4 façons d’améliorer l’efficacité au travail

Avez-vous parfois l’impression que chaque tâche vous prend une éternité ? Si vous trouvez que votre travail avance à un rythme trop lent et cherchez des moyens pour gagner en efficacité, voici quelques conseils pratiques.

Un article de Virginia Hogan pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie

Concentrez-vous sur les priorités

Priorisez vos tâches : voici le conseil le plus important. Commencez votre journée en identifiant les tâches qui nécessitent votre attention immédiate et celles qui peuvent attendre. Si vous souhaitez aller plus loin, envisagez d’utiliser la matrice d’Eisenhower, un outil de prise de décision simple, pour classer les tâches en quatre catégories : urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, et ni urgent ni important. Cela vous aide également à vous concentrer sur une tâche à la fois. Bien que le multitâche puisse sembler efficace, il conduit souvent à une baisse de productivité et à une augmentation des erreurs. De plus, plusieurs tâches sont plus pénibles qu’une seule, car elles sont généralement ennuyeuses. Cette concentration unique permet un travail de meilleure qualité et peut réellement accélérer votre rendement global, car vous n’êtes pas constamment en train de passer d’une tâche à l’autre.

Utilisez la technologie

Vos environnements de travail physique et numérique influencent fortement votre productivité. Organisez votre espace pour réduire le désordre et les distractions, même si certaines sont agréables (comme les plantes, par exemple). Investissez dans une chaise confortable et un bureau ergonomique pour encourager une bonne posture et réduire les tensions physiques. Sur le plan numérique, gardez votre ordinateur bien organisé : classez vos fichiers et fermez les onglets et applications inutilisés. Utilisez la technologie pour automatiser les tâches routinières. Explorez les raccourcis et fonctionnalités pour optimiser votre flux de travail.

Favorisez une communication claire et efficace

Une communication excessive, surtout par le biais de réunions inutiles, peut représenter une grande perte de temps. Améliorez l’efficacité de vos communications en étant concis dans vos emails et messages, et évitez autant que possible les réunions (c’est une règle d’or). Cela inclut également de dire non plus fréquemment, ce qui vous aide à rester réaliste quant à vos capacités. Pour optimiser vos communications, utilisez des outils tels que Slack, qui permettent aux gens de répondre à leur propre rythme tout en respectant un délai imparti.

Ralentissez le rythme

Cela peut sembler contre-intuitif pour améliorer l’efficacité, mais les experts affirment que prendre des pauses régulières et ralentir le rythme peut prévenir l’épuisement professionnel et améliorer la productivité globale. Cela peut être fait tout au long de la journée en utilisant des techniques telles que Pomodoro, qui divise le travail en intervalles (traditionnellement 25 minutes de travail suivies de cinq minutes de pause) pour rester concentré et efficace. En dehors des heures de travail, cela permet de prendre du recul et de réfléchir. De cette façon, vous pouvez identifier les habitudes qui vous ralentissent et les ajuster.

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