Visioconférences : Apprenons à Zoomer Autrement

Ces derniers mois, le télétravail s’est généralisé dans de nombreuses entreprises. Mais pour de nombreux salariés les réunions en ligne sont parfois conduites jusqu’à saturation. Profitons de la mise en place des accords sur le télétravail pour introduire une meilleure organisation et rappeler quelques fondamentaux.

Pourquoi les vidéoconférences sont-elles si épuisantes ?

Dans les relations de travail, les rencontres en face à face sont importantes. Mais avec la pandémie de coronavirus, déjeuners, réunions physiques et voyages d’affaires ont tous été remplacés par des réunions à distance. « Avant, les vidéoconférences n’étaient utilisées que s’il n’y avait pas d’autre possibilité. Aujourd’hui, on les utilise même pour ce qui se faisait autrefois par e-mail ». Selon Gianpiero Petriglieri, chercheur en sciences comportementales, un appel vidéo demande plus de concentration qu’une discussion en face à face. La vidéo impose à notre cerveau davantage de concentration pour traiter les signaux non verbaux comme les expressions faciales, le ton et le volume de la voix ainsi que le langage corporel.

Comment atténuer la fatigue liée à une vidéoconférence ?

Les réunions virtuelles sont plus fatigantes parce que nous avons l’impression d’être toujours ‘on’. L’usage de la vidéo devrait être facultatif et les caméras ne devraient pas être allumées pendant toute la durée d’une réunion en ligne. En effet, beaucoup d’énergie est consacrée à vérifier sa propre apparence à l’écran. On peut par exemple envisager d’allumer toutes les caméras au moment d’introduire ou de clôturer les réunions pour permettre à chacun de se voir et de poser ses questions. Il est également essentiel de permettre des temps de pause (comme pour les réunions physiques). Après une réunion, les collaborateurs devraient tous prendre quelques minutes pour une pause café ou faire un peu d’exercice en marchant.

Quelles sont les autres options ?

Il est indispensable de se demander si la vidéoconférence est vraiment l’option la plus efficace. Les réunions en ligne donnent l’illusion qu’on travaille, mais on peut passer la journée devant son écran et être totalement improductif. Les managers et les collaborateurs doivent apprendre une nouvelle façon de collaborer à distance. Le partage de fichiers avec des notes claires et l’utilisation d’outils pensés pour la collaboration à distance comme Slack doivent être intégrés à l’organisation pour éviter la surcharge d’informations et la surcharge mentale liées à une overdose de communications inutiles qui sont souvent toutes mises au même niveau de priorité.

Télétravailler, c’est apprendre à travailler autrement !

L’épidémie de Covid-19 a révélé les failles des organisations et peut se transformer en un défi commun, un élan pour activer de nouveaux possibles. La transformation du travail post-confinement doit se faire sans remettre en cause le bien-être des salariés, ni la productivité collective. Si on souhaite faire perdurer le télétravail dans la durée, les entreprises doivent repenser la collaboration en ligne, en créant de nouvelles formes de collectifs en ligne et en accompagnant les salariés vers de nouveaux usages de travail grâce à une nouvelle organisation individuelle et collective.

Après l’improvisation de ces derniers mois, un nouveau temps s’ouvre, celui de ré-apprendre à faire communauté. Si au plus fort de la crise, chacun a dû se débrouiller de son côté, la reprise va confirmer l’importance de réapprendre à travailler ensemble avec de nouveaux outils et de nouvelles règles.