Cinq façons d’améliorer la communication

On pourrait penser qu’après au moins 20 000 ans de langage humain, nous aurions trouvé une façon de communiquer que tout le monde comprendrait et utiliserait. Mais ce n’est pas si simple.

La communication est la clé du succès en affaires, mais beaucoup d’entre nous ne parlent pas la même langue ou n’utilisent même pas les mêmes modèles. Il n’y a pas de meilleure méthode, car il y en a tellement. Pensez à la façon dont vous communiquez au bureau, dans un café ou lors d’un événement. Au-delà de la communication en face à face, il y a les appels téléphoniques, les courriels, les sms, les visioconférences, etc. Et il existe plein d’autres moyens de communication.

Communiquer de manière efficiente reste un défi quotidien. Aucun client n’est vraiment semblable. Aucune personne n’est vraiment semblable. En fait, la création de canaux de communication solides est peut-être l’une des parties les plus difficiles de la relation client.

Alors comment déterminer les meilleurs moyens de communiquer avec vos clients et partenaires ?

1. Adaptez-vous

La meilleure façon de communiquer ouvertement est de découvrir comment l’autre personne veut communiquer. Demandez-lui donc. Si vous envoyez un courriel à un client et que ce dernier ne vérifie pas son courrier électronique, le travail s’arrête. Si un client communique principalement par SMS et que vous ne le faites pas, vous devez vous adapter.

2. Rationalisez le processus

L’une des meilleures façons de faciliter la communication est de faciliter le processus. Si vous demandez à quelqu’un une information simple, vous n’obtiendrez pas toujours la meilleure réponse. Il se peut que vous deviez donner des paramètres réels sur ce que vous demandez pour obtenir les bonnes réponses. Il est donc nécessaire de demander les informations précises dont vous avez besoin. Cependant, la rationalisation doit être pratique pour fonctionner. Si une personne doit effectuer de nombreuses démarches fastidieuses pour obtenir des informations, cela ne fait qu’exaspérer la situation.

3. Soyez cohérent

Il s’agit d’un élément clé pour différencier les communications internes et externes. Beaucoup d’entreprises s’efforcent de rationaliser leurs communications internes, mais elles enfreignent souvent ces règles. Par exemple, une entreprise peut mettre en place un canal Slack pour que les employés puissent partager des informations afin de libérer du temps sur les courriels, mais elle se remet rapidement à utiliser ses courriels. Si vous n’êtes pas cohérent avec vos formes de communication internes, comment pouvez-vous espérer l’être pour les formes externes ?

4. Fixez des échéances

Si c’est important, donnez toujours un délai pour répondre aux communications. C’est la clé. Il se peut que ce soit urgent pour vous, mais si l’autre personne ne le sait pas, elle risque d’en faire une question secondaire.

5. Soyez flexible

Si quelque chose ne fonctionne pas, il faut s’en rendre compte et le changer. Ce client qui déclarait préférer les courriels, mais qui ne répond pas ? Trouvez un nouveau moyen de le joindre. Appelez-le, demandez-lui un rendez-vous ou envoyez-lui un SMS. Faites quelque chose pour que cela fonctionne mieux.

Ces tactiques peuvent ne pas fonctionner pour vous, ce qui nous ramène au problème initial de la communication. Il faut beaucoup d’efforts pour améliorer la communication, voire la rendre plus efficace. Revoyez souvent ce que vous faites pour vous assurer que cela fonctionne toujours.

Article traduit de Forbes US – Auteur : John Boyanoski (président de Complete PR, une société de relations publiques à service complet située à Greenville, en Caroline du Sud)

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