Vous Voulez Innover ? Passez En Mode « No Estimate »

La demande de devis pour réaliser une prestation auprès d’un fournisseur est une pratique des plus courante en France dans le monde du digital, du design et de l’innovation. Les entreprises font appel à des compétences (UX designers, UX Researchers, UI designers, spécialistes du design thinking, product owners, développeurs front-end, Devops, etc.) qu’elles ne possèdent ou ne maîtrisent pas, en s’entourant de sociétés externes spécialisées. Cette pratique d’achat de prestation externe fonctionne pour la commande de produits finis, mais est-elle pertinente dans un contexte de conception centrée utilisateurs, d’innovation, ou de transformation digitale ? Pourquoi les estimations sont si fréquemment utilisées ?

• Elles rassurent les donneurs d’ordre ;
• Elles augmentent la sensation de contrôle de l’avenir ;
• Elles donnent une perception de maîtrise des risques ;
• Elles repoussent l’échéance de prise de décision ;
• Elles permettent de demander à plusieurs fournisseurs la même prestation, afin d’en affiner le juste prix, souvent inconnu par le client qui manque d’expérience sur le sujet ;
• Les entreprises espèrent souvent du conseil gratuit au cours du process.

Les inconvénients des estimations

Dans un monde VUCA (« Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous« ), le recours à des devis pour amorcer un projet digital incluant de nouveaux usages et bon nombre d’innovations n’est plus du tout adapté. Les estimations sont :

• Chronophages : elles demandent un temps et une recherche souvent sous-estimés ;
• Rigides : elles n’offrent pas de place pour les surprises ou les blocages inhérents à tout projet innovant. Le fait de fixer un cadre monolithique freine les projets ;
• Verticales : elles constituent parfois un moyen de contrôler son partenaire, de le percevoir exclusivement comme un fournisseur ou un prestataire, et de mieux le contrôler. Ce modèle engendre des collaborations froides, hiérarchiques, à l’opposé de la transparence et de l’écoute nécessaires à un projet innovant ;
• Opaques : elles provoquent un mode de fonctionnement vertical avec son partenaire de design, UX, innovation, ce qui va forcément générer de l’opacité et cloisonner les équipes. Les équipes internes décideront de montrer ce qu’ils veulent à leur partenaire, et vice versa. Au final, ceci engendre des problèmes de communication et de la frustration des deux côtés ;
• Déresponsabilisantes : elles mettent en cause le principe de responsabilité partagée, pourtant essentiel dans la conduite d’un projet d’innovation. Le recours aux devis est parfois un levier pour remettre la faute sur le prestataire en cas de problèmes.

Le « no estimate« , c’est quoi ?

Il s’agit d’un fonctionnement basé sur la confiance mutuelle, la priorisation, et l’agilité. Il repose sur le mode de la régie avec une facturation au temps passé. Si le budget est variable pour plus de souplesse, le temps d’intervention et les équipes dédiées au projet peuvent être fixées à l’avance. La démarche suppose donc un cadre précis.

Les avantages du mode « no estimate« 

• Il intègre les surprises qui surgissent pendant les projets digitaux, et les considère comme des opportunités ;
• Il apporte un gain de temps d’estimation et de temps de validation intermédiaires ;
• Il est adapté à l’incertitude propre à un environnement d’innovation ;
• Il rationalise les ressources nécessaires pour résoudre une problématique : budget, équipes, temps ;
• Il densifie les interventions du partenaire, en l’obligeant à prioriser et à sortir des résultats de façon rythmée ;
• Il permet d’identifier rapidement les blocages dans une relation de client / partenaire (problèmes de communication oud’organisation), plutôt que d’attendre la fin de la mission ;
• Il permet de mettre en place des ajustements tôt et régulièrement.

Les inconvénients du mode « no estimate« 

• Il suppose un niveau de confiance élevé entre des parties qui ne se connaissent pas forcément, donc la démarche peut provoquer un sentiment d’insécurité au début ;
• Il fait peur aux directions achats ;
• Il demande une gestion très précise des temps ;
• Il n’est pas forcément adapté à tous les domaines d’activités.

Quelques conseils pour se lancer

Fixez un cadre de collaboration : si le budget n’est pas fixe, le temps alloué et les ressources sélectionnées doivent l’être pendant une période donnée. Faîtes des points très réguliers avec votre partenaire pour favoriser la communication et bien comprendre le temps prévu pour résoudre une problématique. Demandez un récapitulatif fréquent des temps réels consommés pour bien comprendre comment les ressources sont utilisées. Le frein au « no estimate » vient parfois des organigrammes internes et de la relation avec le service Achats. Si c’est le cas, réunissez-vous avec ce service et expliquez leur l’avantage de la démarche : en effet, dans la grande majorité des cas, le client est gagnant niveau budget et non l’inverse. Le service Achats optimisera sa gestion en validant cette démarche, et réduira les additions finales. Les fonctions achats sont d’ailleurs en évolution. On devrait bientôt voir l’émergence d’ « Acheteurs Design Thinkers« , qui devraient pouvoir évangéliser cette vision du « no estimate« .

Conclusion

Dans le développement informatique, la méthode Agile est aujourd’hui répandue et acceptée. De la même manière dans les métiers de la conception centrée utilisateurs (Design, UX, UI, Développement front-end, etc.), il est nécessaire que les entreprises modifient leurs rituels et essaient un mode de fonctionnement avec leurs partenaires qui embrasse l’incertitude dès le départ avec la démarche du « no estimate« . Les démarches qui permettent de mieux innover, d’identifier des blocages tôt et de rebondir ne peuvent être réellement efficaces que si il y a assez de confiance mutuelle entre une entreprise et son partenaire externe pour collaborer sur le mode de la régie.