Retour au bureau : récréer envie et engagement des collaborateurs

L’expérimentation du télétravail à grande échelle durant ces deux confinements consécutifs a fait la preuve de ses opportunités, exacerbé ses imperfections, mais aussi et surtout, accéléré le questionnement sur les aspirations de mode de vie de chacun. Si le bureau n’est pas mort, force est de constater qu’il ne survivra pas sans faire évoluer son rôle. Les entreprises doivent dès à présent réfléchir à leur fonctionnement futur pour réinventer le retour au bureau.

Si certaines entreprises ont choisi un mode de télétravail à temps plein, le modèle que l’on voit se construire majoritairement reste celui de l’hybride c’est-à-dire qui allie travail à distance et travail dans les bureaux. Mais pour réussir à fidéliser et attirer de nouveaux talents avec ce nouveau modèle, la conception et l’animation des espaces de travail seront déterminantes.

Réimaginer les espaces.

Plus qu’un espace, le bureau doit devenir le lieu de rencontres, d’échanges et de collaboration. Il doit assumer un rôle de “totem” stratégique pour l’entreprise incarnant à la fois sa culture et ses valeurs. L’expérience du lieu doit justifier le déplacement, il doit être inspirant et renforcer le lien social, l’apprentissage, la créativité et l’innovation.

En repensant le design de l’espace, il faut réussir à créer des espaces en fonction des usages de la journée et des activités. Par exemple, l’aménagement de bases communes comme les cafétérias, de grands espaces de détente qui vont favoriser la déambulation et la rencontre, des espaces dédiés pour favoriser l’innovation de projets ou encore des quartiers consacrés à des projets collaboratifs long-terme. Dans l’espace d’Orange Lumière à Lyon, l’entreprise a ainsi associé les besoins de ses collaborateurs pour créer un espace permettant davantage d’agilité et transversalité et aménagé pour le télétravail et le nomadisme.
En 2021, ces espaces devront être anti-fragiles. Ils s’adapteront en temps réel à leurs collaborateurs et le changement de disposition sera facilité. La reconfiguration doit devenir en effet un non-événement. Dans cette logique, l’entreprise Suzuyo articule son espace autour de grands modules qui se transforment en auditorium pendant des événements.

De nouveaux outils viendront s’adapter à chaque situation du quotidien avec un défi de taille : apprendre à vivre en mode hybride, pour que chaque collaborateur à distance ou en physique ait une expérience homogène. Des équipements de visio-conférences de qualité peuvent aider à rendre plus agiles et agréable les réunions tout comme des micro connectables en usb qui ne nécessitent pas de gros investissements ou encore des outils de brainstorming collaboratif comme Beekast qui permettent d’effacer la distance et de mieux engager les participants.  Défilés de mode dans Animal Crossing, concerts aux millions de téléspectateurs dans Fortnite, cérémonie de diplôme organisée pour des écoliers japonais dans MineCraft…l’univers du cloud gaming peut également être, au-delà de l’événementiel, une vraie source d’inspiration pour animer des réunions. 

C’est aussi pouvoir équiper son espace d’une interface simple et ludique : le mobile. Grâce à une application le collaborateur pourra vivre une expérience augmentée du bureau qui intégrera : la gestion de son badge, la réservation de salles, la gestion des accès visiteurs, l’accès au wifi, commander à manger chez des restaurateurs tiers connectés à l’application mais également signaler sa présence ou non dans les locaux pour une meilleure gestion des contraintes sanitaires, émettre des alertes incidents et donc permettre une meilleure gestion de l’infrastructure pour les services généraux. La révolution du bureau induite par la crise sanitaire favorisera sans aucun doute l’essor de ces modèles de Building Operating System (BOS) connectant un bâtiment (via ses équipements connectés et capteurs) et son écosystème de fournisseurs de services de tiers (via des API) pour une meilleure expérience des clients, des usagers, des propriétaires et des exploitants.

Animer les espaces pour créer de l’engagement

Un collaborateur engagé est un collaborateur impliqué dans la vie de l’entreprise, qui adhère à ses valeurs et a le sentiment de contribuer à son développement. L’animation de l’espace doit se retrouver au cœur de l’entreprise et refléter ses valeurs et sa raison d’être. Quand on anime des espaces, il faut toujours encourager et développer de nouvelles communautés sur des intérêts communs qui permettent notamment d’éviter l’isolement. Dans un contexte particulier et incertain, c’est important de laisser la liberté aux collaborateurs de prendre ce type d’initiatives stratégiques. C’est de cette façon que la communauté Respace est née de la volonté de collaborateurs de trois entreprises pour aborder les défis du futur du travail.
Embarquer les talents dans les réflexions et les prises de décisions fait aussi partie de cette animation et permettent de maintenir le lien au sein de l’entreprise. Il est possible d’activer facilement des formats en présentiel ou à distance. Cela peut se matérialiser avec des prises de parole de la direction comme l’a initié l’entreprise Fabernovel avec un ‘46 minutes’ (en écho au numéro de la rue où est situé son siège), qui est un moment privilégié de questions réponses sans tabou avec le PDG. Cela peut prendre également la forme de rituels en petit comité, comme par exemple la rencontre proposée aléatoirement par un bot sur Slack entre deux collaborateurs pour les inviter à prendre un café ensemble. Des formats de teambuilding sont aussi de bons alliés pour l’animation comme Axa le fait avec ses blindtest virtuels, ou encore l’organisation de moments d’échanges sur une thématique à l’heure du déjeuner dans la cafétéria.  L’idée n’est pas de faire comme avant, mais repenser ces rituels différemment à la source pour avoir cette hybridité entre personnes présentes à distance ou dans le lieu.

En somme, l’espace de travail à l’unique occasion de se réinventer, et cela peut commencer par de petits formats actionnables facilement et rapidement, à moindre coût pour répondre aux nouveaux enjeux de notre époque.

Par Céline René, coordinatrice de l’initiative ReSPACE

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