Comment les entreprises réduisent les distractions sonores au bureau

Un article de Jena McGregor pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie

Chad West ne se rend à son bureau londonien qu’une fois par semaine. En tant que vice-président du marketing chez Argent, une entreprise de portefeuille crypto intelligent, il assiste aux réunions de stratégie ou de création. Mais lorsqu’il essaie simplement de travailler, les distractions et le bruit dans le bureau en open space d’Argent le rendent 40 % moins productif qu’à domicile, estime-t-il. La musique provenant des écouteurs de ses collègues et leurs voix le distraient, tandis que le bruit des ingénieurs logiciels tapant sur leurs claviers l’irrite profondément.

« Je ne sais pas si c’est parce que nous sommes tous devenus un peu plus psychopathes, ou si cela a toujours été en nous, mais je remarque tout maintenant », déclare l’homme de 33 ans. « Si quelqu’un se permet de passer un appel téléphonique dans un petit bureau où les autres tentent de se concentrer, cela m’agace profondément. »

Plus de quatre ans après que la pandémie a forcé la majorité des employés de bureau à travailler depuis chez eux, beaucoup sont retournés au bureau, que ce soit à cause des directives de l’employeur, d’un désir de socialiser avec des collègues ou de la nécessité de s’éloigner de colocataires ou de la famille. Environ 27 % des journées de travail rémunérées aux États-Unis en mai ont été effectuées à domicile, une nette diminution par rapport aux quelque 60 % au plus fort de la pandémie, mais une augmentation par rapport à moins de 10 % avant celle-ci.

Avec le retour des employés au bureau à temps plein ou partiel, les plaintes concernant une frustration de longue date, le bruit et les distractions des bureaux en espace ouvert, ont augmenté. Les travailleurs participent à davantage de réunions Zoom depuis le bureau, souvent en élevant la voix lors de ces appels vidéo. Les patrons encouragent les jours de présence au bureau pour « collaborer » et développer des liens sociaux, ce qui amplifie les discussions résonnant dans l’espace.

Aggravant la situation, dans les entreprises qui ont réduit leur espace de bureaux pour s’adapter à moins de personnel sur place, les salles de conférence et les espaces privés se remplissent rapidement. Les premiers à les occuper les gardent toute la journée. « C’est tout simplement un comportement humain », explique Melissa Strickland, directrice générale du cabinet de design HLW. « Si mes réunions s’enchaînent, pourquoi devrais-je changer de salle alors que je peux prendre tous mes appels dans cette pièce qui m’est réservée ? »

Les nuisances sonores au bureau : un défi de taille pour les employeurs

Dans une enquête menée en septembre 2023 par la société de recherche en milieu de travail Leesman, les niveaux de bruit ont été classés parmi les 10 caractéristiques les plus importantes du bureau, se situant entre des toilettes fonctionnelles et un service d’assistance informatique. Cependant, seulement environ 32 % des employés sont satisfaits des niveaux de bruit dans un bureau moyen, selon une autre enquête de Leesman publiée en avril dernier. Seuls deux problèmes avaient des taux de satisfaction plus bas dans ces bureaux : l’accès à des installations de loisirs à proximité et la fréquence des passages devant les postes de travail.

La réponse à toutes ces plaintes constitue une opportunité commerciale, avec des vendeurs qui réussissent à proposer une gamme variée de solutions, allant des cabines téléphoniques aux services de « sonorisation » utilisant une approche biophilique pour étouffer les voix par des sons naturels. Les fabricants de meubles et les designers d’intérieur ajoutent plus de matériaux acoustiques et conçoivent des « bibliothèques » pour des espaces de travail calmes. Certains employeurs distribuent des écouteurs à réduction de bruit et construisent même des outils pour aider les travailleurs à avertir leurs collègues lorsqu’ils ont besoin de se concentrer.

« C’est le problème que chaque organisation tente de résoudre », déclare Tim Oldman, fondateur de Leesman. Il observe que les designers se tournent vers une reconfiguration des espaces intérieurs, en créant davantage de salles de réunion, de bureaux privés et de salles calmes, que de nombreux travailleurs recherchent. « Si nous voulons que les employés reviennent au bureau, nous devons offrir des espaces qui répondent à leur besoin d’intimité acoustique et visuelle distincte. »

Les distractions au bureau sont plus qu’une simple nuisance mineure. Une étude de 2021 publiée dans le Journal of Management & Organization a révélé que dans des expériences avec des environnements contrôlés, les niveaux de bruit standards des bureaux en espace ouvert provoquaient des augmentations des indicateurs de stress physiologique tels que des fréquences cardiaques plus élevées, des expressions faciales de dégoût et des ressentis négatifs des travailleurs.

« Nous ne nous habituons pas au bruit », observe Libby Sander, professeure adjointe à l’université Bond en Australie, qui a travaillé sur l’étude. « Nous avons tendance à croire que l’on s’y habitue avec le temps… Mais physiologiquement et psychologiquement, notre corps reste sensible à ces conditions. »

Framery, Moodsonic, IKEA : révolutionner les bureaux avec des solutions acoustiques innovantes

Le désir de mieux contrôler le bruit au bureau a contribué à la croissance d’entreprises comme Framery, basée en Finlande, l’un des plus grands fabricants de cabines téléphoniques de bureau, modernes et vitrées. Ces cabines commencent à environ 8 000 euros pour un modèle compact simple. Certaines peuvent accueillir jusqu’à six personnes, les rendant similaires à des salles de conférence fermées. En 2022, le chiffre d’affaires mondial de Framery a atteint 164 millions de dollars (152 millions d’euros), en hausse par rapport à 86 millions de dollars (79,8 millions d’euros) en 2020 et 101 millions de dollars (93,8 millions d’euros) en 2021. Bien que les ventes aient légèrement baissé en 2023 en raison de l’incertitude du marché, de l’inflation et des taux d’intérêt plus élevés, le cofondateur et PDG Samu Hällfors s’attend à une croissance rapide cette année, même s’il n’a pas partagé de prévisions spécifiques.

En mars, l’entreprise a ajouté une nouvelle ligne de cabines qui non seulement isolent le son pour les utilisateurs assis dans les cabines, mais disposent d’un système de « masquage sonore » qui émet un son semblable à du bruit rose dans les zones environnantes. Ce faisant, les cabines augmentent le bruit ambiant dans les espaces voisins, avec pour objectif de rendre les discussions de bureau moins intelligibles. « Le niveau de bruit lui-même ? Oui, c’est un problème, mais ce qui est vraiment gênant, c’est quand votre cerveau reconnaît un mot familier », déclare M. Hällfors.

C’est pourquoi les designers et les entrepreneurs ajoutent du son dans les espaces, ce qui permet de répondre aux préoccupations liées à un excès de bruit ou à un silence trop pesant. Après avoir travaillé pour d’autres dans le domaine du son pendant plus d’une décennie, Evan Benway a lancé Moodsonic, basé à Londres, en 2022. Il travaille maintenant avec des entreprises comme SAP, GSK et Steelcase pour créer des « paysages sonores réactifs » qui utilisent des capteurs pour générer un son de fond qui s’adapte en temps réel à la distraction ou à la stimulation de l’environnement.

En effet, Moodsonic aide les entreprises à résoudre un des paradoxes du lieu de travail post-pandémie : les gens sont distraits par le bruit au bureau, mais c’est souvent parce qu’il y a trop de silence, plutôt que trop de bruit. « Au lieu d’avoir 60 personnes dans un bureau ouvert avec un fond sonore constant de nombreuses conversations, il y a maintenant peut-être 15 personnes, et quand une personne parle, tout le monde entend tout ce qu’elle dit », explique M. Benway. « Chaque mot est distinctement audible, et c’est ce qui dérange le plus les gens. »

Les capteurs de Moodsonic mesurent les niveaux de bruit et ajustent les « paysages sonores » en conséquence, incluant des chants d’oiseaux subtils ou des bruits de ruisseaux. Les ajustements se font en fonction de la proportion d’appels de vente bruyants par rapport aux périodes de travail concentré, ou en tenant compte de l’activité générale de la journée. M. Benway ne révèle pas les revenus, mais il affirme que l’entreprise travaille avec 30 des 500 plus grandes entreprises américaines et est déjà rentable. En sa deuxième année, elle a triplé la superficie où elle fournit des paysages sonores et a augmenté les abonnements de 150 %.

D’autres connaissent le succès en répondant non seulement au besoin de confidentialité des travailleurs de bureau, mais aussi aux désirs similaires des travailleurs à distance. Le capital-risqueur renommé Fred Wilson, cofondateur d’Union Square Ventures à New York, et sa femme Joanne, investisseuse providentielle, lancent cet automne le deuxième emplacement de Framework, un espace de coworking à New York, dans un bâtiment industriel emblématique revitalisé qui abritait autrefois une importante usine de sucre (The Refinery at Domino). Ils ont eu cette idée après avoir constaté que dans des villes comme New York, les entrepreneurs, créatifs et autres travailleurs à distance disposent de peu d’espace personnel, explique Joanne, en faisant référence aux espaces de coworking.

Au premier emplacement des Wilson dans le quartier de Clinton Hill à Brooklyn, les membres paient entre 755 et 860 dollars par mois, selon la durée du bail, pour leur propre cabine insonorisée dans l’espace aérien de Framework, équipé d’un mini-réfrigérateur, d’une bouilloire et d’une cafetière à piston. Initialement conçues pour distancer socialement les personnes pendant la pandémie, les cabines attirent maintenant les membres pour d’autres raisons. « C’est calme, et ils n’ont pas à écouter leur voisin parler à leur ami, leur femme ou quoi que ce soit », a déclaré Fred Wilson à Forbes. Le premier emplacement a une liste d’attente d’environ une vingtaine de personnes.

Les fabricants de meubles et les designers d’intérieur, eux aussi, intègrent davantage de protection acoustique dans leurs espaces. Zintra Acoustics, une ligne de panneaux muraux, de diviseurs d’espace et de plafonniers qui aident à absorber le son, connaît « une demande croissante » pour des solutions acoustiques, a déclaré Kirsten Grosman, responsable du marketing produit pour la marque, qui appartient au groupe Baresque basé en Australie, dans un communiqué envoyé par e-mail. « Le bruit est devenu la principale plainte des employés », a-t-elle déclaré.

Pendant ce temps, la société suédoise IKEA, qui est dans le secteur des meubles de bureau depuis 40 ans, lance une nouvelle ligne (connue sous le nom de MITTZON) qui est conçue en partie pour aborder les nuisances sonores. Par exemple, elle a ajouté un matériau à base de fibres de bois, normalement utilisé dans l’industrie de la construction pour l’isolation, aux écrans acoustiques qui sont enveloppés de tissu. IKEA a également collaboré avec des fournisseurs pour réduire le bruit du mécanisme de réglage en hauteur de ses bureaux électriques, actionné par une simple pression sur un bouton. « Le rôle du bureau a changé », déclare Philip Dilé, développeur de design produit chez Ikea. « La majorité des gens nous ont dit qu’ils voulaient revenir au bureau pour trouver de la concentration et moins de distractions. »

La nouvelle ligne d’IKEA, avec ses écrans acoustiques, illustre un mouvement plus large visant à offrir davantage de solutions qui ne nécessitent pas beaucoup de bureaux ou de salles privées, ce qui contrecarre l’objectif de faire venir les gens au bureau pour collaborer. « Pourquoi voudrais-je passer ma journée de travail dans une salle remplie de cabines ? » se demande Tracy Wymer, vice-président des idées et de l’inspiration chez Teknion, qui fabrique également des cabines. Elle note que son entreprise travaille sur un nouveau produit fournissant « des indices visuels pour indiquer si vous êtes disponible ou occupé », mais il est encore trop tôt pour donner des détails.

L’employeur monday.com, une entreprise israélienne de logiciels de gestion de projets, utilise des indices visuels. Elle dispose d’une équipe de « Makers » qui ont conçu un dispositif Internet des objets (IdO) appelé « FocusTime ». Ce dispositif se place dans le coin des écrans d’ordinateur des employés et ressemble à un cadran indiquant le temps de travail ininterrompu dont l’utilisateur a besoin. Il complète les icônes de statut de Slack ou Teams que les gens voient habituellement à l’écran.

L’idée est venue d’un employé de monday.com qui avait du mal avec les interruptions de collègues à son retour au bureau. La première version était simplement un drapeau que l’on pouvait lever manuellement pour signaler qu’on ne voulait pas être dérangé. Cela a ensuite évolué en un appareil que les utilisateurs pouvaient activer et désactiver. Le gadget actuel permet aux utilisateurs de régler le temps dont ils ont besoin pour se concentrer, et cette information est copiée dans les applications de calendrier. Si du temps pour un travail calme est bloqué sur un calendrier numérique, cela s’affiche également sur le dispositif.

Saron Paz, chef de l’équipe des « Makers », indique qu’environ 20 employés testent actuellement le prototype du gadget. Un test à l’échelle de l’entreprise est en cours de planification et, potentiellement, le dispositif pourrait être commercialisé. (En septembre, monday.com prévoit de présenter le dispositif lors d’une conférence client à Londres et à New York.) M. Paz espère que les dispositifs « initieront une discussion entre les gens sur leurs besoins en matière de bruit ou d’autres préoccupations », dit-il. « Nous sommes encore attirés par les objets physiques », ajoute-t-il.

D’autres entreprises offrent des écouteurs à réduction de bruit comme avantages pour le retour au bureau ou ajoutent davantage d’espaces calmes dans leurs aménagements. Lors de la conception des nouveaux bureaux de la division Mailchimp d’Intuit, un espace moderne et élégant le long du populaire chemin de marche et de vélo BeltLine à Atlanta, l’acoustique était une priorité. L’ancien espace comprenait une multitude de bureaux dans un entrepôt reconverti avec seulement six cabines téléphoniques ; le nouveau en compte plus de 60, selon le directeur de projet Colin Hughes. Les employés peuvent commander des écouteurs à réduction de bruit gratuitement.

Dans ce « hub d’innovation », comme Intuit appelle le nouveau bureau d’Atlanta, des panneaux acoustiques ont été utilisés sur les murs, les plafonds et comme diviseurs pour séparer les différentes parties du bureau. Il y a cinq espaces « bibliothèque » dans tout le bâtiment, dont plusieurs sont revêtus de bois, remplis de livres et équipés de grandes tables avec des lampes de bureau qui évoquent l’atmosphère d’une bibliothèque universitaire moderne. « Les gens aiment y travailler en silence », affirme M. Hughes. « Si l’environnement ressemble à une bibliothèque avec des livres sur les étagères, vous adoptez un comportement approprié. »

Salesforce aménage des espaces silencieux pour les travailleurs neurodivergents

Un facteur clé dans la création de plus d’espaces silencieux a été une meilleure compréhension des besoins des travailleurs neurodivergents, comme ceux atteints de TDAH ou ayant des difficultés de traitement sensoriel. Des recherches montrent que 15 % à 20 % des employés sont neurodivergents, explique Relina Bulchandani, vice-présidente exécutive des services immobiliers et de lieu de travail chez Salesforce. Cela a conduit Salesforce à concevoir des étages dans sa nouvelle tour à Chicago avec des salles de méditation pour des pauses calmes et des espaces « bibliothèque » équipés de doubles écrans demandés par les ingénieurs logiciels.

« Bien que ces espaces soient qualifiés de bibliothèques, il n’y a pas de signalisation imposant le silence », déclare Mme Bulchandani. Elle note que, puisque les gens passent plus de temps au bureau, ils se sentent plus à l’aise pour prendre des appels à leurs bureaux dans des espaces ouverts. Salesforce a encouragé cela dans la mesure du raisonnable pour éviter que les petites salles de réunion ne soient constamment réservées. « Nous encourageons les gens à prendre des appels à leur bureau, mais il faut juste être attentif, et ne pas passer toute la journée en visioconférence, par exemple. »

Néanmoins, le paradoxe des nombreuses solutions aux distractions au bureau n’échappe pas à M. West de la société Argent. Si chacun pouvait simplement choisir où il souhaite travailler, au lieu de devoir se rendre dans un bureau, certaines de ces solutions ne seraient pas nécessaires. « Tout ce qui devrait vraiment importer à une entreprise, c’est l’efficacité », dit-il. « Si vous faites votre travail comme prévu, alors faites comme bon vous semble. »

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