Top 7 des bonnes pratiques pour les réunions en télétravail

Au début du confinement et du télétravail imposé, la plupart d’entre nous a plutôt bien géré son quotidien à distance. Chacun a eu l’impression d’être plus efficace, déroulant sa todo-list au calme, produisant en mode automatique ses missions. Au fil des mois cela se complique. Incompréhension, collaborateurs absents des radars, projets freinés, désengagement, déprime, tensions …

Les journées étant rythmées par de nombreuses visioconférences il me semblait intéressant de se pencher sur les actions à réaliser pour améliorer vos réunions à distance.

En effet, au fil des années, l’application de stimulation managériale laWEbox a collecté les bonnes pratiques les plus efficaces pour coopérer à distance. C’est un formidable miroir des attentes et des pratiques collectives de la société car elle rassemble ainsi les techniques, doutes, besoins de tout un chacun pour mieux collaborer. Certains disent que c’est de l’intelligence artificielle au service de l’intelligence collective. Cette matière riche partagée au fil des mois permet de livrer ici le top 7 des bonnes pratiques pour une réunion à distance. Il y aurait beaucoup à dire pour chaque bonne pratique, voici une synthèse pour aller à l’essentiel.

Annulez des réunions. L’enchainement des visioconférences est épuisant, la déconcentration est fréquente et représente un risque pour vos décisions comme pour votre leadership. Simplifiez les réunions, organisez-en moins et concentrez-vous sur les sujets prioritaires.

Adaptez vos réunions selon les leviers de motivation des collègues et équipes. Savez vous que certains collègues sont motivés par l’esprit d’équipe quand d’autres préfèrent surtout être reconnus comme experts, et que d’autres enfin sont surtout attachés à s’assurer que leur présence fait sens ? Vous ne voyez plus leur moue ou leur enthousiasme en réunion, prenez donc le temps d’échanger avec chacun pour savoir ce qui les motive véritablement à se lever le matin et adaptez-vous à leurs attentes pour qu’ils soient motivés à distance.

Animez des icebreakers en début de réunion. L’idée est de structurer à chaque réunion un moment rapide de convivialité. Qu’il s’agisse de partager sur les facteurs clés de succès de la réunion, d’échanger sur les kifs de la semaine ou de décrire son premier job, ces exercices plus ou moins impliquant permettent de briser la glace, préalable à créer la confiance.

Cherchez à comprendre les avis des autres grâce aux techniques de feedback. En miroir des icebreakers ci-dessus, prévoyez à chaque fin de réunion une technique ou un outil permettant de savoir ce qu’ont pensé vos interlocuteurs. Noter de 1 à 5 l’apport de la réunion, questionner sur ce qu’ils ont apprécié ou sur la façon dont cela peut être mieux la prochaine fois, partager au téléphone avec chacun sur son ressenti… Il existe une large palette de techniques de feedback qui sont le socle de la mallette managériale à distance.

Soyez vigilant aux biais cognitifs à distance pour prendre les bonnes décisions. Les sens étant moins développés à distance, les décisions sont parfois biaisées car notre cerveau fait des raccourcis. Les biais nous font ainsi privilégier par exemple les projets déjà existants, ceux où l’on a passé beaucoup de temps, les interlocuteurs souriants, les projets qui communiquent le plus… Posez-vous régulièrement cette question « pourquoi est-ce la bonne décision ? » pour éviter d’être victime des pièges de votre cerveau en télétravail.

Cherchez les indicateurs clés de suivi et fixez des objectifs à court terme pour constater l’avancement. A distance certains se demandent à quoi ils servent ou comment constater qu’ils avancent. Il est primordial de trouver les indicateurs de performance des réunions, des équipes, et les siens également. Cela permet de trouver à court terme une réalisation probante qui confirme l’utilité de son travail. Le suivi de ces KPI garantit l’efficacité des réunions, tellement fragile à distance.

Insufflez la culture de l’audace et de l’innovation avec des brainstorming de résolution des problèmes. Le principal risque du télétravail à haute dose est la perte de créativité et le frein dans l’innovation. En effet la perte de lien entre les équipes induit une perte d’intelligence collective, et freine la résolution de problèmes complexes. Organisez chaque mois une réunion de co-construction, recueillez les idées et cherchez collectivement le « pourquoi » des problèmes rencontrés par vos équipes. En dehors d’apporter des solutions opérationnelles, ce type d’exercice de créativité et d’expression de chacun est motivant pour les troupes.

Alexia de Bernardy

Auteur de « Moteurs d’engagement : 365 actions pour mieux travailler ensemble » (Marabout) et fondatrice de laWEbox, expérience digitale de stimulation managériale.

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