Pourquoi Le Format Des Réunions Doit Évoluer

Quand s’achèvera cette période de confinement, l’entreprise pourra-t-elle revenir à ses routines, en particulier celle des réunions, alors que s’expérimente chaque jour, en télétravail, une nouvelle forme de collaboration à distance, souvent sans règles établies ?

Une nouvelle dynamique de groupe

La France était très en retard sur l’équipement et l’utilisation des solutions collaboratives. La période intense de confinement, la marche forcée du télétravail viennent bousculer ce fait établi. Et si la période est propice aux expérimentations, les directions informatiques vont vraisemblablement, à la fin de cette crise, remettre de l’ordre dans les outils utilisés, entre autres pour des questions de sécurité. Reste que les collaborateurs auront goûté à de nouveaux modes de communication impliquant vidéo, messagerie instantanée et partage de documents. Ces changements de pratiques sont certainement de nature à infléchir les représentations et les comportements qui régnaient alors sur les réunions traditionnelles… Jusqu’à les mettre en cause ? Peut-être pas, mais ils vont vraisemblablement modifier leurs rites, car selon une étude* internationale réalisée par Vanson Bourne pour Mitel : 22 % du temps passé en réunion est considéré comme gaspillé (chiffres globaux) – 18% pour la France. La même étude nous apprenant que 44% des répondants déclarent que le fait d’avoir moins de réunions améliorerait leur productivité personnelle – 49% en France.

A quoi servent les réunions ?

C’est bien la question qu’il faudra se poser, quand notre économie aura besoin que nous soyons tous le plus efficace possible, pour éviter qu’à une crise sanitaire, succède une crise économique. Les réunions cristallisent beaucoup de critiques dans l’entreprise, leur productivité est mise en cause ; dans l’idéal elles devraient être le lieu de la créativité, de l’innovation, de la co-création… En dépit de ces critiques, les réunions, cénacle des prises de décision, favorisent la circulation de l’information et l’alignement des différents acteurs de l’entreprise. La réunion est, aussi, la manifestation d’appartenance à un groupe (on regrette de ne pas en être, puis on regrette de devoir s’y rendre) ; elles permettent d’associer, d‘impliquer et aussi, parfois, de faire accepter les décisions : « parlez maintenant ou taisez-vous à jamais ! ». Pourtant, elles apparaissent moins collaboratives et efficaces que l’on souhaiterait.

Une productivité questionnée

Les réunions participent à la fragmentation du temps de travail, parce qu’elles sont de plus en plus nombreuses et impliquent de plus en plus de participants. Selon une étude commanditée par Doodle (The state of meetings report Doodle 2019), près des deux tiers (71%) des professionnels considèrent perdre du temps chaque semaine, à cause de réunions inutiles ou annulées. 89%  des salariés sont agacés par les réunions mal organisées et plus particulièrement, par la mauvaise qualité des outils de conférence (88% par l’audio et 86% par la vidéo).

Les mauvaises réunions laissent des traces, il existe même un nom pour cela : le  “meeting recovery syndrome“ décrit par l’universitaire américain Steven Rogelberg**, ou quand les participants, désabusés par l’inefficacité de ces réunions, peinent à s’en remettre et redoutent les prochaines. Et ce ne sont pas les nouvelles approches du format de réunion qui risquent d’infléchir cette tendance.

Réinventer sans cesse la réunion

A chacun son idée pour réinventer la réunion : “two pizza rule“ serait la réglé édictée par Jeff Bezos pour limiter le nombre de participants… Et après, les meetings en marchant autrement nommés “co-walking” ,“walking meetings” ou “walk and talk”, popularisés par Steve jobs et qui seraient hérités des marches philosophiques de Platon et Aristote. Concept, d’ailleurs validé par Nietzsche, pour qui «(l)es seules pensées valables viennent en marchant» ; viennent les réunions debout ou « stand-up meeting », sensées favoriser un format court (maximum 15 minutes)… Et maintenant le « silent meeting », conceptualisé par Jeff Bezos et plébiscité par Jack Dorsey, qui limite les 30 premières minutes de sa réunion à des échanges sous formes de commentaires, dans un Google Doc. ouvert même au non-participants à la réunion…

En fait, l’entreprise ne cesse de chercher le bon format, la bonne durée. Michel Guillou nous rappelle, dans son article « Réunions et sociotes », citant l’ethnologue française Martine Segallen, que « la réunion n’a cessé de se subdiviser et de se spécialiser, se différenciant en une multitude de types, de genres, d’espèces, de branches, de familles ». La réunion peine à trouver sa forme définitive, et c’est peut-être parce qu’il n’y en a pas.

La réunion est un fait millénaire, qui est identifié depuis la préhistoire. Elle est, aujourd’hui, le reflet de la structure d’organisation de l’entreprise. Il faut espérer que cette longue période d’expérimentations forcées sera l’occasion d’aboutir à un format inédit et plus co-construit. Les outils collaboratifs existent, il ne dépend que de nous de définir leur destination, d’inventer de nouveaux rites.

* Etude « Productivité au travail et technologies de communication « , Mitel – 2019
**ROGELBERG, Steven G.,2019, The Surprising Science of Meetings, Oxford University Press.

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