Téléphonie mobile en entreprise : les 10 leviers pour réduire les coûts financiers et environnementaux

Une contribution d‘Antoine de Verneuil, CEO et fondateur de Strapp

Les entreprises doivent sans cesse trouver des stratégies pour réduire leurs coûts et améliorer leur rentabilité. Pour cela, des audits internes sont conduits, permettant aux dirigeants d’actionner de nombreux leviers. Parmi les plus courants : l’externalisation, la suppression de postes, la refonte de l’organisation, ou encore le benchmark des prestataires. Il est un poste qui coûterait chaque année en moyenne 6 % du budget des équipements des collaborateurs d’une entreprise : celui de la téléphonie mobile. En suivant 10 conseils pratiques, les entreprises pourraient pourtant réduire efficacement les coûts directs, indirects et environnementaux de la téléphonie mobile, de l’ordre de 40 % d’économies par an.

1. Auditer régulièrement l’utilisation de la flotte mobile : le nombre de lignes non utilisées et payées en entreprise représentent un coût significatif. Identifier les lignes inactives ou les fonctionnalités inutilisées permet de prendre des mesures appropriées pour éliminer les coûts inutiles.

2. Renégocier les abonnements avec les opérateurs : l’observatoire 2022 des marchés des communications électroniques réalisé par l’ARCEP indique que le montant des abonnements mobiles a été réduit de 50% entre 2012 et 2022.Renégocier régulièrement les contrats avec les fournisseurs de services permet d’obtenir les tarifs les plus avantageux et de générer des économies substantielles.

3. Opter pour des forfaits sans engagement : Analysez les modèles d’utilisation pour identifier les abonnements sous-utilisés et passez à des forfaits sans engagement afin d’éviter des dépenses inutiles.

4. Négocier des remises sur les volumes pour les accessoires et les services : Dans le cas des flottes conséquentes, l’achat d’accessoires et de services en gros peut souvent conduire à des accords de prix favorables.

5.  Suivi de l’allocation des appareils : le taux de rotation du personnel a doublé en 20 ans. En 2022, une étude du DARES faisait remonter une moyenne de 500 000 démissions par trimestre. Lors du départ d’un collaborateur, il est fréquent d’oublier de récupérer son smartphone et de continuer à financer l’abonnement. Pourtant la mise en place d’une plateforme de suivi des équipements pourrait prévenir les pertes ou les vols pendant la rotation du personnel. 

6. Protégez les appareils pour réduire la casse : La casse de smartphones peut être un facteur de coût important. Selon SquareTrade, 5761 écrans de smartphones se cassent chaque heure. 12 % des smartphones subissent un dommage la première année et peuvent nécessiter une réparation coûteuse. Une dépense qui peut être évitée avec la mise en œuvre des mesures de protection préventives telles que des protections d’écran et des coques. Il est aussi possible de souscrire à une assurance qui va lisser le risque financier lié à un sinistre potentiel.

7. Prolongez la durée de vie des appareils : La durée de vie moyenne d’un smartphone est de 2 à 3 ans, mais de nombreux appareils peuvent durer plus longtemps grâce à un entretien adéquat. Pour cela il est important de conduire une politique interne incitative, qui encourage les collaborateurs à conserver leurs appareils plus longtemps en leur offrant des primes ou en prolongeant les cycles de remplacement. Par exemple, passer de 2 à 3 ans de détention permet d’économiser 33% sur le coût du smartphone.

8. Maintenir un stock adéquat : Conserver un stock d’appareils pour répondre aux besoins imprévus ou aux remplacements d’appareils sans subir de retards ou de coûts supplémentaires permet de préserver l’activité et la productivité des collaborateurs et donc de l’entreprise.

9.   Former les collaborateurs à l’utilisation des appareils : Fournir une formation adéquate permet de garantir une bonne maîtrise de l’utilisation des smartphones. Les coûts cachés et la baisse de productivité liés au temps perdu sont ainsi minimisés.

10.  Mettre en œuvre des programmes de recyclage : Encourager et faciliter le recyclage des anciens appareils afin de réduire leur empreinte environnementale. Actuellement, seuls 15 % des téléphones sont recyclés, alors que 5 milliards d’appareils dorment dans les tiroirs. L’impact actuel de ce point n’est pas pour l’entreprise mais pour la planète. 

En mettant en œuvre ces stratégies de réduction des coûts, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs dépenses liées à la flotte mobile, améliorer la productivité et minimiser leur impact environnemental. L’adoption d’une approche proactive de la gestion de la flotte mobile peut entraîner des économies financières importantes et contribuer à une exploitation plus durable de l’entreprise. En suivant les conseils listés ci-dessous on estime à 40 % en moyenne les économies totales pouvant être réalisées sur le poste de téléphonie mobile dans les entreprises.

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