7 Conseils Pour Des Réunions Enfin Efficaces

Beaucoup d’entre nous souffrent d’une surcharge de travail d’équipe. Le nombre de réunions quotidiennes, d’appels téléphoniques et de courriels a augmenté de 50 % et pourtant, ils nous prennent 80 % de notre temps, selon une étude publiée par la Harvard Business Review et menée par Rob Cross, Reb Rebele et Adam Grant.

En plus de ça, il est très fréquent qu’un membre de l’équipe travaille à distance, et d’un coup, les longues réunions inefficaces deviennent monnaie courante.

Loli Wright, directrice générale de Microsoft Teams et Skype, offre des conseils pour rendre les réunions quotidiennes moins répétitives et plus inclusives.

Utilisez la vidéoconférence lorsque vous  le pouvez

Bien que tout le monde ne soit pas fan de la vidéoconférence, c’est la manière la plus efficace de mener une réunion si tout le monde ne peut pas être rassemblé dans la même pièce. La vidéo vous permet de pouvoir voir les expressions faciales de vos collègues, ce qui facilite la conversation, explique Loli Wright. De plus, c’est tout de même plus agréable de voir vos collègues que de fixer le téléphone placé au milieu de la table.

Faites participer tout le monde

Si une personne de l’assistance, ou en ligne, n’a pas encore pris la parole, demandez-lui son avis ou incitez-la à poser des questions.

Faites tomber les barrières

Soyez attentif aux éléments pouvant entraver la discussion. Par exemple, retirer la chaise qui se trouve devant la webcam, ou assurez-vous que la salle de réunion est assez spacieuse pour que tout le monde puisse s’assoir  et participer confortablement.

Dites non aux réunions à rallonge

« Une réunion ne devrait durer que le temps nécessaire », explique Loli Wright. Bien souvent, lorsque l’on prévoit une réunion de trente minutes, d’une heure ou de deux heures, les participants ont l’impression de devoir meubler cette durée. Si vous n’avez que quelques sujets à l’ordre du jour, il n’y a aucune raison de rester plus longtemps que nécessaire. Si vous pouvez finir votre réunion en quinze minutes, tant mieux.

Annulez des réunions

Toutes les décisions n’ont pas besoin d’être prises en réunion. « Si vous n’avez pas besoin d’ue réunion pour faire quelque chose, allez-y, affirme Loli Wright. Les réusions ne sont nécessaires que lorsque vous passez trop de temps à discuter d’un problème par courriel sans trouver de solution, ou si vous avez besoin de discuter en face à face. »

Ne tombez pas dans le piège de planifier des réunions régulièrement sans objectif. « N’ayez pas peur d’annuler des réunions si vous n’avez pas d’ordre du jour particulier, ou si les personnes directement concernées ne sont pas présentes ».

Regroupez les réunions

Tous le monde à besoin de temps libre durant sa journée de travail pour pouvoir se consacrer à ses propres tâches. Loli Wright recommande alors de s’assurer que vous et vos collègues disposiez d’au moins deux heures de temps de travail ininterrompu chaque jour.

Évitez les réunions répétitives

Si vous continuez de faire des réunions sur le même sujet, il est alors fort probable que personne ne partage les résultats de la réunion avec l’équipe ou quels sont les rôles de chacun en fonction des réunions. Loli Wright explique : « Après la réunion, il y a une décision ou une direction qui doit être partagée avec les différentes équipes. Nous avons souvent des réunions qui se ressemblent et nous en oublions cette dernière étape ».