2024 : les 7 clés pour optimiser le planning de ses équipes dans la santé

La gestion efficace des équipes et la planification du personnel dans le domaine de la santé sont essentielles pour garantir la continuité des soins et assurer des prestations de qualité. En cette année 2024, où les défis de la santé publique n’ont jamais été aussi forts, il est impératif pour les établissements de mettre en place des stratégies novatrices afin d’optimiser l’organisation de leurs ressources humaines.

Par Charles Grosdidier est Directeur des Opérations au sein du Groupe Octime

Les besoins en personnel peuvent varier de manière imprévisible et dans le secteur de la santé, les répercussions peuvent être très lourdes dans la prise en charge des patients. Les responsables RH doivent gérer les contraintes individuelles, les absences prévues et imprévues, les pics d’activité et l’impératif de délivrer des soins de qualité.

Pour relever ce défi, ils doivent adopter une approche proactive et faire preuve d’agilité ; en d’autres termes, il est préférable de pouvoir anticiper, plutôt que de réagir après coup. Cela implique de mettre en place des outils et des processus efficaces pour faciliter l’élaboration des plannings et la gestion des remplacements et des renforts.

S’adapter rapidement aux changements de situation, en mobilisant les ressources disponibles de manière flexible et en ajustant les plannings en fonction des besoins réels font partie des enjeux auxquels sont confrontés les organisations. Cela nécessite une communication transparente et efficace entre les ressources humaines, les cadres de santé et le personnel soignant, ainsi qu’une capacité à prendre des décisions rapides et éclairées.

Voici sept clés essentielles pour y parvenir :

#1 Un logiciel de gestion de planning : Investir dans un logiciel de gestion des temps et de planning, doté d’un volet réglementaire complet spécifique au secteur de la santé est crucial. Cette solution permet de simplifier la gestion des plannings du personnel médical et non médical tout en respectant les accords spécifiques des conventions collectives. C’est la colonne vertébrale de l’organisation.

#2 Des solution digitales dédiés aux managers et aux employés : Offrir aux cadres de santé, grâce à des solutions de planification, un espace dédié et convivial pour gérer facilement les plannings de leur équipe est primordial. De même, fournir aux professionnels soignants, une application mobile pour consulter et gérer à tout moment leur emploi du temps, contribue à créer les conditions d’une gestion plus fluide et efficace.

#3 Une digitalisation des remplacements et des renforts : La digitalisation de la gestion des remplacements et des renforts est un élément clé pour faire face aux absences prévues et imprévues. Une plateforme dédiée et intégrée au planning d’un établissement, permet d’accéder rapidement aux ressources disponibles (interne, vacataire, etc.), et de communiquer facilement pour assurer la continuité des soins.

#4 Une qualité de vie au travail : Favoriser l’équité dans l’élaboration des plannings et proposer des horaires adaptés aux préférences individuelles contribue à motiver et fidéliser le personnel. Une meilleure qualité de vie au travail se traduit par une meilleure satisfaction des collaborateurs, un meilleur engagement des équipes et in fine assure une meilleure qualité des soins.

#5 Un outil d’analyse : L’analyse des données et les tableaux de bord proposés par les logiciels de gestion des plannings permettent d’identifier les besoins en personnel, d’optimiser les plannings des équipes à court, moyen et long terme et de réduire les conflits d’horaires. Ces outils permettent ainsi une prise de décision plus éclairée et proactive.

#6 Une communication transparente : Mettre en place des canaux de communication transparents entre les employés et les gestionnaires est essentiel pour permettre une gestion efficace des plannings. Faciliter la transmission des informations et des changements de planning contribue à une meilleure coordination au sein de l’équipe.

#7 Une adaptabilité : Enfin, l’adaptabilité des plannings est indispensable dans un environnement médical parfois imprévisible. Les solutions de planification, de gestion des temps et des remplacements permettent d’assurer rapidement une agilité dans l’organisation des équipes en fonction des urgences médicales, des périodes de forte affluence, des rotations du personnel, et des contraintes légales, tout en respectant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des professionnels.

Une planification efficace des équipes dans le secteur de la santé en 2024 repose sur plusieurs facteurs, notamment le recours à des solutions digitalisées, à condition qu’elles placent l’humain au centre des décisions. C’est en veillant au bien-être du personnel soignant que l’on pourra garantir une meilleure continuité des soins et améliorer l’efficacité opérationnelle au service des patients.

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