Entre équilibre et efficacité : les nouvelles frontières des réunions professionnelles

Il y a quelques jours, Dev Patnaik, PDG de Jump Associates, a tenu une réunion virtuelle avec l’un de ses clients. Plutôt que de rester assis à leurs bureaux respectifs, ils ont décidé de profiter de ce moment pour se promener en pleine nature. Cette approche favorise la réflexion et la productivité, tout en permettant de combiner travail et activité physique pour un mode de vie équilibré.

Un article de Dev Patnaik pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie

Faire ses réunions téléphoniques professionnelles en dehors du bureau, comme lors d’une promenade dans la nature, peut en réalité être plus productif pour plusieurs raisons. Tout d’abord, le changement de cadre peut stimuler la créativité et favoriser une réflexion plus claire et innovante. En étant entouré par la nature, loin des distractions habituelles du bureau, il est plus facile de se concentrer sur les sujets abordés lors de la réunion. De plus, la marche permet d’activer le corps et l’esprit, ce qui peut conduire à une meilleure circulation sanguine et à une augmentation de l’énergie, favorisant ainsi la participation et la productivité pendant la réunion.

La pandémie a transformé l’expérience professionnelle pour tous les employés de bureau, les contraignant à s’adapter à de nouvelles normes. En travaillant depuis chez eux, ils ont dû s’initier à de nouvelles technologies, repenser leurs méthodes de communication et explorer des approches novatrices pour maintenir leur productivité. Cette période a ainsi ouvert de nouveaux horizons en matière de travail.

Comment cela se passe-t-il ?

Quatre ans plus tard, notre expérience du travail à distance et du travail hybride n’a pas été concluante. Bien sûr, ceux d’entre nous qui étaient constamment en déplacement passent maintenant plus de temps à la maison avec leurs enfants. Nos trajets sont moins épuisants et nous avons plus de temps libre. « J’ai renoncé à mes voyages fréquents, mais j’ai appris à cultiver des tomates », explique Dev Patnaik en esquissant un sourire.

Bien que la pandémie ait pu apporter un meilleur équilibre entre vie privée et professionnelle, elle a néanmoins laissé notre environnement professionnel dans un état bien plus précaire. L’épuisement professionnel s’est accentué, la productivité a plongé à des niveaux historiquement bas, et l’engagement des travailleurs aux États-Unis a chuté à son plus bas niveau depuis plus de dix ans.

L’idée de travailler à domicile ou même depuis d’autres pays semblait promettre de nouvelles méthodes de travail. Cependant, au lieu de cela, bon nombre d’entre nous semblent être accablés par le stress, la dépression ou le sentiment de déconnexion. Que s’est-il passé ?

Il semble que nous n’ayons pas considéré les quatre dernières années de travail comme une véritable expérience, car nous n’avons jamais pris le temps de réfléchir à ce que nous en apprenions. Une expérience sans apprentissage n’est pas une expérience, mais simplement une série d’actions. Initialement, nous avons été confinés à la maison, puis nous avons expérimenté le télétravail. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises exigent que leurs employés reviennent au bureau trois jours ou plus par semaine, ce qui n’est pas accueilli avec enthousiasme par tout le monde.

Cependant, derrière ces changements se cachent quelques leçons sur la nature du travail et sur l’utilisation de la technologie, ainsi que sur le moment où une présence physique est nécessaire. « Chez Jump, mes collègues et moi avons passé en revue de nombreux projets et interactions avec les clients au fil des années, et ce que nous avons constaté, c’est que le travail ne peut être défini de manière monolithique. En réalité, il se décline en différents types qui nécessitent des approches distinctes », affirme M. Patnaik.

Concentration au travail

Parfois, les gens ont simplement besoin de temps pour réfléchir seuls. Lorsque vos collaborateurs doivent se concentrer sur des tâches nécessitant une résolution créative ou complexe, qui demande une attention soutenue, il peut être judicieux de les encourager à travailler de chez eux ou dans un café à proximité. Dans ces moments-là, suggérez-leur de désactiver leurs notifications Slack et de différer la consultation de leurs e-mails jusqu’à ce qu’ils aient terminé. Le livre révolutionnaire de Cal Newport sur ce sujet pourrait s’avérer une ressource précieuse pour préserver votre travail des menaces de l’automatisation par l’intelligence artificielle.

Établir des liens de confiance

Une part significative du travail implique de cultiver des relations, souvent entre deux ou trois individus échangeant des informations sur leurs projets et activités. Les visioconférences sur Zoom et Microsoft Teams sont efficaces lorsque les participants se connaissent déjà. Toutefois, résoudre des conflits ou des problèmes nécessite souvent un lien de confiance préexistant. Les interactions humaines sont subtiles et comportent des nuances que la technologie n’égale pas encore. Il est donc parfois essentiel de se rencontrer en personne. Les entreprises qui prévoient une rencontre hebdomadaire en personne peuvent ainsi renforcer ces liens, à condition de dédier le temps et l’espace nécessaires. Forcer les employés à passer toute la journée en visioconférence peut être contre-productif.

Coordination de l’équipe

Il est tout à fait possible de réussir des réunions d’équipe à distance, voire hybrides, si l’objectif est de coordonner les activités des membres de l’équipe ou de partager les résultats d’un projet. Cependant, il est crucial que la structure soit claire et que l’animateur soit compétent. Gardez à l’esprit que ces réunions peuvent s’avérer inefficaces si le groupe compte plus de huit personnes ou si le travail nécessite une créativité ou une résolution de problèmes. Dans de tels cas, une réunion en personne est préférable. Annie Murphy Paul, dans son ouvrage « The Extended Mind », offre de nombreuses preuves neuroscientifiques à l’appui de ce principe.

Appel de masse

Cela nous amène à aborder le dernier type de travail, souvent considéré comme le moins efficace ; les réunions auxquelles participent dix ou vingt personnes, voire plus. Les visages des participants sont souvent relégués à de minuscules vignettes, à supposer que la caméra soit activée.

Ces réunions d’envergure sont souvent le produit d’une structuration inefficace des entreprises, dictée par un leader désireux de « rassembler tous les intervenants pour formuler une initiative ». Elles sont également le résultat de gestionnaires qui peinent à refuser l’invitation à tous les membres de leur réseau professionnel pour débattre d’une question, voire qui exacerbent le problème par leur propre comportement.

Les grandes réunions conduisent inévitablement à des échanges entre quelques individus, laissant les autres en marge. Ces interactions peuvent souvent être remplacées par des courriels succincts ou des messages sur Slack. Lorsqu’une assemblée en direct est indispensable, elle exige une planification minutieuse, une animation compétente et une maîtrise habile des outils technologiques.

N’attendez pas de ces réunions qu’elles vous apportent des idées nouvelles. Les grands groupes ne sont tout simplement pas efficaces dans ce domaine. Une étude parue dans la revue britannique Nature a révélé que les petites équipes sont bien meilleures pour générer de nouvelles idées, tandis que les grandes ont tendance à recycler et à développer celles qu’elles possèdent déjà. Et cela, même avec des équipes qui se réunissaient en personne avant la pandémie… Les grandes réunions sur Zoom ne sont guère propices à l’innovation.

Après des années d’expérimentation, les dirigeants devraient se poser la question suivante : « Tirons-nous pleinement parti du potentiel de nos employés ? » Pour maximiser la productivité et l’efficacité de votre environnement professionnel, il est crucial de comprendre pleinement la nature du travail. Quelles interactions requièrent une présence physique et lesquelles peuvent être virtuelles ? Quelles méthodes et ressources sont les plus appropriées dans chaque contexte ? Bien que cela nécessite du temps, l’établissement de lignes directrices plus précises permet d’optimiser les performances professionnelles, rendant ainsi le temps investi par les individus plus fructueux et rentables, quel que soit leur emplacement. En reconnaissant la diversité des formes de travail et en adaptant les stratégies en conséquence, il est possible d’optimiser les résultats. Traiter toutes ces formes de travail de manière uniforme est contre-productif.