Un projet, aussi bon soit-il, ne peut se suffire à lui-même. Encore faut-il embarquer les parties prenantes pour sa réalisation. En gestion du changement, nous avons l’habitude de dire : « que l’important n’est pas de savoir que l’on a raison mais que les autres le pensent ». Si l’on fait référence aux travaux de Lewin, tout changement génère des résistances que l’on doit appréhender et accompagner pour que les objectifs du projet se réalisent dans une dynamique collective.
La gestion du changement oui mais par où commencer
Le fait de dire qu’il faille faire de la gestion du changement pour embarquer les parties prenantes pour réussir le changement est quelque peu évident. La question n’est pas dans le pourquoi mais le comment. Certes il existe de nombreuses méthodologies, ouvrages et mooc sur le sujet. Mais cela reste une compétence de spécialistes et les démarches proposées peuvent prendre un certain temps que les managers n’ont pas toujours. Toutes les démarches d’accompagnement du changement proposent une phase de diagnostic qui consiste à définir les parties prenantes, les changements, les résistances, les impacts et les stratégies de changement. Cette phase permet de définir les actions de communication, de formation et d’accompagnement. On parle de leviers d’accompagnement dont les résultats sont évalués au moyen d’enquêtes qualitatives et quantitatives et d’indicateurs métier. Le schéma d’ensemble est logique. Mais comment se l’approprier sans être uns spécialiste du sujet ?
Le Change Canvas / Canevas du Changement
La notion de canevas (canvas en anglais) a été introduite dans l’univers du management par Osterwalderdans son ouvrage Business Model Generation (Wiley 2010 1ère édition) avec le Business Model Canvas pour décrire les étapes clés à renseigner sur un support d’une page pour proposer un business modèle pour un nouveau produit. De la même manière nous proposons le Change Canvas pour décrire un projet et son accompagnement en une page. L’objectif est de donner à tous les managers et chefs de projet un outil simple et graphique pour qualifier l’accompagnement nécessaire en termes de changement pour un projet. Le Change Canvas propose de renseigner 7 catégories comme le montre la figure. Un petit conseil, imprimez-le en A1 ou même A0 pour pouvoir travailler dessus à plusieurs autour d’une table.
Figure 1 : Change Canvas
Case 1 : Les points clés du projet
Il s’agit de définir les principales caractéristiques (en termes de changement) du projet à accompagner comme :
- le nombre de bénéficiaires et le nombre de catégories de bénéficiaires
- le pourcentage de bénéficiaires proactifs, passifs et opposants
- la durée et les phases du projet
- le ou les principaux sponsor(s)
- la culture du changement des bénéficiaires
- le fait qu’il y ait dans le projet ou pas des licenciements, des mobilités géographiques et professionnelles
- le projet a-t-il un caractère d’urgence ?
- le budget du projet et sa gouvernance
- les accélérateurs au changement
- les freins au changement
Case 2 : Les facteurs de changement
Quelles sont les facteurs explicatifs du projet ? Pourquoi celui-ci a-t-il été décidé et lancé ? Les facteurs justificatifs peuvent être internes avec des décisions stratégiques ou encore être de nature externe en lien avec la technologie, la mondialisation, le réglementation, la concurrence, des crises, des enjeux environnementaux, les clients et les évolutions sociologiques.
Case 3 : Les types de changement
Quels sont les changements qui devront être accompagnés ? Le projet se matérialise-t-il par des changements d’outils, de stratégies, d’organisations, de métiers, de compétences, de cultures, de comportements ?
Case 4 : Les résistances au changement
Quelles sont les principales parties prenantes et manifestent-elles des résistances au changement ? Et si oui lesquelles ?
Case 5 : Les stratégies de changement
Pour réaliser le projet il est important de se poser deux questions : Le changement sera-t-il incrémental ou rapide ? La changement sera-t-il réalisé en mode collaboratif ou imposé ? Le croisement de ces deux questions permet d’envisager 4 stratégies : Déploiement (Rapide, Imposé), Consultation (Rapide, Collaboratif), Planification (Incrémental, Imposé) et Co-construction (Incrémental, Collaboratif). Il est conseillé de choisir une stratégie majeure et une autre mineure en fonction des phases du projet.
Case 6 : Les leviers de changement
Il est demandé de lister les actions de communication, de formation et d’accompagnement (les ateliers participatifs) avec les parties prenantes tout au long du projet. Les actions proposées doivent aussi être évaluées en termes de coûts pour définir un macro-budget de l’accompagnement du changement.
Case 7 : le pilotage et l’ancrage du changement
Quels sont les indicateurs d’activité qui vont permettre de dire que le changement est réalisé et ancré ? Quels sont les indicateurs qui permettent de savoir si les leviers de changement déployés sont performants ? La notion de pilotage intervient tout au long du projet.
Ces différentes catégories peuvent être renseignées avec des post-it en groupe. Ce travail prend environ ½ journée pour une première formalisation. La fresque du changement propose un canevas de ce type pour construire de manière ludique et collaborative un diagnostic de changement pour un projet à l’aide de cartes qui définissent les facteurs de changement, les types de changement, les résistances, les stratégies de changement, les leviers et les outils de pilotage.
Article écrit avec Kevin Johnson, Professeur HEC Montréal
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