Traitez vos e-mails comme Napoléon traitait les blessés !

OPINION // Si Napoléon vivait aujourd’hui, il serait lui aussi assailli par des e-mails en tous genres. Mais Bonaparte, ayant d’autres chats à fouetter, aurait depuis bien longtemps adopté une stratégie imparable pour faire table rase des messages inutiles : traiter ses e-mails comme les blessés sur le champ de bataille.

Si vous commencez votre journée de travail en lisant vos e-mails, c’est que vous laissez les autres vous dicter vos priorités. Pire, vous leur permettez de vous écrire votre propre « to do ». Bon courage.

Puisque nous parlons de courage, et Dieu sait si Bonaparte en avait, inspirons-nous donc de Napoléon pour nous sortir de ce bourbier, grâce au triage .

Petit rappel

Le triage vient des guerres napoléoniennes. Mis au point par Dominique Jean Larrey, le triage est un moyen de déterminer la priorité du traitement d’un blessé en fonction de son état. Le début du mot « tri » peut nous aider à vous rappeler qu’il existe trois catégories dans lesquelles les soldats blessés peuvent être classer :

Ceux qui sont susceptibles de mourir, quels que soient les soins qu’ils reçoivent ;
Ceux qui sont susceptibles de vivre, quels que soient les soins qu’ils reçoivent ;
Ceux pour qui des soins immédiats pourraient les remettre d’aplomb.

Comment cela s’applique-t-il aux e-mails ? Combinons la méthode de triage avec les options dont vous disposez à chaque nouveau courriel :

1) Les courriels qui sont une cause perdue : supprimez ou archivez.

Ce sont tous ces messages pour lesquels il n’y a aucun espoir et qui, par conséquent, ne doivent pas vous prendre de temps.

Si vous parvenez à dire, grâce à l’objet et à l’expéditeur, qu’un courriel n’est pas important, il ne vous reste plus qu’à le supprimer ou de l’archiver sans l’ouvrir. Si vous savez que vous n’aurez jamais besoin de vous reporter à cet e-mail à l’avenir, supprimez-le. Si vous n’êtes pas sûr ou si vous savez que vous en aurez besoin, archivez-le. Dans la mesure du possible, traitez ces messages à la volet, avec fermeté, sans douceur.

2) Les e-mails qui peuvent être rapidement traités : reportez, déléguez ou répondez.

Ces messages peuvent être gérés rapidement avec la probabilité d’un résultat positif.

Différez : Si un e-mail n’est pas urgent, les gens ont tendance à le laisser dans leur boîte de réception. Erreur, cela vous pousse à le consulter (c’est-à-dire à y consacrer du temps et à vous concentrer sur lui) encore et encore. Une meilleure solution consiste à le déplacer hors de votre boîte de réception jusqu’à ce que le moment de le traiter soit venu.

Déléguez : Si un membre de votre équipe peut s’occuper d’un de vos courriels, faites-le suivre.

Répondez : Si un e-mail est vraiment urgent, ou si une réponse prend moins de deux minutes, répondez immédiatement. Ne perdez pas de temps à réfléchir à ce qu’il faut en faire.

3) Les e-mails qui ont besoin d’être traités : agissez

Ces courriers électroniques nécessitent votre temps et votre énergie afin d’obtenir un résultat positif.

Ces derniers se composent des courriels qui vous demandent de travailler. Une bonne pratique consiste à déplacer ces e-mails dans un dossier séparé. De cette façon, votre boîte de réception n’est vraiment dédiée qu’aux nouveaux courriels non traités. Et ne devient pas une boîte d’archivage.

Vous pouvez également choisir de conserver les courriels « à traiter » dans votre boîte de réception. Si vous êtes rigoureux et que vous respectez les étapes 1 et 2, votre boîte de réception ne contiendra que les e-mails que vous traiterez aujourd’hui.

Pour récapituler

Abandonnez les blessés pour lesquels vous ne pouvez plus rien. Ils mourront. Supprimer ou archiver les e-mails pour lesquels vous ne pouvez rien
Intervenez pour tous ceux qui sont susceptibles de survivre : Reporter, déléguer ou répondez à ces e-mails.
Agissez rapidement pour tous ceux qu’une intervention rapide peut sauver et remettre d’aplomb : Faire ce qui est à faire aujourd’hui.

Triez votre boîte e-mails pour la première fois. Faites-le rapidement et avec détermination, en vous rappelant que votre temps est précieux et que vous ne pouvez pas traiter tous les blessés. Quels sont ceux que vous pouvez sauver et qui le méritent ? Si vous ne le faites pas, vos journées et votre travail pourraient bien s’embourber dans une Berezina et finir comme les armées de l’Empereur à Waterloo.

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