4 conseils pour améliorer les processus clés de votre entreprise

Chaque entreprise prospère repose sur une multitude de processus pour garantir le bon déroulement des opérations. Qu’il s’agisse de logistique ou de relations clients, ces processus, composés de nombreux éléments, jouent tous un rôle essentiel dans vos activités.

Une contribution de Kate Vitasek pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie

Malheureusement, de nombreux processus sur lesquels vous comptez quotidiennement ne sont pas aussi optimisés qu’ils devraient l’être. Que cela soit dû à des technologies inefficaces, à un personnel insuffisamment formé ou à une structure organisationnelle inadéquate, ces processus essentiels peuvent entraver vos efforts internes et compliquer la collaboration avec des partenaires stratégiques.

En fait, une étude a révélé que 44 % du temps perdu dans le monde des affaires est directement lié à des processus inefficaces. En entreprenant un effort ciblé pour améliorer vos processus d’affaires, vous pouvez devenir plus efficace tant avec vos projets internes qu’avec vos partenariats externes.

Évaluez vos processus actuels

Vous ne pouvez pas améliorer vos processus d’affaires actuels sans une compréhension complète de leur fonctionnement. Une analyse approfondie des processus d’affaires examine chaque étape de vos pratiques actuelles, en identifiant qui est impliqué à chaque étape et la raison pour laquelle chaque étape est utilisée.

Décomposer vos processus étape par étape est essentiel pour identifier les tâches spécifiques ou les conditions responsables des pannes courantes, comme les goulots d’étranglement, les problèmes de communication ou les ressources insuffisantes. Une fois ces étapes problématiques identifiées, il est nécessaire d’approfondir l’analyse pour comprendre les raisons de ces inefficacités.

Cela peut également nécessiter la collecte de données liées à des étapes spécifiques — par exemple, lors de l’évaluation de votre chaîne d’approvisionnement, vous pourriez examiner les retards ou les envois endommagés liés aux différentes méthodes d’expédition ou aux fournisseurs que votre entreprise utilise actuellement.

Collaborez pour développer un plan de changement

Après avoir identifié les inefficacités qui existent dans vos processus actuels, il peut être tentant de prendre les choses en main en tant que leader de votre organisation. Bien que vous puissiez avoir des idées et des ressources qui peuvent aider à promouvoir un changement positif, vous serez beaucoup plus efficace si vous collaborez avec ceux qui sont impliqués dans le processus existant.

Selon une recherche de la Harvard Business Review, la plupart des organisations voient « jusqu’à un tiers des collaborations à valeur ajoutée provenant de seulement 3 % à 5 % des employés ». Cela peut provoquer un épuisement chez ceux qui font le plus de travail. Déléguer la responsabilité de vos processus d’entreprise pour obtenir l’avis de toutes les parties prenantes concernées garantit que personne ne prend plus que sa part équitable.

Collaborer avec ceux directement impliqués dans les processus peut offrir une meilleure compréhension des raisons pour lesquelles un problème particulier existe, ainsi que des actions considérées comme les meilleures options pour le résoudre. Une étroite collaboration avec votre équipe encouragera également une plus grande adhésion au fur et à mesure des changements et aidera à réduire le risque de malentendus associés à vos mises à jour de processus.

Éliminez, regroupez ou déléguez

L’une des meilleures règles pour améliorer les processus d’affaires est de voir comment vous pouvez éliminer, regrouper ou déléguer différents aspects de chaque processus.

Comme l’a expliqué Minh Nguyen, co-fondateur et PDG de VieAI, lors d’une récente conversation avec moi : « Lors de la décomposition de vos processus, vous devez examiner pourquoi une étape particulière pose des problèmes. Dans certains cas, une étape pourrait être entièrement éliminée et améliorer en fait votre processus. Dans d’autres situations, un manque de formation ou de ressources technologiques internes signifie que votre processus sera plus efficace si vous déléguez à un partenaire ou même envisagez des opportunités d’automatisation. »

M. Nguyen a poursuivi : « Idéalement, vous devriez chercher des moyens de simplifier votre processus chaque fois que possible. Réduire la complexité rend les processus plus faciles à suivre, encourage les membres de l’équipe à utiliser leur propre intuition et peut même faciliter l’identification des problèmes. »

Préparez-vous à une révision et une amélioration continues

Une fois que vous avez audité vos processus actuels et collaboré avec votre équipe pour trouver des moyens de les simplifier et de les améliorer, ne soyez pas tenté de penser que votre travail est terminé. Une véritable optimisation des processus nécessite un état d’esprit de révision et d’amélioration continues.

Cela peut être particulièrement important après la mise en œuvre de changements dans vos processus. Mesurer les résultats et recueillir des commentaires est essentiel pour déterminer si vos changements atteignent les résultats souhaités, ou s’il existe de nouveaux problèmes imprévus qui doivent être abordés.

L’état d’esprit « kaizen » peut être particulièrement utile à mesure que vous progressez avec vos nouveaux processus d’affaires. Kaizen se traduit par « amélioration continue », avec la conviction que tout peut être amélioré. Même de petits changements apparemment progressifs peuvent conduire à des améliorations majeures à long terme. À mesure que vous et votre équipe cherchez des moyens de peaufiner continuellement vos nouveaux processus, vous serez mieux équipés pour vous adapter aux nouveaux changements technologiques ou du marché.

Assurez-vous que vos processus fonctionnent en votre faveur

L’optimisation de vos processus d’entreprise permet finalement à vous et à votre équipe de bien faire les choses de manière constante dans tous les aspects de votre travail. En veillant à ce que vos processus répondent aux besoins de votre entreprise, plutôt que l’inverse, vous pouvez maximiser la productivité et l’efficacité, améliorer l’engagement des employés et créer une culture axée sur la responsabilité et votre vision partagée. La bonne approche favorisera l’amélioration continue et la croissance.

Avec des processus d’affaires améliorés, vous serez également mieux équipés pour collaborer efficacement et travailler de manière à offrir une véritable valeur à vos partenaires.