Comment optimiser la gestion des équipes à distance ?

Depuis la pandémie de Covid-19, les entreprises ont dû s’adapter à un environnement en constante évolution. Aujourd’hui, elles doivent élaborer des stratégies solides pour adopter le travail à distance sur le long terme.

Findstack a rassemblé des données qui montrent que 16 % des entreprises dans le monde fonctionnent entièrement à distance ; 77 % des travailleurs à distance disent qu’ils sont plus productifs lorsqu’ils travaillent à domicile et 74 % de ceux qui disent qu’avoir la possibilité de travailler à distance les rendrait moins susceptibles de quitter l’entreprise. Au Brésil, 58 % des travailleurs préfèrent désormais travailler sous cette forme, tandis qu’aux États-Unis, 58,6 % de la main-d’œuvre totale sont des travailleurs à distance, selon le rapport Findstack.

Avec ces changements, les entreprises doivent réfléchir à la gestion des équipes externalisées et à distance, ainsi qu’à la manière dont le travail à distance affecte la sécurité et la qualité du service qu’elles fournissent. Pour les entreprises qui dépendent de la technologie, cette préoccupation était déjà une réalité avant la pandémie, notamment dans le domaine du développement de logiciels.

Comment diriger des équipes à distance et externalisées ?

Afin d’optimiser le travail à distance et externalisé, l’équipe dirigeante doit commencer par définir chaque processus de travail. Les définitions sont importantes car les rôles et les responsabilités de chaque processus doivent être clairement expliqués. Qui s’en charge ? Que font-ils ? Quand le font-ils ? Grâce à ces réponses, l’équipe de direction peut faciliter la mise en place d’une méthodologie de suivi unique.

Lorsqu’on surveille des équipes à distance, il est toutefois crucial de connaître son équipe et ses clients. Après tout, les relations sont essentielles au développement de la collaboration. Chaque partenaire et chaque groupe de travail a une manière singulière de travailler, vous devrez donc réfléchir à la manière de générer la confiance. Par exemple, même avec les différences de fuseaux horaires et de lieux, vous devez renforcer la perception de proximité. Créez une culture du retour d’information sur le travail, un leadership accessible et présent et une bonne dynamique de construction d’équipe, car les équipes doivent savoir qu’elles ont un espace pour écouter et parler.

Abandonnez l’idée que, en tant que dirigeant, vous devez tout décider. Une prise de décision décentralisée peut avoir un impact énorme sur l’estime de soi de votre équipe. Supervision ne signifie pas ingérence directe. Faites de la place pour que l’équipe puisse travailler. Créez des rapports d’activités quotidiens, en fonction des résultats attendus sur ce qui est en cours de développement. Développez l’autonomie et diffusez les nouvelles responsabilités de manière équitable afin d’accroître la crédibilité et l’alignement entre le manager et l’équipe. Une façon d’y parvenir est d’adopter la technique de délégation à sept niveaux et un tableau de délégation pour partager les résultats.

Surtout, investissez dans votre équipe, où qu’elle se trouve. Il s’agit d’investir dans les technologies et la formation, mais aussi dans l’amélioration des processus et l’exécution des tâches, comme l’utilisation de méthodologies agiles et de tableaux de bord de gestion. En mettant correctement en œuvre ces stratégies, l’équipe devrait remarquer que la direction encourage l’autonomie et la responsabilité. L’équipe de direction, quant à elle, peut mesurer la qualité, l’efficacité et les résultats de cette stratégie en prêtant attention à ces paramètres clés :

– ROI

– Rendement (taux d’efficacité)

– Taux de défaillance des logiciels

– Pourcentage de conformité aux accords de niveau de service

Enfin, les bonnes plateformes sont les meilleurs alliés des dirigeants pour gérer les équipes à distance. Azure DevOps, par exemple, peut vous aider à planifier, suivre et surveiller l’activité rapide grâce à des outils agiles en générant des tableaux de bord partagés par l’équipe, des tableaux Scrum et Kanban, des listes de tâches et des rapports personnalisés. Parmi les autres options à envisager, citons Atlassian Jira ainsi que des programmes de gestion opérationnelle, des plates-formes de veille stratégique (BI) et des tableaux de bord de suivi du temps.

Défis et points d’attention

Le grand défi du management est de mettre en place un moyen pragmatique, simple et cohérent de favoriser la connexion entre les membres d’une équipe dans des environnements distants. Les recherches indiquent que les principaux défis qui méritent une plus grande attention sont : le manque de communication et de connexion, la solitude, les horaires et les lieux différents et la capacité à se déconnecter.

Un bon gestionnaire d’équipes à distance est donc constamment attentif à ces difficultés. Des pratiques simples peuvent aider à les résoudre et à développer des compétences non techniques dans votre équipe, comme une « pause-café » virtuelle hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, que ce soit pour parler de questions professionnelles ou de sujets qui ne sont pas directement liés au travail ; des célébrations pour les victoires remportées ; l’amélioration continue du processus d’intégration avec l’équipe.

À ce stade, il est encore possible de favoriser des moments qui renforcent une culture organisationnelle forte. Veillez à mettre en place toutes ces pratiques : un plan d’emploi et de rémunération solide, un plan de développement individuel, des primes de compensation à haut rendement et un système – de préférence avec possibilité d’interaction anonyme – pour mesurer la satisfaction et le bonheur des employés.

La qualité du travail est directement liée à la rétention des talents et à une collaboration saine entre les personnes. Et pour retenir les bons professionnels, ils doivent sentir qu’ils ont de bonnes conditions de travail, qu’ils travaillent bien, qu’ils évoluent constamment et qu’ils font partie d’un objectif. Agir avec un management qui applique ce que nous soulevons dans cet article peut générer ce sentiment positif, réduire les écarts culturels et augmenter la sécurité, la confiance et la qualité du travail des équipes.

Article traduit de Forbes US – Auteur : Mateus Hernandes Rodrigues (Responsable des opérations internationales chez DB1 Global Software)