Dix Choses A Ne Jamais Ecrire Dans Un Email Pro!

On a tendance à utiliser l’email de plus en plus souvent pour nous tirer de situations délicates mais ce n’est pas toujours la meilleure des solutions… même si c’est la plus simple.

Si vous envoyez un mail qui fait des kilomètres, il y a fort à parier que peu de destinataires prendront le temps de le lire en profondeur, sauf si on vous a explicitement demandé de raconter votre vie. Mais dans le cas contraire il y a forcément un meilleur moyen d’intéresser vos lecteurs :

Et si le meilleur moyen quand vous avez quelque chose de très long à exprimer ne serait pas simplement de le faire de vive voix ?! Et oui, c’est mieux! C’est plus facile de discuter clairement avec vos collègues, vendeurs ou autres clients plutôt que de les laisser découvrir un mail de deux pages qu’ils devront digérer point par point.

Évitez aussi de passer par un email si le message que vous souhaitez faire passer est chargé émotionnellement et personnellement. Franchement vous pensez qu’envoyer un mail sous la colère, même légitime, va améliorer votre relation avec son destinataire ?

Voici dix exemples de choses à ne jamais écrire dans un mail.

Tu t’es planté !

Même si c’est vrai… on est parfois tenté d’envoyer ce type de mail, vous savez celui qui dit : « Hé bonhomme, tu n’as pas écouté et tu t’es planté » Mais c’est tout sauf une bonne idée. Mais si vous voulez mettre en colère celui qui s’est, selon vous, « planté , alors oui ce mail est parfait. Mais à quoi bon ? Si vous voulez vraiment que tout le monde progresse et surtout le destinataire trouvez une autre solution et ne l’accablez pas !

Je ne suis vraiment pas satisfait(e) de toi, je suis vraiment en colère ou tu m’as déçu !

Alors non, là non-plus, ce n’est pas une bonne idée. Utiliser l’email pour dire que vous êtes vexé(e), que vous vous sentez insulté(e), en colère ou que sais-je encore… même si ça se fait tous les jours quand on est au lycée. Car les adultes eux sont censés prendre leurs responsabilités et doivent communiquer différemment:  Face à face, au téléphone ou par Skype… On est d’accord, vous n’êtes plus au lycée ?

Tu as tort !

Vous avez une opinion différente de celles de vos collègues et…tant mieux!  Les débats d’idées sont autant de brainstorm pour une équipe et il en faut. Mais on ne brainstorm pas vraiment par mail, surtout si celui-ci dit : « tu as tort ! » Même si c’est vrai et que vous ayez raison et qu’en plus vous pouvez le prouver. Oubliez !

Si vous voulez piétiner un collègue en lui disant qu’il a tort, ça revient presque à dire : Bon je préfère gagner la bataille de l’égo aujourd’hui et perdre la guerre de l’unité de l’équipe. Plutôt que de prendre le temps de m’expliquer en respectant tout le monde, je t’écrase de ma suffisance. Si ! Si, l’unité c’est pas mal et vous le savez !

Apparemment personne n’a lu mon message, merci de le faire !

Si personne ne l’a lu, c’est qu’il y a peut-être une raison ! Et oui, je sais, c’est pénible quand les autres ne lisent pas vos emails mais le faire remarquer dans un autre mail c’est le niveau zéro de la stratégie d’équipe. Finalement vous auriez peut-être dû faire passer le message de vive voix dès le départ.

Tenez, voici mes notes ou mon plan…à vous de jouer !

Non… Sérieusement ? Vos notes ce sont vos notes, votre plan c’est votre plan. C’est en fait la première pierre pour l’écriture d’un argumentaire, argumentaire qui sera long et qui ne méritera pas de mail mais bien une explication live. Alors gardez-les et ne demandez pas aux autres de l’écrire pour vous ou même de comprendre vos notes parce que parfois…

J’ai décidé de t’augmenter !

Ca part d’un bon sentiment, c’est le moins que l’on puisse dire. Mais dans l’échelle du leadership où Caligula serait noté 3… vous êtes à 2! Ce genre de (bonne) nouvelles, ça se dit de vive voix, c’est mieux pour tout le monde. Et ça va aussi pour n’importe quelle bonne évaluation.

Je pense que tu n’es pas à la hauteur.

C’est sûr que ce n’est pas facile à dire ! Mais souvent lorsque c’est difficile c’est parce que c’est juste. Si vous pensez que votre collaborateur n’est pas à la hauteur pour une tâche ou à sa place dans une équipe, rectifiez le tir. Cherchez une solution bénéfique pour tout le monde, aiguillez-le sur un autre segment lorsque c’est possible. Sinon, prenez le temps d’en parler de vive-voix pour trouver des solutions, parce que in fine envoyer ce genre mail ou une gifle c’est pareil.

Je vais le faire sans ton approbation.

Apparemment vous n’êtes pas d’accord avec votre manager. A tort ou à raison, qu’importe… Ne le dites pas de cette manière. En fait ne le dites pas du tout. Un mail pour annoncer que vous êtes un factieux n’arrangera rien pour personne. Sauf à vous mettre à dos votre manager. Prenez votre courage à deux mains et allez lui en parler pour expliquer votre vision du projet. Cela, sans lui jeter votre gant à la figure, parce qu’un gant virtuel c’est pas vraiment class.

Ce n’est pas toi qui décide.

Cela pourrait-être la réponse que vous auriez reçu si vous aviez eu la mauvaise idée d’envoyer le mail du point précédent. A n’envoyer que si vous prévenez un collègue qu’il s’aventure en terrain dangereux. Mais si le décideur c’est vous et seulement vous alors non pas de mail. Si votre habitude justement est d’envoyer ce genre de mails vous comprendrez aisément qu’un employé prenne ses aises ou essaye de s’émanciper. Si vous n’êtes pas d’accord et que vous considérez qu’il outrepasse ses fonctions, prenez votre téléphone et parlez-en. Quitte même à louer ses qualités de prises d’initiatives sans le museler, donc surtout pas ce type de mail.  

Voici le compte-rendu (avec tous les détails)

Un compte-rendu c’est bien, c’est même important. Mais dans un mail les détails ne servent à rien sauf à perdre du temps pour les écrire et à embrouiller le lecteur en masquant l’essentiel.

Si vous avez quelque chose d’important à expliquer faites-le encore de vive voix. Un compte-rendu se doit d’être simple, concis et direct. Le reste c’est de la littérature et ce n’est pas par email.

Parfois un mail mal envoyé peut créer des problèmes là où on croyait en régler. Et souvent cela peut engendrer une bataille de mails rangés et sans fin.

N’utilisez les mails que pour du factuels, des réponses simples et brèves, pour prévenir de tels ou tels changements. Dès lors que c’est compliqué, chargé d’émotion ou personnel, oubliez-le et privilégiez le téléphone ou cinq minutes de face à face.