Au centre de l’activité de l’entreprise, la gestion de la paie est une des rares fonctions financières qui ne peut se permettre du retard ou des écarts.
La production des bulletins de paie et des charges sociales est un sujet sensible. Un retard de quelque jours dans le traitement de la paie entraîne de lourdes conséquences allant d’une perte de confiance des salariés envers l’entreprise à des actions revendicatives à grande échelle (grève, action aux Prud’hommes, intervention de l’inspection du travail).
C’est notamment le cas lorsque il y a une erreur de calcul du salaire net et que le salarié perçoit un salaire supérieur à ce qu’il aurait dû percevoir. Cette erreur de calcul appelée trop-perçu pèse lourdement sur le climat social de l’entreprise. La loi autorise l’entreprise à récupérer ce trop-perçu auprès du salarié, mais pour la direction des ressources humaines il s’avère compliqué de réclamer les montants sans donner une mauvaise presse à l’entreprise.
Pas si simple pour les gestionnaires de paie de penser à tout
Les professionnels de la paie, appelés gestionnaires de paie, sont formés et disposent d’outils performants tels les logiciels de paie ou les SIRH pour les aider à suivre les changements permanents. Cependant, l’erreur ou la négligence rôde. Il faut dire que la France dispose d’un système de lois complexe comptant beaucoup d’exceptions liées à la présence de sources de droit multiples (Code du travail, jurisprudence, conventions collectives,..).
Malgré tout le sérieux des professionnels de la paie, personne n’est à l’abri d’une erreur de calcul ou d’interprétation avec un effet boule de neige. En gestion de la paie, l’oubli d’un détail entraîne des erreurs de paie. Ces erreurs exposent l’entreprise et son dirigeant à des sanctions de la part des autorités chargées du contrôle du calcul des cotisations sociales et de la bonne application des conditions de travail.
Piratage et fraude : un risque bien réel
La gestion de la paie est sensible car elle offre une possibilité importante de fraude. En mettant de côté les risques de piratage de données, la gestion de la paie permet également de légitimer des emplois fictifs ou de créer des “employés fantômes”.
Expliqué simplement, l’emploi fictif consiste à rémunérer une personne pour un travail qu’elle n’effectue pas. Cette personne est déclarée, possède un contrat de travail, reçoit un vrai bulletin de paie et perçoit un salaire. De ce fait, la personne a une existence réelle qui lui permettra après un vrai-faux licenciement de bénéficier des allocations de Pôle Emploi.
Pour se prémunir de tels risques, le chef d’entreprise doit conduire des audits internes et externes de son système de traitement de la paie en s’inspirant par exemple de la section 404 de la loi Sarbanes Oxley.
La gestion de la paie est une activité administrative pas comme les autres
Parce que la gestion de la paie n’est pas une activité administrative comme les autres, le chef d’entreprise devra également garder à l’esprit que la fraude ou les risques d’erreurs ne sont pas les seules raisons pour conduire un audit du système de paie.
La gestion de la paie concentre l’ensemble des données des salariés qui mériteraient d’être partagées avec les autres services de l’entreprise. En travaillant sur un audit organisationnel de la paie, l’entreprise pourra déterminer les méthodes les plus efficaces de traiter la paie et s’assurer également que les informations dont elle dispose soient partagées pour améliorer la capacité du dirigeant à prendre des décisions.
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