Ces derniers mois, les missions des fonctions RH ont été exacerbées. L’évolution du réglementaire de paie et du déclaratif a été particulièrement rapide et complexe dans le contexte de l’épidémie de Covid-19. Les DRH ont dû faire preuve d’agilité et de réactivité en continu, alors qu’elles devaient en parallèle assurer leurs missions comme le maintien du dialogue social, l’accompagnement des collaborateurs, la mise en place du travail à distance, la gestion de coordination de crise ou encore l’accès à une cellule d’aide psychologique. Par Christophe Bertrand, Directeur Conseil chez Sopra HR Software.
Les DRH ont également dû mettre en œuvre les conditions sanitaires pour garantir la sécurité des collaborateurs, avec pour certaines la reprise progressive de la présence sur site. Autant de missions qui ont mobilisé de façon soutenue les experts RH.
En fonction de leur niveau de maturité digitale et de leur système d’information, les organisations n’ont pas affronté cette période à arme égale. Quels sont les enseignements de cette crise économique et sanitaire pour les fonctions RH ?
Les DRH au cœur de la gestion de crise
Largement sollicité par la mise en place du travail à distance, l’application de l’activité partielle et l’intégration de nombreuses mesures sanitaires, les DRH ont joué un rôle central dans la gestion de la crise pour les entreprises. Alors que leurs missions d’administration, d’organisation ou encore de relations sociales demeurent, elles ont également dû en priorité renforcer le lien avec des collaborateurs majoritairement en télétravail ou en activité partielle.
Des études ont été menées afin d’évaluer l’impact de la crise sur les fonctions RH, il en ressort que 78 % des DRH interrogés déclarent être davantage sollicités par les salariés et 88 % l’être davantage de la part de la direction.
De plus, alors même qu’elles devaient gérer toutes leurs missions du quotidien, ainsi que de nouvelles engendrées par la crise, les DRH ont dû également anticiper l’organisation du retour des collaborateurs au sein de l’entreprise, lancer les discussions autour de la nouvelle organisation de travail, et assurer la mise en place de nouvelles modalités en cas de reprises épidémiques. Il n’est donc plus à démontrer que les DRH ont été en première ligne de la gestion de crise au sein des entreprises.
Les organisations ayant adopté le digital ont pu capitaliser sur des solutions RH déjà accessibles en cloud, pour la collaboration à distance ou la gestion RH au quotidien (dématérialisation des documents administratifs, workflow, signature électronique, gestion des absences, notes de frais, création et diffusion de formation en ligne…) et ainsi assurer une continuité de leur activité efficace. Les autres organisations, plus en retard sur l’adoption de pratiques digitales, ont été sanctionnées par la nécessité de mettre en place des solutions de contournements exposées aux failles de sécurité (utilisation de PC personnel, recrudescence de cyberattaques…). Ces palliatifs ont engendré un surcroît d’activités non productives (autant pour les experts RH, les gestionnaires de paie que pour l’ensemble du collectif) afin de faire face aux obligations légales et répondre aux nombreuses sollicitations des collaborateurs.
En cela, le confinement a mis en évidence le lien direct entre le taux d’équipement et l’appropriation des solutions digitales RH avec la performance de la fonction RH.
S’appuyer sur des solutions RH cloud et digitales pour une meilleure efficacité de la fonction RH
Certaines des missions d’expertise demandent une réactivité et une technicité importante, nécessitant une forte mobilisation des fonctions RH. Le contexte d’évolutions législatives encore plus fréquentes et complexes, ainsi que leur fort impact sur les systèmes d’informations RH obligent les entreprises à avoir une expertise de plus en plus pointue à la fois sur le réglementaire RH et sur l’urbanisation de leur SI. Garantir la conformité de la maintenance de son SIRH tout en optimisant les process internes, assurer l’évolutivité de sa solution, sécuriser l’hébergement des données sensibles sont autant d’activités incontournables nécessitant une forte expertise dans les domaines informatique, législatifs et de maintenance applicative. C’est précisément de ces tâches que les fonctions RH peuvent être soulagées.
Le recours aux solutions Cloud représente certainement l’une des opportunités les plus déterminantes pour les ressources humaines. Grâce au Cloud, l’agilité du service RH est optimisée car la solution logicielle est évolutive. Le Cloud permet ainsi de déployer une solution pérenne, et adaptable en fonction de toutes les évolutions de l’entreprise ou de l’environnement législatif externe.
Les solutions Cloud RH s’adaptent en temps réel aux évolutions réglementaires et technologiques, elles sont mises à jour automatiquement par leurs éditeurs sans aucune intervention des utilisateurs. Selon les priorités fixées par la direction, les DRH peuvent également déployer facilement des nouvelles fonctionnalités à intégrer à leur SIRH permettant de proposer de nouveaux services en ligne aux collaborateurs : la dématérialisation des documents, les questions RH en ligne, la gestion du calendrier de présence, la dématérialisation des tickets restaurants… La mise en place d’un logiciel Cloud permet aussi de répondre aux exigences de sécurité et de prévention des risques liés à la gestion des données personnelles.
Equipées de solutions plus performantes et souples, les fonctions RH seront à même de mettre en cohérence leurs actions et les impératifs stratégiques, tout en se dotant d’une flexibilité importante, indispensable à l’avenir. D’après le baromètre « Les RH au quotidien » la priorité des DRH est donnée à la simplicité de suivi des évolutions réglementaires (46 %) pour garantir la conformité juridique des décisions et des écrits (55 %). Dans un souci d’efficacité, ressort également la volonté d’alléger les tâches de saisie et notamment de ressaisie.
Pour ces priorités, des solutions existent pour permettre aux DRH de dégager du temps et des ressources pour se concentrer sur l’entreprise et ses collaborateurs. Ces derniers mois ont prouvé la capacité du collectif à pouvoir adopter massivement des solutions digitales et à enfin dématérialiser pour supprimer les échanges papier et le shadow IT.
La DRH, aidée par des solutions Cloud, peut se concentrer sur les nouvelles modalités d’organisation du travail qui restent encore à inventer.
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