Du minimalisme en management : supprimer l’inutile !

« Je suis sous l’eau, je suis over busy, je n’arrête pas, etc. » sont des expressions régulièrement utilisées dans les environnements professionnels quand les intéressés qualifient leur mode de travail.

Est-ce une figure de style pour montrer une importance sociale ou une réalité de fonctionnement ? Des travaux ont montré depuis longtemps l’accroissement du nombre de tâches, de réunions et la notion de zapping qui fait que les tâches sont de plus en courtes et que l’on passe d’un sujet à un autre très rapidement. Le télétravail actuel peut se traduire par des tunnels de réunions en visio. Le smartphone rend tout un chacun joignable en permanence et augmente les sollicitations. Les systèmes gestionnaires des organisations sollicitent des temps de réunion et de gestion dont la fréquence et l’intensité sont proportionnelles à l’incertitude et l’exigence d’adaptation.

Des managers de plus en plus sollicités

Dans un article du Financial Time de 2020 intitulé «We must do more to kill off meeting monsters», il est mentionné qu’un manager participe à 12 réunions par semaine. D’autres travaux montrent que cela mobilise une dizaine d’heures par semaine et que cela augmente avec les responsabilités d’encadrement. Dans son ouvrage «The Surprising Science of Meetings : How You Can Lead Your Team to Peak Performance»[1], Rogelberg, mentionne que les réunions sont jugées improductives par les managers à hauteur de 70 %. Des travaux sur la surcharge informationnelle et la saturation cognitive[2] mettent en avant qu’un manager réalise 68 tâches par jour montrant ainsi une forte fragmentation du travail expliquée par les multiples sollicitations. Le smartphone est utilisé environ 221 fois par jour pour une durée de 3h30[3]. Les temps de reporting et le nombre de changements dans les entreprises augmentent. Le nombre de projets de changement a été multiplié par 3 en 20 ans et un manager participe de manière directe et indirecte à 3 projets de changement en permanence[4].

Du minimalisme en management

Le minimalisme est né dans l’art dans les années 1960 avec des peintres comme Franck Stella avec des œuvres moins picturales et chargées. La notion de minimalisme, telle que nous la mobilisons ici, est apparue en réaction à la société de consommation et comme une réponse aux exigences écologiques. Il s’agit de prioriser et d’utiliser au mieux les ressources pour l’essentiel. L’objectif est de se libérer de la consommation pour d’autres activités jugées plus épanouissantes. Les auteurs Joshua Fields Millburn et Ryan Nicodemus connus pour leur blog et leurs films sur Netflix sous le titre « The minimalists » prônent le « moins c’est mieux ». Dans leur livre de 2022 « Aimer les gens, utiliser les choses, parce que l’inverse ne fonctionne jamais » aux éditions Hugo, ils mentionnent qu’une famille américaine cumule 300 000 objets. Les enfants américains possèdent 200 jouets et ne jouent qu’avec 10. Ce détour par la philosophie minimaliste nous amène à nous interroger sur le bien-fondé des activités des managers. Tout ce qui est fait est-il utile ? Pour éviter une non-performance et des situations de burn out, ne faut-il pas prioriser et supprimer l’inutile ? Le sujet de la simplification est ancien. L’envie de travailler autrement revendiquée et la nécessité pour les entreprises de proposer de nouvelles conditions de travail pour être attractives constituent des opportunités pour les modes de travail et la qualité de ces derniers. Réinterroger les pratiques sous l’angle de la priorisation et le fait de supprimer l’inutile constitue une démarche dite de minimalisme en management[5]. De manière concrète pour réaliser cet objectif nous proposons deux actions pour aller à l’essentiel et supprimer l’inutile : l’atelier de l’agenda et des attentes réciproques.

Atelier de l’agenda

Prenez une semaine type dans votre agenda. Notez les activités réalisées sur les 5 jours travaillés dans un tableau avec le jour, le type de tâche, heure de début et la durée. Ensuite vous allez qualifier les activités en termes d’importance (Très important, Peu Important) et de temps (Beaucoup de temps si l’activité est supérieure à 2h, Peu de temps).

Une fois les données recueillies, vous allez analyser vos activités à partir de la matrice suivante inspirée de la matrice d’Eisenhower[6] dont les axes sont le temps et l’importance. Vous allez positionner les activités sur les quatre configurations suivantes. Les activités qui prennent beaucoup de temps et qui ne sont pas importantes sont à supprimer. Les activités qui prennent peu de temps et qui ne sont pas importantes sont à analyser et à faire évoluer. Les activités qui prennent beaucoup de temps et qui sont importantes sont à optimiser. Les activités qui prennent peu de temps et qui sont importantes sont à développer.

Atelier des attentes réciproques

L’objectif de l’atelier des attentes réciproques consiste à intensifier ce qui est attendu par les autres et à supprimer ce qui n’est pas attendu. Nous avons développé cette approche dans un article Forbes du 30/11/2021 intitulé « Les attentes réciproques : un levier collectif de la transformation managériale ». Entre deux niveaux hiérarchiques ou dans le cadre de relation avec des collègues, il s’agit de mentionner ce que l’on fait pour eux et ce que l’on attend d’eux. L’exercice est réalisé auprès des différentes parties prenantes de manière séparée de telle manière que l’on puisse définir pour chaque partie prenante ce qui est fait et attendu, ce qui est fait et pas attendu et ce qui est attendu et pas fait. Cela permet d’éliminer ce qui n’est pas attendu et de se focaliser sur les attentes.

[1] Éditions Oxford University Press

[2] Autissier D. Lahlou S., 1999, “Les limites organisationnelles des TIC : Émergence d’un phénomène de saturation cognitive”, Actes de la IVe Conférence de l’AIM, Cergy 26,27 et 28 mai 1999, p120-130

[3] https://www.data.ai/en/go/state-of-mobile-2022

[4] Autissier D., Johnson K., Wiersh E.,2018, Du Changement à la transformation, Dunod

[5] Les démarches d’excellence opérationnelle ont initié des dispositifs allant dans ce sens.

[6] La matrice dite d’Eisenhower propose un axe urgence et un axe importance.