Flex Office : Pourquoi Les Entreprises Cèdent-Elles À La Mode Du « Sans Bureau Fixe » ?

La France cède de plus en plus aux espaces de travail flexibles. L’open space laisse peu à peu à sa place à une nouvelle méthode d’organisation : le flex office. Le principe est simple, il s’agit de sonner le glas du sacro-saint bureau personnel, mais également de l’open space. Plus de bureaux cloisonnés, plus de murs, mais des espaces imaginés en fonction des profils, des équipes, des besoins, à exploiter à la carte selon son activité du jour. En somme, le chantre d’une nouvelle liberté pour l’entreprise dans sa globalité ?

Les grands groupes, friands du flex office

Ce n’est pas un hasard si de plus en plus de grandes entreprises cèdent à l’appel du flex office. Quitte à détricoter le travail en silo, jusque là norme indiscutable. BNP, Sanofi, L’Oréal, SNCF, Axa France, Bouygues, SFR, Engie ou encore la Société Générale ont déjà sauté le pas, selon différents degrés. Plus que jamais, la question du flex office aura plané sur la dernière édition en date du Salon de l’immobilier d’entreprise (SIMI), ayant pris place au début du mois de décembre.

Et ce n’est visiblement là qu’un début : un baromètre Opinion Way publié par le cabinet de conseil CD&B confirme par ses chiffres que le flex office concerne désormais plus d’un tiers des salariés français du tertiaire. Au-delà même d’intégrer une nouvelle forme d’organisation du travail et de répondre à une demande croissance côté employé de flexibilité, il s’agit également pour les entreprises de tirer partie d’un nouvel atout de compétitivité et de rentabilité. Et par extension d’optimiser leur immobilier d’entreprises, donc leur espace. Second poste de dépense d’une entreprise après les salaires, l’immobilier peut, par le prisme du flex office, se voir potentiellement allégé. L’intégration du flex office permettrait donc, pour les grands groupes dans un premier temps, de revoir la gestion de leur parc immobilier d’exploitation et de gagner en mètres carrés. En sachant qu’en général, un poste est occupé à 60% du temps, cela représente évidemment un coût à prendre en compte. D’où l’intérêt du flex office, qui permet de regrouper des équipes sur un espace désormais plus restreint, parce que mieux maîtrisé.

Mais au-delà même de la problématique des mètres carrés, le flex office est également le porte-étendard d’une nouvelle philosophie pour les entreprises. Celle de ne plus faire du siège social un lieu jusque là central, incontournable. L’enquête « Mode d’aménagement des locaux d’entreprise 2018 » réalisée par le cabinet de conseil en immobilier d’entreprise Parella va dans ce sens : à l’horizon 2028, les entreprises imagineraient leur siège social non plus comme un lieu de travail de référence, mais plutôt comme un porte-drapeau de la marque employeur. Pour aller plus loin encore, la même étude affirme que d’ici une décennie, les espaces flexibles et les espaces de coworking pourraient représenter jusqu’à 10 % des espaces de bureaux en France. Une donnée partiellement corrélée par Véronique Bédague, PDG de Nexity Immobilier d’Entreprise, qui mise sur 20 % d’espaces partagés à terme.

La mode du « sans bureau fixe »

Alors, comme pour préparer sereinement l’avenir, le flex office se généralise, installant dans la foulée une horizontalité entre et en dehors de ses murs, et réinventant les modes de communication au sein même des équipes. Quitte à déstabiliser les managers, peu habitués à fonctionner de cette manière. Le flex office prend des aspects différents, même s’il propose un socle commun. Ainsi, certains grands groupes vont proposer à leurs collaborateurs de télécharger une application sur leur mobile, qui va leur permettre de réserver leur place de la journée, et de constater en temps réel le taux d’occupation des postes. Bureau, phone box pensée pour passer ses coups de fil sans déranger personne, salle de repos, tiers-lieux : les options sont multiples. Le télétravail fait aussi partie de la solution. Souvent, l’implantation du flex office se voit couplée par l’intégration de nouveaux outils, facilitant le travail nomade pour les collaborateurs d’une part, et repensant la façon de travailler pour les RH et les managers.

Les jeunes talents, fidèles au modèle du bureau fermé ?

Pourtant, le flex office présente déjà quelques limites. L’enquête « Mon bureau de demain » publiée par la chaire « Workplace Management » de l’ESSEC dénonce les réticences des jeunes talents face à ce modèle inédit. La dernière édition en date de l’enquête indique que pour près de 8 étudiants sur 10, l’espace de travail proposé influencera leur choix d’entreprise à la sortie de l’école. Cette catégorie est loin de céder aux sirènes du flex office, et seuls 26 % des sondés souhaitent l’expérimenter. Le télétravail n’a pas non plus la cote, puisque 6 % des étudiants sondés ont indiqué désirer appliquer ce mode de travail une fois en poste. C’est un peu plus que le coworking, cité par 3 % des sondés comme une solution intéressante.

Paradoxalement, ils sont 31 % à réclamer un bureau individuel fermé, et donc à réfuter les envies de changement voulues par les grandes entreprises. Plus encore : 44 % pensent que l’aménagement des bureaux doit refléter l’organisation hiérarchique. Sur un plan plus pragmatique, le flex office signe aussi la quasi inexistence de personnalisation sur le lieu de travail : exit les photos de famille sur le bureau, les post-it accrochés au mur, seul un casier attitré pourra, dans certains cas, profiter d’une once d’individualisation. En plein déploiement, le flex office n’a sans doute pas encore trouvé son modèle imparable, celui en mesure de convaincre collaborateurs et direction. Pourtant, difficile de croire en un retour des bureaux cloisonnés. Les usages de demain sont en train de s’inventer, et il y a fort à pense que le flex office puisse se placer en pierre angulaire.