Les Distractions Numériques Nuisent À Votre Équipe ? Voici Comment Y Remédier

En cette ère d’hyper-connectivité, le fait d’être isolé pendant la pandémie actuelle n’a fait qu’amplifier notre dépendance à la technologie et créer un nombre encore plus grand de distractions pour les équipes qui travaillent à domicile.

Des réunions Zoom aux réunions Slack, en passant par les messages, les mails et les médias sociaux, il existe suffisamment de distractions numériques pour avoir un impact significatif sur la productivité et le bien-être de votre équipe.

Pour mettre cela en perspective, une fois qu’une personne est distraite, il lui faut généralement 23 minutes et 15 secondes pour recentrer son attention sur la tâche initiale, selon Gloria Mark, qui étudie les distractions numériques à l’Université de Californie. En d’autres termes, 20 secondes pour répondre sur un chat peuvent représenter une perte de productivité stupéfiante de près de 25 minutes. Quant au bien-être des membres de l’équipe, les recherches de Gloria Mark ont montré que la distraction peut également entraîner un stress plus important et avoir un impact émotionnel.

À une époque où l’utilisation des médias sociaux a augmenté de 70% en raison de la pandémie, il est plus impératif que jamais que les leaders aident les membres de leur équipe à naviguer efficacement entre les distractions et les aident à rester concentrés, motivés et engagés. Acheter des logiciels d’espionnage pour surveiller les travailleurs à distance n’est certainement pas la solution.

Alors, quel est le rôle du leader ? Alex Kvamme, PDG de Pathlight, a fait part des pratiques suivantes qui, selon lui, contribuent non seulement à réduire les distractions, mais aussi à assurer une plus grande confiance et un meilleur engagement au sein de votre équipe.

Encourager le travail hors ligne

40% des travailleurs du savoir disposent de moins de 30 minutes consécutives de temps de concentration dans une journée de travail et 70% des mails sont ouverts dans les 6 secondes suivant leur réception. Considérez l’impact que cela a sur la capacité des membres de votre équipe à exercer leur esprit critique, à résoudre des problèmes complexes et à rester concentrés. Pour lutter contre cette crise multitâche, Alex Kvamme recommande aux leaders de s’attendre à ce que les membres de leur équipe passent deux heures par jour à travailler sans interruption en se déconnectant. « Rangez votre téléphone pendant deux heures quand vous faites un travail ciblé, fermez Slack/Zoom/votre boîte mail et faites votre travail », explique Alex Kvamme.

Cette pratique exige que les leaders modélisent eux-mêmes ce comportement et fixent des attentes selon lesquelles il n’est pas nécessaire de répondre immédiatement aux mails et aux messages, sauf en cas d’extrême urgence. Cette attente exige de la confiance, ce qui nous amène à la pratique suivante : instaurer la confiance.

Instaurer la confiance

Ce désir accru de rester constamment connecté s’explique en partie par le fait que les chefs se connectent plus fréquemment pour s’assurer que le travail est bien fait, et que les membres de l’équipe restent en ligne plus longtemps et répondent immédiatement aux mails pour prouver qu’ils sont en train de s’en occuper. Ce type de culture de « connexion » n’est pas propice à l’engagement ou à la productivité ; les chefs doivent établir et démontrer la confiance, et non pas l’éroder en gérant de façon très subtile les membres de l’équipe qui sont capables de travailler de manière indépendante.

Alex Kvamme suggère que le télétravail n’est pas près de disparaître et que les organisations devront passer de la « survie à la prospérité » en mettant en place des équipes autonomes qui sont habilitées à prendre des décisions et à travailler de manière autonome. Pour ce faire, les leaders devront modifier leur façon de diriger en instaurant une plus grande confiance, en lâchant prise sur le contrôle et en fixant des attentes claires. Selon les recherches les plus récentes de Marcus Buckingham sur l’engagement des employés, une personne a 12 fois plus de chances d’être engagée lorsqu’elle fait confiance à son chef (Hayes, Chumney, Wright & Buckingham, 2019).

Alex Kvamme donne les pratiques suivantes pour orienter les équipes dans la bonne direction :

Établissez des objectifs et des priorités clairs. Répétez ces priorités au début de chaque réunion d’équipe pour que ce soit clair pour tout le monde.
Fixez des attentes claires et communiquez-les fréquemment.
Engagez une conversation lorsque ces attentes ne sont pas satisfaites, puis redéfinissez et ajustez les attentes si nécessaire.
Faites savoir à l’équipe que vous la soutenez, même en cas d’échec ou d’erreur.
Encouragez la transparence – en tant que leader, si vous vous sentez à l’aise de partager vos échecs et d’être vulnérable, votre équipe se sentira encouragée à faire de même.

Faites la distinction entre les contre-performances liées au stress et les performances médiocres

Comme c’est le cas pour tout changement au sein d’une organisation, le passage au travail à distance entraînera une baisse des performances pendant un certain temps, tandis que les membres de l’équipe s’adapteront à de nouvelles méthodes de travail et aux distractions accrues. Lorsque cette transition est bien gérée par le responsable et que son équipe se sent pleinement soutenue, la baisse de performance sera courte et temporaire. Il est essentiel de pouvoir faire la distinction entre une baisse de performance liée au stress et à la situation et une baisse liée à des problèmes de performance plus fondamentaux. Ce n’est qu’à ce moment-là que le responsable pourra instaurer la confiance et l’autonomie, tout en abordant les problèmes de performance selon les besoins.

Pour soutenir un bon élément de performance qui a bien travaillé avant la pandémie et qui manque soudainement ses objectifs, Alex Kvamme suggère aux leaders de se poser ces questions à propos du membre de leur équipe :

Leurs paroles et leurs actions sont-elles en adéquation ?
Que dit leur langage corporel ? Sont-ils craintifs, stressés, distraits, inquiets ?
Leur ai-je donné suffisamment de temps et de soutien pour s’adapter à cette nouvelle situation ? Comment pourrais-je leur offrir davantage de conseils ?
Sommes-nous en adéquation avec les attentes, les buts et les objectifs ?
Avons-nous besoin d’ajuster les attentes et les objectifs pendant un certain temps pour permettre la transition ?
Disposent-ils des outils et des ressources nécessaires pour faire leur travail efficacement ?

Alex Kvamme ajoute : « Il n’y a pas de stratégie de management unique qui convienne à tous. Certaines personnes peuvent avoir besoin de plus de soutien et de patience pour s’adapter au travail à domicile, tandis que d’autres peuvent s’épanouir dans leur nouvel environnement. Pensez aux forces et aux faiblesses de chaque individu ainsi qu’à ses comportements de stress et abordez le problème de manière globale. Fixez des étapes plus modestes. Chez Pathlight, nous avons la possibilité de définir des mini-objectifs ou des jalons. Cela aide les cadres et les employés à se concentrer sur les petits pas qu’ils peuvent faire pour rester concentrés et atteindre leurs objectifs tout en les tenant informés des progrès et des risques sans avoir à toujours vérifier », explique Alex Kvamme.

Les pratiques qui fournissent une structure, comme la suggestion d’Alex Kvamme de passer deux heures hors ligne, et des objectifs et attentes clairs et répétés, sont essentielles pour que les employés puissent travailler de manière productive depuis leur domicile. Combinez ces pratiques avec le soutien sincère du responsable et vous obtenez une équipe dynamique capable de capitaliser sur la technologie si essentielle au télétravail, tout en atténuant sa capacité à se distraire et à susciter une contre-performance.

Article traduit de Forbes US – Auteure : Nicole Bendaly