Comment se retirer d’un engagement avec diplomatie ?

Imaginez la situation suivante : votre collègue de travail vous demande de jouer un rôle de premier plan dans son prochain projet. Vous êtes enthousiaste et flatté et vous vous empressez de dire « oui ». Trois semaines plus tard, votre boîte de réception déborde et votre agenda est plein.  Vous savez que vous pouvez revenir sur votre engagement, mais ne souhaitez pas manquer à votre parole. 

Finalement dire non, après s’être déjà engagé, est une situation embarrassante pour tout le monde. Vous pouvez craindre de nuire à vos relations, d’avoir la réputation d’être peu fiable ou volage, ou d’être considéré comme quelqu’un qui n’a pas l’esprit d’équipe. Ces inquiétudes sont plus aiguës chez les personnes très performantes et très sensibles. Elles ont du mal à fixer des limites et sont enclines à trop réfléchir.

Vous vous reconnaissez ? Peut-être avez-vous une peur bleue à l’idée de revenir sur votre accord et de contrarier ou de décevoir quelqu’un d’autre. C’est normal de ressentir cela.

Des études récentes ont indiqué que notre cerveau ne fait pas la distinction entre la douleur physique et un éventuel rejet social. Alors, pour éviter ce malaise intense, vous prenez le taureau par les cornes et faites ce que vous avez dit que vous feriez, même si cela vous coûte votre santé mentale ou votre équilibre émotionnel.

Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous devez vous retirer d’un engagement, qu’il s’agisse d’un conflit ou d’un simple manque d’intérêt ou de capacité à aller jusqu’au bout, il est essentiel de se retirer avec diplomatie. C’est ainsi que vous maintiendrez des relations solides et une excellente réputation.

Voici comment dire non à quelque chose après l’avoir accepté, tout en conservant votre professionnalisme et votre tact.

Connaissez le prix.

Assurez-vous que vous êtes sûr de vouloir vous retirer avant d’en parler aux parties prenantes. Il y aura un coût d’opportunité, et il est bon d’en être conscient avant de faire quoi que ce soit.

Disons par exemple que vous avez accepté de participer à un nouveau projet organisé par votre supérieur, mais que vous reconsidérez maintenant votre participation. Réfléchissez à l’importance du projet dans le contexte plus large de ce dont l’entreprise a besoin pour prospérer.

Si le fait d’adhérer au projet vous permet d’apprendre à faire de nouvelles choses, d’établir de nouvelles relations ou de vous exposer à de nouveaux services, cela vaut peut-être la peine de maintenir le cap. Mais si le prix à payer est trop élevé ou si vos projets existants en pâtissent, il est temps de trouver une issue et peut-être de revenir sur votre engagement.

Changez de perspective.

Si vous craignez de paraître peu fiable ou égocentrique en vous retirant d’un engagement, rappelez-vous qu’il serait pire de rester à moitié engagé ou de ne pas mener le projet à terme. Vous pouvez avoir l’impression d’être conciliant en vous acharnant sur quelque chose que vous ne voulez pas faire, mais si vous ne pouvez pas fournir un travail de qualité, vous mettez en danger vos relations, votre bonheur et votre réputation de performance.

Et pensez aux qualités que vous démontrez en vous retirant. Vous montrez des signes de leadership : transparence, gestion du temps et établissement de priorités, entre autres.

Soyez sincère mais diplomate.

Faites en sorte que votre retrait soit concis, clair et assertif. Veillez à ce que votre communication soit sincère avant tout, réfléchie et directe. Par exemple, si vous revenez sur votre engagement et quittez un projet dirigé par l’un de vos amis, vous pouvez formuler votre message de la manière suivante :

« Lorsque tu m’as demandé de participer à ce projet il y a deux mois, j’avais toutes les raisons de croire que j’avais la marge de manœuvre nécessaire pour le mener à bien. Cependant, après avoir examiné mes autres engagements, il est clair que j’essaie d’en faire plus que ce que je peux raisonnablement faire tout en maintenant la qualité. Je vais donc devoir revenir sur ma décision et refuser la proposition. »

En expliquant brièvement pourquoi vous avez pris cette décision, vous augmentez les chances que la nouvelle que vous annoncez soit mieux reçue. Par exemple, vous pourriez dire : « Lorsque nous avons discuté de la possibilité de m’engager, je n’avais aucune idée que je serais affecté à un autre énorme projet en plus du vôtre. Comme c’est exactement ce qui s’est passé, je dois me retirer ».

Si vous devez quitter un projet avec votre patron, vous pouvez expliquer : « J’ai récemment revu mes priorités et si je continue dans cette fonction, je ne serai pas en mesure de maintenir le même niveau d’excellence dans mes responsabilités principales. Ce ne serait pas un bon choix, ni pour l’équipe ni pour moi-même. Je dois donc respectueusement refuser et me retirer ».

Protégez la relation.

Il est approprié de présenter des excuses et d’assumer la responsabilité des malentendus, des erreurs ou simplement d’une mauvaise évaluation de ce que vous pouviez assumer confortablement. L’autre partie comptait sur vous et a pu élaborer sa stratégie en supposant que vous participeriez pleinement jusqu’à la fin.

Pour revenir à l’exemple de l’abandon du projet, vous pourriez dire : « Je m’excuse pour tout inconvénient. Je suis impatient de savoir comment tout cela va se passer ». En montrant que vous êtes reconnaissant et en terminant sur une note optimiste, vous faites preuve de compassion et d’attention.

Proposez une alternative.

Suggérez un nouveau calendrier ou reportez la date si vous souhaitez sincèrement aller de l’avant avec l’engagement que vous repensez. Vous pouvez laisser la possibilité d’un futur oui en disant quelque chose comme : « Après avoir regardé mon calendrier, j’ai réalisé que je devais finalement refuser le projet pour le moment. J’espère que vous reviendrez vers moi à l’avenir. Pouvons-nous en reparler dans quelques mois ? »

Afin de ne pas laisser l’autre personne dans l’embarras, vous pouvez lui proposer une alternative. Vous pouvez peut-être mettre la personne en contact avec un collègue qui pourrait l’aider, ou avec un indépendant avec lequel elle pourrait travailler. Peut-être partagez-vous une ressource que la personne pourrait trouver utile, comme un podcast, un programme de formation ou une communauté qui pourrait résoudre le problème ou répondre à ses besoins.

Tirez les leçons de votre expérience.

Bien qu’il soit inconfortable et désagréable de se retirer d’un engagement, cela peut offrir une leçon précieuse ainsi qu’une occasion de lutter contre les tendances à plaire aux gens qui pourraient vous empêcher d’avancer. Saisissez cette occasion pour apprendre et pour améliorer votre discernement concernant les engagements que vous prendrez à l’avenir. Dites « oui » uniquement aux opportunités qui vous passionnent et que vous avez le temps de mener à bien.

Quelle que soit votre prévenance, il peut être nécessaire, de temps à autre, de changer d’avis ou de remplacer votre oui par un non. Vous ne devez pas en faire une habitude. Pour obtenir le meilleur résultat possible, efforcez-vous d’aborder les situations de ce type avec discernement et sensibilité.

Article traduit de Forbes US – Auteure : Melody Wilding

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