Trois conseils pour faciliter votre reporting RSE

Une contribution de Alvaro Dexeus, directeur général Europe du Sud chez Pleo

La directive européenne sur le reporting extra-financier impose aux entreprises d’être transparentes sur leurs activités en matière de responsabilité sociale (RSE). Que prévoit cette directive, quels sont les défis à relever et comment les organisations peuvent-elles traiter cette problématique efficacement ?  

Il n’y a pas de terme aussi galvaudé que le mot “durable” – trop souvent utilisé à mauvais escient et à des fins de marketing. Toutes les formes de greenwashing, pinkwashing ou rainbowwahsing ont créé de la méfiance autour de ce thème.

C’est donc une bonne chose que les législateurs de l’Union Européenne (UE) obligent désormais les organisations à présenter des chiffres fiables à l’appui des initiatives qu’elles mettent en place. En effet, la directive Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) multiplie les exigences en matière de rapports sur le développement durable pour les entreprises au sein de l’UE.

Conformément à la directive CSRD, certaines organisations publiques étaient auparavant tenues d’établir un rapport sur leur initiatives de développement durable afin de mieux évaluer leurs performances en la matière. Le champ d’application de ces obligations s’est aujourd’hui progressivement étendu aux grandes entreprises publiques et s’appliquera dans les prochaines années à toutes les grandes sociétés conformes à la législation comptable et aux PME opérant sur les marchés financiers. L’objectif est de placer l’information sur le développement durable au même niveau que l’information financière, et de contribuer ainsi à une économie et une société plus durables en Europe.

Une complexité difficile à gérer

Les entreprises n’ont pas beaucoup de temps pour se préparer aux nouvelles exigences. Le champ d’application des rapports représente également un défi : environnement, questions sociales, le traitement des collaborateurs, la diversité ou encore la lutte contre la corruption. La performance environnementale à elle seule comprend, par exemple, la consommation d’eau et d’énergie, les émissions de gaz à effet de serre, la production de déchets et les mesures de protection de la biodiversité. Les impacts sociaux sont également évalués tels que les pratiques de travail, les inégalités de rémunération entre les femmes et les hommes, les droits de l’homme, la diversité et l’inclusion, la santé et la sécurité des salariés et l’engagement communautaire. Cependant, il n’existe pas encore de norme universelle sur la manière de rendre compte de ces impacts.

Les organisations doivent donc rapidement trouver des réponses à ces questions : quels sont les chiffres pertinents, où et comment sont-ils collectés puis traités, qui en est responsable ? Trois approches ont déjà vu le jour et se sont avérées utiles face à cette nouvelle tâche complexe :

1. Mettre en place une équipe référence, de préférence au sein du département financier ou de la stratégie.

Il est essentiel que les responsabilités soient d’abord clarifiées avant de lancer un nouveau projet. Pour les rapports RSE, le service financier apparaît comme le candidat idéal pour l’endosser.

Ce dernier est le plus qualifié pour aborder ce sujet, car les experts y travaillant maîtrisent les chiffres et l’analyse des données. En effet, dans le cadre des rapports financiers, ils ont déjà recensé des processus, des bonnes pratiques, un savoir-faire et des outils, qui peuvent être adaptés à l’élaboration de rapports extra-financiers. Comme pour le rapport annuel, l’objectif est de recueillir des données provenant de différents secteurs de l’entreprise, de les centraliser et de les rendre transparentes. La seule différence ici, c’est qu’il s’agit de valeurs telles que la consommation d’électricité, les volumes de déchets ou les émissions polluantes.

Bien que le département financier reste le mieux placé pour coordonner l’ensemble du processus, toutes les personnes passionnées par le sujet et capables de transformer des analyses en actions peuvent contribuer au reporting ESG.

2. S’appuyer sur la technologie, de préférence avec une base de données centralisée

Etant donné la complexité des rapports RSE, il y a un grand risque de se laisser submerger. Il est donc déconseillé, à ce stade, de collecter les données à l’aide d’un simple tableau Excel. Malgré la précision du cahier des charges, chaque responsable remplira les données à sa manière. Il sera ensuite nécessaire de les homogénéiser, ce qui peut entraîner des coûts et des efforts plus ou moins importants.

Une base de données centralisée, dotée d’une interface intuitive pour les personnes qui renseignent les données permet non seulement de gagner du temps, mais présente aussi de nombreux autres avantages. Elle ne se contente pas d’homogénéiser la saisie des données mais elle peut également intégrer des fonctionnalités supplémentaires : des contrôles de plausibilité basés sur des critères définis, des demandes de commentaires explicatifs ou encore la préparation des chiffres pour le reporting. Des fonctions d’intelligence artificielle pourraient également être ajoutées pour formuler automatiquement le texte du rapport.

3. Les rapports RSE ne sont pas un exercice de routine, mais une opportunité d’impact positif

Garantir que les changements positifs créés par l’entreprise soient transparents et crédibles, c’est la grande opportunité qui réside dans le rapport RSE. Et le potentiel de ce dernier ne s’arrête pas là. Une fois que les responsabilités ont été attribuées et les bons outils mis en place, l’équipe en charge peut davantage se concentrer sur l’identification de nouveaux axes d’évolution à partir des données collectées, augmentant ainsi l’impact positif de l’organisation. Par exemple, au travers de mesures d’économie d’énergie qui non seulement protègent l’environnement mais réduisent également les coûts. La promotion de la diversité et de l’inclusion peut également accroître la satisfaction, la motivation, le sentiment d’appartenance et la productivité des salariés.

Ainsi, la directive européenne CSRD place les entreprises à un tournant crucial : s’agit-il seulement de se conformer aux réglementations ou plutôt de suivre l’esprit de ces réglementations ? En fin de compte, il s’agit de construire une organisation durable, respectueuse de la planète et créatrice de valeur positive au-delà du succès financier. De plus, envisagée de cette manière, la directive européenne transforme les rapports RSE en avantage concurrentiel, plutôt qu’en simple exercice permettant de cocher une case.

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