Z », vous donnez à votre auditoire les clés pour comprendre l’information. Vous pouvez ensuite enchaîner avec : « Nous allons maintenant examiner comment ces éléments ont évolué les uns par rapport aux autres au cours de l’année écoulée. » Cette approche favorise une meilleure assimilation du message.

À la fin d’une présentation, il est crucial que les participants sachent clairement quelles sont les prochaines étapes. La répartition des responsabilités est essentielle pour faire progresser un projet. Chaque personne présente doit savoir précisément qui est chargé de quoi et dans quel délai. Sans cette clarté, vous risquez de retomber dans les mêmes discussions lors de la réunion suivante, ce qui donne l’impression de perdre du temps, encore une fois.

Tout cela, bien sûr, dépend de l’objectif de la réunion. Prenons l’exemple où vous devez présenter des changements à venir au sein de votre organisation. La première présentation sur ce sujet vise à familiariser votre public avec l’idée du changement et à identifier leurs préoccupations principales. L’objectif est de transmettre un sentiment de stabilité et de confiance, en montrant que leurs besoins seront pris en compte. Cela nécessite davantage de discussions ouvertes et moins de directives imposées. Cependant, même dans ce contexte, il reste essentiel d’utiliser le temps des participants de manière réfléchie et productive.

Si l’objectif de la réunion est de permettre aux participants de poser des questions ou d’exprimer leurs préoccupations, veillez à limiter votre propre temps de parole. Assurez-vous également d’avoir structuré la réunion de manière à donner à chacun l’occasion de s’exprimer et d’être écouté.

Au-delà de l’apprentissage du contenu, votre public doit percevoir votre sincérité lors de la présentation. Vous devez inspirer confiance, tant dans votre personne que dans votre capacité à faire avancer les choses. La façon dont vous transmettez vos idées est tout aussi cruciale que le contenu lui-même. Prenez le temps de poser vos mots. Établissez un contact visuel avec une personne à la fois pour créer une connexion authentique, plutôt que de simplement balayer la salle du regard. Accompagnez vos points clés de gestes significatifs, ce qui vous permettra également de moduler votre voix avec plus de précision et d’impact. 

En vous focalisant sur les attentes de votre public, vous réduirez naturellement votre stress et déplacerez votre attention de vous-même vers les besoins du groupe que vous adressez.

Une contribution de Jay Sullivan pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie

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