5 façons de transformer vos réunions en passant de l’échange d’informations à la création d’idées

Nous avons déjà tous eu le sentiment que nous avions perdu notre temps après une réunion. Après chaque présentation et chaque appel à des questions de pure forme, nous glissons, peu engagés, vers la prochaine mise à jour monotone. La réunion se termine – au grand soulagement de ses participants – avec une case cochée pour la communication, et le sentiment partagé que peu de choses ont été faites.

Parfois, tout ce dont nous avons besoin est une mise à jour, mais avons-nous vraiment besoin de convoquer une réunion pour cela ? Ou pour chaque sujet léger ? À l’heure où le travail hybride et l’épuisement professionnel sont à l’ordre du jour, nous pouvons maximiser le rendement des réunions importantes et critiques en convertissant le temps passé à partager des informations en un investissement qui permet de récolter des informations cruciales.

Voici cinq façons de tirer le meilleur parti des heures passées en réunion.

1. Rationalisez le partage des informations avant la réunion

Les experts partagent souvent trop de détails qui sont moins pertinents pour leur public. Créez un modèle et donnez des conseils sur ce que les présentateurs doivent partager et dans quelle mesure. Incitez-les à répondre à la question suivante : « Que dois-je faire de ces informations pour mon public ? » S’il n’y a pas de réponse concrète, passez cette information. Ensuite, il faut soit s’attendre à ce que les participants lisent à l’avance, soit mettre en place un processus similaire à celui d’Amazon, en consacrant les 15 premières minutes à la lecture commune d’un document au lieu de consacrer la majeure partie de la réunion à des présentations de partage d’informations.

2. Réduisez les répétitions lors de la première série de discussions sur le sujet 

Une fois l’information partagée, réduisez au minimum les réactions évidentes en posant des questions telles que : « Qui a une réaction différente ? » ou « Levez la main si vous êtes d’accord avec ce que Susan a dit ». En rationalisant la série initiale de réactions, nous pouvons passer à un terrain plus important.

3. Recueillir des idées lors d’une deuxième série de discussions « et après »

Souvent, le premier tour comprend des questions de collecte de données ou des réponses de haut niveau telles que « Bon travail », « Merci pour le travail » »ou « Je ne suis pas d’accord ; je ne vois pas de problème avec le sujet X ». Faites un deuxième tour de table pour recueillir des commentaires plus approfondis. Lancez cette discussion avec des questions telles que : « Maintenant que nous avons suffisamment d’informations sur le sujet, comment pensez-vous qu’il nous aidera à réaliser notre stratégie ? » « Dans quelle mesure cette idée va-t-elle différencier notre position sur le marché ? » « Que risquerions-nous si nous allions de l’avant ? » Formulez des questions qui invitent les participants à réfléchir aux implications du travail, afin que la conversation progresse du « quoi » au « du coup ? ».

4. Réfléchissez lors d’une troisième série de discussions « et quoi d’autre »

Les idées fortes ne proviennent pas seulement du contenu discuté mais aussi de la réflexion sur ce qui a été dit ou non. Après la discussion « et après », encouragez la réflexion en demandant : « Quels étaient les thèmes communs de notre discussion ? » « Quels sont les points aberrants ? » « Qu’est-ce qui n’a pas été dit ? » Les équipes prêtent souvent attention aux thèmes les plus bruyants et manquent les signaux importants qui se cachent derrière des chuchotements ou des éléments non mentionnés. Poussez-vous à penser au-delà des zones d’accord pour découvrir des points de vue divers, aller au-delà de nos propres chambres d’écho et servir un ensemble plus large d’électeurs.

5. Terminez par des actions « et maintenant »

 Après des séries successives de discussions sur le même sujet, plutôt qu’une procession en série de sujets, identifiez les actions émergentes et le processus approprié pour le suivi. De nombreuses réunions suscitent d’excellentes idées qui s’évanouissent par manque de suivi. La saisie des points clés, la promotion d’une discussion sur le « quoi faire maintenant » et le niveau de responsabilité garantissent que nos idées prennent racine.

La plupart des réunions font perdre du temps à l’étape 1, puis se précipitent à l’étape 5 pendant les dernières minutes, sans aborder ce qui doit vraiment se passer. En sautant les étapes intermédiaires, elles agissent souvent sur le symptôme plutôt que sur la cause d’un problème.

Les mises à jour sont importantes. Mais consacrer le précieux temps de réunion à la seule diffusion d’informations épuise l’énergie et divise l’attention. Le partage efficace des données libère du temps de réunion pour générer des idées, des solutions et de la prévoyance. Nous pouvons envisager les réunions comme des occasions d’accomplir des choses importantes, plutôt que comme des temps morts consacrés au traitement des e-mails.

Article traduit de Forbes US – Auteur : Sabina Nawaz

<<< À lire également : La pléonexie organisationnelle : un frein majeur à la transformation des entreprises et du management >>>