Une communication efficace est sans doute l’une des compétences les plus importantes pour votre réussite au travail, et dans votre vie en général. Lorsque vous pouvez articuler votre point de vue, exprimer de la compassion et présenter votre projet avec brio, vous gagnez en crédibilité, en confiance et en relations, et vous faites progresser votre carrière.
Cependant, la communication peut malheureusement être également un défi : trop peu de temps, trop de fossés entre les gens et tant d’idées complexes à partager. Une nouvelle étude apporte une nouvelle lecture de la communication au travail et montre quels types de communication sont appréciés, et donc comment travailler au mieux avec les autres et en récolter les fruits.
La communication a de grandes répercussions
Les compétences en matière de communication ont une incidence considérable sur l’efficacité et la crédibilité. En fait, selon une étude de l’université de Bologne et de Wilmar Schaufeli de l’université d’Utrecht, lorsque les dirigeants sont perçus comme ayant une communication efficace, les membres de l’équipe sont plus engagés, plus efficaces et même plus optimistes.
Dans une autre étude réalisée par l’université de Münster, les personnes interrogées ont jugé le style de communication supérieur aux références professionnelles pour évaluer la fiabilité et la crédibilité du contenu et des experts.
Un défi
La communication est cependant un défi pour beaucoup, et 59 % des travailleurs intellectuels sont préoccupés par la réduction de l’efficacité de la communication, en particulier lorsqu’ils travaillent en mode hybride, selon une étude de Grammarly. Les chefs d’entreprise interrogés dans le cadre de l’étude estiment que les membres de leur équipe perdent en moyenne 7,5 heures par semaine à cause d’une mauvaise communication, et 72 % d’entre eux déclarent que leur équipe a eu des difficultés à communiquer efficacement.
En outre, 90 % des personnes interrogées ont déclaré qu’une mauvaise communication avait des répercussions négatives telles que l’augmentation des coûts (45 %), le non-respect des délais (39 %), le déclin de la réputation de la marque (34 %) ou la réduction de la productivité (28 %). Une étude réalisée par Pumble a montré que 86 % des personnes interrogées pensent que le manque de compétences en matière de communication et de collaboration efficaces est la principale cause d’échec au travail, et que lorsque les équipes communiquent efficacement, la productivité peut augmenter de 25 %.
Mieux communiquer
Il est possible de communiquer plus efficacement et de profiter des avantages de la communication, comme une plus grande crédibilité et de meilleures relations.
#1. Soyez sélectif
Le courrier électronique a la réputation d’être une perte de temps, mais la plupart des travailleurs préfèrent ce mode de communication. En fait, selon une étude réalisée par LiveCareer, il arrive en tête des modes de communication au travail :
- E-mails (49 % des personnes interrogées)
- Appels téléphoniques (23 % des personnes interrogées)
- Applications de messagerie instantanée (21 % des personnes interrogées)
Dans un monde où les réunions sont trop nombreuses, le courrier électronique peut être une alternative bienvenue. Selon une étude réalisée par mmhmm, 57 % des personnes interrogées ont déclaré qu’une réunion aurait pu être évitée en utilisant un e-mail, souvent ou très souvent.
Soyez conscient de ce que les travailleurs préfèrent en général, et utilisez le courrier électronique avec confiance, surtout lorsqu’il peut remplacer une réunion. En outre, utilisez la « règle des cinq » avec le courrier électronique. Si un courriel prend plus de cinq minutes à lire, comprend plus de cinq lignes ou nécessite plus de cinq échanges pour être résolu, il est peut-être préférable de prendre le téléphone. En revanche, si vous devez communiquer beaucoup de détails auxquels les gens devront se référer plus tard, le courrier électronique peut être le mode de communication idéal.
Toutefois, tenez également compte des préférences de chacun. Pour certains, envoyer des SMS à des fins professionnelles constitue une violation inappropriée de leur vie privée, mais pour d’autres, c’est bien accepté. Par exemple, pour un vendeur qui est toujours dans sa voiture, les appels téléphoniques sont peut-être la meilleure solution.
#2. Communiquez en personne
Alors que le travail s’effectue désormais en grande partie à distance, la communication en personne conserve toute sa valeur. Selon l’étude de LiveCareer, 83 % des personnes interrogées ont reconnu que la communication en ligne était plus susceptible de provoquer des malentendus que la communication en personne. Fait intéressant (ou effrayant), cela est particulièrement vrai dans le secteur des soins de santé, où 97 % des personnes interrogées estiment que la communication en ligne est source de confusion.
En outre, 81 % des sondés ont estimé que la communication en ligne prenait plus de temps que la communication en personne. C’est parfois plus long pour trouver un créneau qui convient à tout le monde, mais une fois que vous l’avez fait, vous constaterez probablement qu’il est plus facile de résoudre des questions ou de partager des informations en personne.
La magie de la communication en personne réside bien sûr dans la densité des informations que vous êtes en mesure de traiter. Vous pouvez partager des nuances d’informations et d’émotions associées à un problème et parvenir rapidement à une résolution lorsque vous pouvez inclure les informations non verbales qui proviennent des discussions en personne. Même les appels téléphoniques permettent d’échanger une plus grande densité d’informations grâce au ton de la voix, à la vitesse d’élocution ou aux pauses dans la conversation.
Les discussions en personne permettent également de construire des relations plus efficacement. Lorsque vous roulez les yeux ou haussez les épaules, vous confiez à quelqu’un vos émotions ou votre incertitude. Lorsque vous vous penchez vers l’avant, établissez un contact visuel, offrez votre compassion ou riez ensemble, vous démontrez votre attention et votre présence à quelqu’un.
Alors, présentez-vous au bureau, appelez quelqu’un sur votre plateforme vidéo ou décrochez le téléphone afin de résoudre les problèmes.
#3. Passez-y du temps
Si vous passez du temps à consulter vos e-mails, vous êtes en bonne compagnie. La plupart des personnes (40 %) passent deux à trois heures par jour à consulter leurs e-mails, tandis que 33 % n’y consacrent qu’une ou deux heures.
Le temps que les gens passent à consulter leur courrier électronique dépend en partie de leur ancienneté. Les personnes n’ayant qu’une ou deux années d’expérience professionnelle sont celles qui passent le moins de temps à consulter leur courrier électronique, tandis que celles qui ont le plus d’ancienneté y consacrent plus de temps. Cela pourrait être dû au trafic d’e-mails qu’ils recevaient ou aux postes qu’ils occupent. Si les travailleurs élargissent leurs relations et leur influence au cours de leur carrière, ils peuvent se trouver dans un plus grand nombre de boucles de communication ou de courriels, ce qui requiert leur temps et leur attention.
Il est apparemment difficile de faire le ménage dans sa boîte aux lettres électronique. Bien que 69 % des travailleurspassent une à trois heures par semaine à trier et à supprimer des courriels, seuls 38 % d’entre eux ont déjà connu le goût sucré du « zéro nouveau courriel » dans leur boîte de réception, sans aucun courriel dans leur file d’attente.
Communiquer efficacement prend du temps, mais l’effort en vaut la peine. Les dirigeants qui sont présents et accessiblessont généralement ceux à qui l’on fait le plus confiance. En outre, les collègues qui sont réactifs et qui assurent un bon suivi sont ceux avec lesquels les gens préfèrent travailler. Les habitudes qui vous rendent plus accessible et réactif réduisent les préjugés de proximité et renforcent votre crédibilité.
Parcourez donc les e-mails et répondez rapidement à ceux qui sont faciles ou sur lesquels les autres vous attendent pour poursuivre leur propre travail. Classez ensuite par ordre de priorité les courriels qui sont importants, mais qui vous demanderont plus de temps ou de concentration. Regroupez-les afin de pouvoir fixer des blocs de temps pour y répondre lorsque vous avez une période de concentration.
#4. Soyez réactif
Les attentes en matière de temps de réponse aux courriels ont augmenté, la majorité des gens souhaitant recevoir une réponse à un courriel dans les heures qui suivent :
- 1-2 heures, 19 %
- 3-6 heures, 39 %
- 7 à 12 heures, 32 %.
- 13-23 heures, 7 %.
- 24 heures et plus, 3 %.
En outre, les gens répondent fréquemment aux courriels en dehors des heures de travail, 84 % d’entre eux déclarant consulter leur boîte de réception professionnelle en dehors des heures de travail. À la question de savoir à quelle fréquence ils consultent leurs e-mails, 49 % ont répondu qu’ils le faisaient de temps en temps dans la journée, 20 % toutes les heures et 24 % une fois par jour.
Le mieux est de consulter vos e-mails à un rythme qui correspond aux exigences de votre poste et à votre style. Si vous occupez un poste qui exige un suivi plus immédiat, il est évident que vous devrez vérifier plus souvent. Cependant, vous pouvez également tenir compte de vos propres préférences et limites.
Pour certaines personnes, le fait de consulter plus régulièrement leurs courriels permet de réduire le stress, d’accomplir des tâches et d’en tirer une certaine satisfaction. Pour d’autres, il peut être plus efficace de fixer des plages horaires dans la journée pendant lesquelles vous pouvez répondre à tous les courriels en même temps.
Vous pouvez également établir des limites avec vos collègues. Soyez transparent sur la façon dont vous aimez recevoir des communications, sur la fréquence de vos vérifications et sur ce que les gens peuvent attendre en termes de suivi. Le fait d’être ouvert sur vos approches du travail peut vous aider, vous et vos collègues, à être plus efficaces, en sachant ce que vous pouvez attendre les uns des autres.
L’équilibre
Votre crédibilité professionnelle repose sur de nombreux facteurs, mais le suivi, la continuité et une excellente communication sont en tête de liste pour ce qui est de la manière dont les autres vous apprécieront, apprendront à compter sur vous et désireront travailler avec vous.
Fixez des limites saines pour vous-même, mais tenez également compte de ce que vos coéquipiers attendent de vous pour réussir. L’équilibre entre vos besoins et ceux des autres contribue à votre réussite, mais aussi à votre bonheur et à votre épanouissement.
Article traduit de Forbes US – Auteure : Tracy Brower
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