Entretiens d’évaluation : comment en faire une expérience constructive ?

C’est le retour des entretiens d’évaluation, un exercice souvent redouté par dirigeants et employés. Dans un contexte de télétravail et de modèles hybrides, les mener efficacement reste un défi. Les dirigeants, déjà sous pression, les perçoivent comme chronoghages, tandis que les employés les jugent souvent subjectifs et inutiles. Pourtant, ces entretiens jouent un rôle clé.

Les entretiens d’évaluation, en théorie, sont censés stimuler le potentiel des employés. Pourtant, dans la pratique, ils produisent souvent l’effet inverse, un constat qui ne passe pas inaperçu auprès des dirigeants. Une étude récente de Gallup révèle que seulement 2 % des responsables RH des entreprises du classement Fortune 500 estiment que leur système d’évaluation des performances motive réellement les employés. Ces derniers partagent ce scepticisme : près de deux tiers considèrent que ces évaluations sont parfois ou toujours une perte de temps, selon le rapport 2023 State of Performance Enablement de Betterworks.

Les évaluations traditionnelles des performances peinent à répondre aux exigences du monde du travail moderne. Explorons comment les organisations peuvent les réinventer pour les rendre plus pertinentes et efficaces.

Clarifier les attentes liées aux résultats des employés

Définir des attentes claires permet aux employés de concentrer leurs efforts et d’améliorer leur productivité. Pourtant, de nombreux collaborateurs manquent de visibilité sur ce qui est réellement attendu d’eux. Une enquête Gallup de 2023 révèle que seuls 45 % des jeunes travailleurs disent comprendre clairement les attentes de leur rôle. Ce flou contribue également à la baisse de l’engagement des salariés, qui a atteint son niveau le plus bas depuis 11 ans début 2024, selon Gallup. Bien que l’engagement repose sur 12 facteurs clés, l’étude suggère que des attentes claires pourraient en être le pilier central.

Voici quelques conseils pratiques pour définir et gérer les attentes des employés :

Communiquez dès le départ : Soyez précis sur ce que vous attendez dès les descriptions de poste et les entretiens d’embauche. Une compréhension claire dès le début facilite l’alignement.
Rendez les attentes mesurables : Fixez des objectifs concrets et des indicateurs de performance clairs pour permettre aux employés de suivre leurs progrès.
Fixez des attentes réalistes : Évitez les exigences irréalisables afin de réduire le risque d’épuisement professionnel et de maintenir la motivation.
Impliquez votre équipe : Écoutez les idées et les préoccupations des membres de votre équipe. Favorisez un leadership inclusif pour construire un cadre d’attentes partagées.

Exiger des managers qu’ils fournissent un retour d’information en temps réel

Recevoir un retour sur les performances est l’un des leviers les plus puissants pour renforcer la motivation, favoriser le développement et améliorer les résultats des employés. Selon Gallup, 80 % des employés ayant reçu un feedback constructif au cours de la semaine précédente se déclarent pleinement engagés. Pourtant, la majorité des collaborateurs n’ont droit à un retour qu’une ou deux fois par an. Dans un environnement professionnel en constante évolution, un feedback en temps réel serait bien plus efficace pour accompagner leur progression et répondre aux défis immédiats.

Il existe des mesures spécifiques que les responsables peuvent prendre pour fournir un retour d’information en temps réel :

Communiquez de manière directe et claire : Évitez les ambiguïtés afin que le message soit compris sans confusion.
Focalisez-vous sur les actions, pas sur la personnalité : Orientez le feedback vers ce qui peut être amélioré ou reproduit, sans jugements personnels.
Encouragez les questions : Accordez du temps aux employés pour clarifier, comprendre et discuter du feedback.
Choisissez le bon moment et le bon endroit : Assurez-vous que les conditions permettent une discussion productive et respectueuse.
Intégrez le feedback en temps réel aux entretiens annuels : Utilisez ces échanges réguliers pour enrichir les bilans de fin d’année et assurer une continuité dans le suivi des performances.

Un système de feedback en temps réel offre plusieurs avantages : il permet de repérer les problèmes et d’intervenir rapidement, tout en valorisant les accomplissements des employés. Cela est particulièrement apprécié par les milléniaux et la génération Z, qui ont également besoin de reconnaissance. Féliciter un travail bien fait sur le moment aide non seulement à renforcer les comportements positifs, mais aussi à motiver l’équipe.

Enfin, pour maximiser l’efficacité de ces pratiques, il est essentiel de former les managers à l’évaluation des performances et à l’art de fournir un feedback constructif.

Former les managers à l’évaluation des performances

Beaucoup de cadres n’ont jamais reçu de formation sur la manière de donner un feedback efficace à leurs employés. Pourtant, il est essentiel que les dirigeants soient accompagnés dans tous les aspects du processus d’évaluation des performances : planification, collecte et documentation des informations, ainsi que transmission d’un retour constructif.

Les managers doivent également être conscients de l’« effet de récence », un biais cognitif qui consiste à évaluer les performances d’un employé uniquement sur la base de ses réalisations les plus récentes. Pour garantir une évaluation juste, ils devraient s’appuyer sur une vue d’ensemble des performances tout au long de l’année.

D’autres biais peuvent également influencer l’équité des évaluations, tels que :

Biais de clémence : lorsque les managers accordent des évaluations indulgentes à des employés aux performances insuffisantes.
Biais sexiste : lorsque les managers se concentrent davantage sur la personnalité des femmes que sur leurs réalisations concrètes.
Biais de proximité : lorsque les employés travaillant sur site bénéficient d’un traitement plus favorable par rapport à ceux en télétravail ou à distance.
Biais d’affinité : lorsque les managers privilégient les employés avec lesquels ils partagent des intérêts ou des expériences similaires.
Biais de tendance centrale : lorsque les managers attribuent systématiquement des notes moyennes, sans tenir compte des différences réelles de performance.

Bien que la formation des managers à l’évaluation des performances demande un investissement en temps, elle offre des bénéfices majeurs. Elle contribue à réduire ces biais, à promouvoir le développement des employés et à améliorer les taux de rétention, renforçant ainsi l’équité et l’efficacité dans les organisations.

Encourager le retour d’information des employés sur la performance des dirigeants

D’après une enquête réalisée par Harris Poll, plus des deux tiers des travailleurs américains ont déjà été confrontés à un patron toxique, et 31 % déclarent travailler actuellement sous ses ordres. Ces comportements toxiques contribuent malheureusement à un fort turnover. En effet, dans ce même sondage, 66 % des employés ayant un patron toxique affirment qu’ils démissionneraient dès qu’ils en auraient les moyens financiers.

Pour les entreprises cherchant à former des managers compétents et bienveillants, l’une des approches les plus efficaces est l’instauration d’évaluations ascendantes. Contrairement aux systèmes traditionnels, où le feedback circule principalement du haut vers le bas, les évaluations ascendantes permettent aux employés d’évaluer les performances de leurs supérieurs directs. Ce mécanisme favorise une communication bidirectionnelle et peut contribuer à identifier et à corriger des comportements préjudiciables.

Le feedback ascendant est important car il permet aux subordonnés de développer des relations significatives avec leurs supérieurs. En outre, à mesure que les cadres gravissent les échelons de l’entreprise, ils sont généralement moins susceptibles de recevoir un retour d’information constructif.

Parmi les autres avantages, citons les suivants :

Contribue à améliorer le moral de l’équipe.
Permet aux cadres de recevoir un retour d’information constructif.
Encourage les dirigeants à faire preuve d’empathie.
Crée un environnement de travail plus positif.
Amélioration de la collaboration au sein de l’équipe et des performances professionnelles.

En fin de compte, les entretiens d’évaluation permettent également aux cadres de comprendre comment ils sont perçus et de devenir de meilleurs dirigeants.

Les entretiens d’évaluation n’ont pas à être une source de gêne ou de malaise. Pour en tirer le meilleur parti, commencez par définir des objectifs clairs, instaurez un feedback en temps réel et formez les managers à donner et recevoir des critiques constructives. Ces étapes essentielles permettent d’améliorer le processus, d’apporter une réelle valeur ajoutée et d’obtenir des résultats plus performants.

Une contribution de Caroline Castrillon pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie