Paie : Les Entreprises Peuvent En Automatiser La Gestion

Les entreprises sont maintenant en mesure d’automatiser la production des bulletins de paie de leurs salariés en s’appuyant sur le travail des éditeurs de logiciel à la pointe des technologies.

Voici un discours qui ne passe pas chez certains professionnels du chiffre qui voient dans ces nouvelles technologies la fin d’un monopole. Pourtant, les résultats sont là : les éditeurs de logiciel français comme Payfitet Silae ont réussi à automatiser une grande partie des tâches nécessaires au traitement de la paie.

Voici un panorama des tâches qui peuvent être automatisées

• La création des nouveaux entrants dans le système ou « onboarding »

Le nouvel entrant a accès à une plateforme en ligne où il entre lui-même les informations le concernant. Une fois ces informations enregistrées, ils les accompagnent d’un scanner de ses documents (carte d’identité, carte de sécurité sociale,..).

Une fois le contrôle de cohérence effectué par un opérateur, les informations sont remontées dans le logiciel de paie. C’est par exemple ce que propose le logiciel de paie Payfit.

• La récolte et l’intégration des éléments variables

La récolte et l’intégration des éléments variables : une des tâches les plus chronophages pour les services paie et RH. Afin de préparer le calcul des bulletins de paie, le gestionnaire de paie doit récolter les éléments variables de paie :

• Maladie
• Congés payés
• Heures supplémentaires 
• Primes
• Evolution du contrat de travail
• …

Puis, il doit les passer en paie. Avec l’automatisation, les managers déclarent les informations dans un portail dédié et ces informations sont intégrées en paie sans besoin de ressaisie.

Quant au temps de travail, des fonctions d’import permettent d’intégrer directement les données des outils de gestion du temps dans le logiciel qui se chargera de calculer la valorisation des heures supplémentaires pour calculer le salaire brut. Le logiciel de paie Silae le permet grâce à la fonction “import”.

• Le calcul du salaire brut

Preuve que l’automatisation de la paie est une réalité : tous les logiciels de paie sont en mesure de calculer le salaire brut en fonction des variables de paie tout en s’assurant que les salaires minimums prévus par la convention collective sont respectés.

• Le calcul des cotisations sociales

Le calcul de la rémunération permet de déterminer le salaire à verser aux collaborateurs.  Mais ce calcul permet également de déterminer les cotisations sociales patronales et salariales.  Ces calculs très complexes ne sont plus l’apanage des professionnels de la paie avec l’automatisation. Il suffit de calculer le bulletins pour que les cotisations soient calculées correctement.

• La déclaration des cotisations sociales

Après avoir calculé et envoyé aux salariés leurs bulletins de paie (fonction automatisable), l’entreprise doit déclarer et s’acquitter des charges sociales auprès des organismes de recouvrement : Ursaaf, retraite, complémentaire, prévoyance…  Pour répondre à cette obligation, l’entreprise doit transmettre les informations via un protocole appelé DSN.

Le logiciel de paie Silae permet d’automatiser le calcul et l’envoi des DSN. Dans le principe, le logiciel de paie va calculer la DSN à une date fixée à l’avance et va déposer par flux EDI le fichier sur le portail NET ENTREPRISE.  Le dépôt effectué, le logiciel va transmettre un compte-rendu des erreurs à l’opérateur désigné.

Pourquoi l’automatisation fonctionne

Le calcul d’un salaire dépend de règles complexes mais toutes issues d’une base commune : le Code du Travail.  Une fois les règles du code du Travail implémentées dans le logiciel de paie, l’éditeur ajoute les spécificités de plus de 600 conventions collectives. Ne reste plus qu’à l’entreprise à intégrer, dans le système de paie, les règles spécifiques à l’entreprise ainsi que les règles contractuelles des collaborateurs.

Mais ce qui fait que l’automatisation est viable sur le long terme, c’est la capacité qu’a l’éditeur de maintenir le logiciel dans un contexte social mouvant.

Parue en 2013, l’étude de Carl Benedikt Frey and Michael A. Osborne condamnait déjà  la profession. Cette étude américaine prévoyait que les progrès technologiques liés à l’automatisation allaient détruire l’emploi des professionnels de la paie. Force est de constater qu’en 2020, soit 7 ans plus tard, l’automatisation de la paie est bien là et le recrutement des gestionnaires de paie bat son plein.  Pour preuve, ce sont 4 234 postes qui sont à pourvoir sur Indeed au 21 avril 2020.

Même avec l’automatisation, le gestionnaire de paie reste indispensable pour le traitement de la paie dans les contextes les plus complexes et pour répondre individuellement aux questions des salariés.