Comment Bien Gérer Le Télétravail Dans Votre Entreprise ?

La SNCF vient de signer avec les syndicats UNSA et CFDT un accord destiné à encadrer le télétravail. L’accord met en lumière le caractère protéiforme du télétravail : durée comprise entre 36 jours par an et 3 jours par semaine, travail à domicile, en gare ou dans des bureaux mis à disposition par la SNCF, etc… Le télétravail n’est, de surcroît, pas anodin à mettre en place sur le plan juridique tant pour une structure de la taille de la SNCF que pour une TPE ou PME, et ce quelle que soit la forme juridique de l’entreprise.

En France, le télétravail concernerait entre 8% (d’après la DARES) et 14% des salariés (selon les chiffres de l’Anact – Agence Nationale d’Amélioration des Conditions de Travail). Pourquoi cet écart ? Tout simplement parce que le terme télétravail renvoie à des réalités diverses et que les définitions varient. Le télétravail peut être total mais est le plus souvent partiel : selon le cabinet RH Kronos, 56 % des télétravailleurs exercent leur métier hors des bureaux 1 à 2 jours par mois. Mais « hors du bureau » ne signifie pas nécessairement à domicile, même si c’est le cas pour 64 % des télétravailleurs. Il peut aussi être effectué dans des bureaux mis à disposition par l’entreprise (à 21 %) ou en co-working (à 7 %). Bref, de nombreuses possibilités, qu’il faut naturellement anticiper et encadrer juridiquement. C’est la loi du 12 mars 2012 qui fait entrer le télétravail dans le Code du travail, reprenant largement les accords ANI (Accord National Interprofessionnel) de 2005.

Quels sont donc les fondamentaux à avoir en tête pour faire entrer votre entreprise dans le monde du télétravail ?

1 – En amont, consultez tous les partenaires sociaux

La mise en place du télétravail est une opportunité offerte aux employés pour organiser leur vie professionnelle différemment. 96 % des sondés, télétravailleurs, employeurs, managers, considèrent que le télétravail augmente le bien-être au travail !

Cela étant dit, vous devez impérativement informer et consulter votre Comité d’Entreprise ou les délégués du personnel avant de mettre en place en tel dispositif, ainsi que le CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail).

2 – Respectez le principe du volontariat

 Le Code du travail définit le télétravail comme une forme d’organisation du travail volontaire (article L-1222-9 du Code du travail). En pratique, cela signifie :

• qu’un refus de télétravail de la part du salarié ne peut être une cause de rupture de contrat
• que le télétravail doit toujours être réversible.

Ce deuxième point mérite précision. D’abord, la mise en place du télétravail doit s’accompagner d’une période d’adaptation (généralement, quelques mois) pendant laquelle l’employeur et le télétravailleur peuvent, en respectant un délai de prévenance, mettre fin au télétravail. Le salarié doit pouvoir retrouver un poste répondant à son niveau de qualification dans les bureaux de l’entreprise. Ensuite, le télétravail doit rester réversible sur la durée : le salarié doit pouvoir demander une réorganisation de son temps de travail et retrouver un poste dans les bureaux de l’entreprise s’il le souhaite.

3 – Formalisez juridiquement le télétravail

Le principe du télétravail ainsi que ses conditions doivent figurer dans le contrat de travail ou un avenant à celui-ci. Il doit ainsi prévoir les conditions du travail, le lieu où il sera effectué, la durée totale du télétravail, notamment s’il est partiel, ainsi que les jours et heures où il sera mis en place.

Il est fréquent que l’emploi du temps du télétravailleur soit revu avec lui régulièrement, généralement sur une base mensuelle. Dans ce cas, les conditions de cette organisation devront être précisées dans le contrat de travail ou son avenant.

4 – Maintenez l’égalité entre télétravailleurs et salariés “classiques”

Le télétravailleur dispose des mêmes droits que tous les autres salariés de l’entreprise. Il doit notamment pouvoir bénéficier d’un équipement équivalent (ordinateur portable, outils de communication) surtout si cela est nécessaire pour mener à bien le travail à distance.

De plus, vous devrez compenser votre salarié pour l’utilisation de son logement personnel à titre professionnel. Par exemple, vous devez lui verser une compensation sur sa facture internet ou encore son mobilier professionnel.

Enfin, si tout se passe bien, le télétravailleur peut avoir tendance à travailler plus longtemps. C’est à vous de vous assurer que son temps de travail reste équivalent à celui de ses collègues. Si la convention collective dont vous dépendez ne le prévoit pas, vous devez insérer dans le contrat de travail ou son avenant les conditions de contrôle du temps de travail de votre salarié : auto-déclaration des heures, “pointage” informatif, contrôle du temps de connexion… De la même manière, les règles qui encadrent le temps de travail du salarié ainsi que le droit à la déconnexion s’appliquent au télétravailleur.

5 – Protégez les données de vos utilisateurs

Un télétravailleur peut être amené à recevoir ou manipuler des données personnelles de vos clients. Or la protection des données est primordiale et c’est à vous de vous assurer qu’elle est correctement organisée.

Pour cela, vous devez informer votre salarié sur les dispositions légales auxquelles est soumise votre entreprise et sur les règles mises en place dans votre société. C’est notamment le cas pour :

• des restrictions d’utilisation des technologies (notamment internet)
• les sanctions applicables en cas de non-respect des règles.

En retour, le télétravailleur est tenu de respecter la politique de protection des données en vigueur dans l’entreprise.

6 – Attention aux risques liés au télétravail !

Le télétravail est un mode d’organisation particulier, qui n’est pas sans présenter certains risques pour la santé physique et morale du salarié. Même s’il est globalement bénéfique (en moyenne, les télétravailleurs posent 5,5 journées en moins d’arrêt maladie par an),

il existe parfois un risque de surmenage lié à l’absence de déconnexion et à des frontières plus floues entre vie privée et vie professionnelle.

Pour bien gérer le cadre de travail à distance, vous devez permettre au télétravailleur de rencontrer sa hiérarchie et ses collègues régulièrement. Par ailleurs, un rendez-vous annuel doit être prévu, dans lequel les conditions et le temps de télétravail doivent être abordés.

De manière générale, assurez-vous que le dialogue est constant avec vos équipes managériales pour assurer de bonnes conditions de travail à l’ensemble de vos salariés, y compris ceux qui restent chez eux.

Au final, le télétravail est une opportunité pour les salariés mais aussi pour l’employeur. Il permet notamment de réduire les coûts de structure et surtout d’offrir aux salariés des conditions de travail plus attractives et donc de mieux recruter et de fidéliser vos salariés.

Ecrit en collaboration avec Malo de Braquilanges, Legal Developer chez Legalstart.fr