Comment mieux se concentrer sur nos priorités

Plus le temps passe, plus nos listes de choses à faire semblent s’allonger. Les employés croulent sous les e-mails, et malgré toutes les approches de gestion des tâches possibles, beaucoup d’entre nous restent à la traîne. Voici trois façons de changer d’état d’esprit pour mieux gérer votre flux de travail.

Un article de Amy Leschke-Kahle pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie

Pensez aux priorités, et non aux tâches.

La plupart des approches de gestion du temps et du travail se concentrent sur les tâches ; chaque chose qu’un employé pense devoir faire à un moment ou à un autre. Cette liste devient souvent très longue et rapidement obsolète, et il faut sans arrêt la mettre à jour. Le problème avec les tâches, c’est que certaines sont importantes, d’autres non ; certaines sont urgentes, d’autres non. Une meilleure approche consiste à établir une liste de priorités, en fonction des niveaux d’importance et/ou d’urgence. Une « priorité » est différente d’une tâche, elle se distingue des autres et elle mérite plus d’attention. Pour être efficace, assurez-vous que vos priorités méritent de figurer sur la liste.

Appuyez-vous sur vos collègues.

Dans le monde du travail dynamique d’aujourd’hui, les demandes urgentes ne viennent pas seulement de nos managers. Elles peuvent provenir d’autres collègues ou dirigeants de l’organisation. Elles peuvent venir de n’importe où. C’est ainsi que le travail fonctionne aujourd’hui. Croyez-le ou non, certains employés s’épanouissent sous la pression. Le récent rapport Today at Work d’ADP a révélé que 32 % des employés se montrent à la hauteur en cas de stress. Une bonne méthode consiste à passer quelques minutes à identifier vos collègues qui se sentent motivés quand l’urgence se présente. Vous pouvez même vous adresser à des collègues spécifiques et leur demander s’ils veulent bien vous aider pour une certaine tâche. Vous ne déléguez pas, mais vous honorez leurs compétences et leur talent pour répondre dans l’urgence.

Partagez vos priorités.

Vous êtes-vous déjà demandé à quel point il aurait été utile de savoir qu’un collègue travaillait sur quelque chose ? Vous auriez peut-être pu établir un partenariat avec quelqu’un, partager votre expertise ou éviter de dupliquer les efforts. Une méthode efficace pour éviter cette situation consiste à partager vos priorités avec vos partenaires clés chaque semaine. C’est facile à faire puisque vous avez déjà établi une liste pour vous-même. Le modèle doit être simple. Le premier jour de votre semaine de travail, partagez la liste avec un court message du type : « J’ai pensé qu’il serait utile pour vous d’avoir une visibilité sur mes priorités cette semaine. J’ai noté celles pour lesquelles j’aurais besoin d’aide. Faites-moi savoir si vous avez des commentaires ou des conseils à me donner. » Pas besoin de longues explications ou d’envoyer des courriels distincts aux différents partenaires. Cela ne devrait pas prendre plus de cinq minutes. Cette pratique permet non seulement de consolider votre travail pour la semaine, mais aussi de le partager avec d’autres acteurs clés.

Il faut parfois des semaines, voire des mois, pour créer une habitude. Il est nécessaire de simplifier. Concentrez-vous sur les quelques éléments essentiels qui feront la différence. Au travail, concentrez-vous sur les priorités, pas sur les tâches. Identifiez les collègues qui pourraient vous aider en cas de besoin. Et partagez vos priorités avec vos principaux interlocuteurs chaque semaine.