Nous avons constaté des réponses variées de la part des professionnels de paie face à la crise sanitaire et au confinement. En général, ceux qui ont une culture du changement et de la dématérialisation avec des salariés qui ont accès aux outils de paie à distance et qui sont formés au travail autonome ont pu maintenir une activité avec un minimum de perturbations.
Tandis que d’autres, malheureusement la majorité, ont fait de leur mieux dans l’espoir de survivre à la crise en attendant la mise à jour de leur système de paie qui ne sera que partielle.
Le problème auquel nous autres, professionnels de la paie, devrons faire face est clair : nous devons changer.
L’exception du télétravail sera la norme en sortie de crise. Nous devons nous préparer à travailler plus souvent à distance, parce que c’est ce que veulent les collaborateurs . Mais aussi parce que nous allons vivre un certain temps dans un monde sans vaccin et que rien ne nous prouve que le confinement ne sera pas une norme à l’avenir.
Pour cela, nous devons changer maintenant et nous en sommes capables.
La dématérialisation au-delà des discours
Le changement en paie est permanent. La gestion de la paie ne sera plus au cabinet ou au bureau, mais en ligne.
Nous devrons trouver des solutions pour récolter les variables de paie sans avoir accès physiquement au bureau. Mais aussi apprendre à sécuriser les données personnelles que nous confient les salariés dans un contexte de travail à distance.
Cela va impliquer beaucoup de changements.
Pour y arriver, la première étape consistera à réduire la fracture qui existe entre les discours sur la dématérialisation et son application concrète. Il faudra que nous investissions dans des outils de travail qui permettent à tous de communiquer et de travailler du jour au lendemain à distance dans le respect du RGPD.
Deuxièmement, les managers devront être formés et comprendre que les méthodologies de contrôle ne sont plus adaptées. Cela n’ira pas sans mal, il faudra faire preuve de courage et d’ouverture d’esprit. Les professionnels de la paie l’ont montré durant ce dernier mois de paie : ils savent travailler de manière autonome.
Troisièmement, les services RH devront faire comprendre à l’ensemble de leurs collaborateurs qu’ils sont responsables de leurs variables de paie. Chaque collaborateur devra apprendre à déclarer ses absences et son travail. L’accent devra être mis sur l’autonomie dans son travail. Les collaborateurs devront comprendre qu’ils sont acteurs de leurs bulletins de paie. Là aussi, il faudra que les managers jouent leur rôle de leader.
Quels outils pour réussir cette transition ?
Quels outils devrons-nous utiliser pour réussir cette transition ? Ils seront variés et nombreux :
- Logiciel de paie en ligne
- VPN
- Outil de messagerie instantanée
- Gestion de documents en ligne
- SIRH
- Ordinateur portable
Peu importe l’outil, pour réussir cette transition il nous faudra être capable de nous engager dans la conduite du changement.
Conduire le changement
Dit autrement, revoir nos systèmes d’organisation ne sera pas une option, mais une nécessité pour assurer la continuité du service. Pour réussir, il nous faudra renforcer nos partenariats avec les équipes, mais aussi apprendre à nous entourer de prestataires capables d’actions sur le terrain plus que de discours.
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