Dans le cadre de la politique zéro papier, les documents papiers sont progressivement numérisés. La dématérialisation séduit actuellement une multitude d’entreprises. Elle présente, en effet, des atouts considérables, mais exige également la mise en place d’un dispositif de gestion électronique des documents pour leur stockage et leur modification si besoin. Cette contrainte explique l’hésitation de certaines entreprises face à la dématérialisation. Lucas Pantarotto et Jean François Biot, ingénieurs avant-vente chez Pitney Bowes en disent davantage.
L’utilisation des documents papiers pèse de manière conséquente sur les ressources financières et humaines d’une entreprise. Ces supports peuvent également disparaître suite à des incendies et occasionner ensuite la faillite d’une entreprise. En revanche, la dématérialisation permet de réduire les dépenses liées à la consommation de papier et de sécuriser les documents. Depuis quelques années, la tendance à la dématérialisation se confirme progressivement au niveau des entreprises. Ainsi, des variétés de documents incluant ceux qui ont une valeur réglementaire (la facturation, les devis) et ceux qui servent de simples supports sont numérisés. Les défis de cette démarche ne sont pas négligeables à savoir le stockage des données et leur protection. Par conséquent, certaines entreprises ont des difficultés à basculer vers le tout numérique et font appel à des experts externes pour assurer la dématérialisation de leurs documents.
Maîtrisant les règles en matière de gestion électronique documentaire, l’entreprise Pitney Bowes accompagne ses clients dans leur démarche de dématérialisation. Les spécificités de cette compagnie résident dans le fait qu’elle maîtrise tous les aspects des solutions informatiques liées à la dématérialisation et assure la composition documentaire, le traitement documentaire et la gestion de courrier. Elle propose également une offre multicanale qui inclut une garde de communication et d’aiguillage de documents. Pour ce faire, elle installe une solution en Cloud pour le client afin de transférer les documents numériques sur l’ensemble des canaux disponibles (SMS, email, les portails Chorus, …).
