Après une mise en place contrainte et forcée du télétravail face à l’épidémie du Coronavirus arrivée en France en mars dernier, les organisations ont dû s’organiser devant le fait accompli. Mais que va-t-il se passer au moment du déconfinement ? A en croire les nombreux articles écrits ces derniers temps, il pourrait avoir lieu en plusieurs étapes, et le retour à une vie « normale », telle qu’elle était entendue il y a quelques semaines, n’arrivera pas d’ici quelques mois voire quelques années. Comment les organisations pourraient anticiper ces changements et activer une transformation digitale dès la fin du confinement ? Voici quelques pistes qui pourraient être envisagées :
Etablir un bilan de ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné pendant le confinement
A l’instar d’un diagnostic, il serait intéressant d’établir un bilan de la période de Coronavirus sur plusieurs points, qui ne prennent pas en compte les mesures de restriction gouvernementales sur les fermetures de certains marchés :
- La société respecte-telle les règles sanitaires maximum (distanciation, hygiène, protection…)
- La société possède-t-elle les équipements nécessaires pour assurer un suivi en cas de confinement généralisé (stock de carton pour le e-commerce, automatisation des machines pour l’industrie…)
- Quels collaborateurs ont des fonctions présentielles indispensables au fonctionnement de l’entreprise ?
- Quelles pertes financières ont été engendrées par l’unique fait de ne pas avoir été formé et équipé pour vivre cette cette situation ?
Des systèmes d’information dans le Cloud et une DSI armée en cybersécurité
L’utilisation des outils dans le Cloud et la sécurisation des accès aux serveurs à distance n’est pas systématique dans les entreprises. Pourquoi ? Par oubli, négligence, manque de budget ou parce que le besoin ne se faisait pas ressentir. Mobiliser et impliquer la DSI dans une réflexion d’agilité globale des équipes serait une piste efficace à court terme, pour permettre une reprise forte d’ici la fin de l’année.
- Etablir une liste des outils mis en place et leur utilisation ou non (donc ainsi découvrir que certains outils ne servent plus, et pourraient être remplacés)
- Créer un process de hotline fluide et didactique, et sensibiliser les DSI à la formation
- Sans oublier la mise en place d’une politique de cybersécurité ad hoc. (ainsi que la sensibilisation associée)
Former aux outils digitaux puis systématiser leur utilisation
Explosion de l’utilisation de Zoom et Teams (outils de visioconférence en ligne), installation de Slack comme outil de travail collaboratif, présentations Powerpoint désormais faites sur Google Drive… A marche forcée, beaucoup de salariés se sont mis à l’utilisation de Saas (Software as a service) et ont finalement activé la transformation digitale de services entiers. Gérer la résistance au changement en temps normal, est un challenge incommensurable pour beaucoup de managers : habitudes ancrées, perte de repères, personnalités déstabilisées face au changement. La peur de bousculer ses équipes est finalement la plus grosse contrainte que les dirigeants et managers s’imposent à eux-mêmes. La période que nous vivons pendant le confinement a démontré que lorsqu’une organisation pouvait continuer son activité, et que les salariés (qui pouvaient continuer à travailler) ont finalement réussi à s’intéresser, à utiliser et à collaborer différemment.
Pour capitaliser sur cette dynamique, pourquoi ne pas créer une liste des outils essentiels (et légers et simples de préférence) pour une gestion de l’activité à distance pour la proposer à la DSI ? Puis organiser avec les fonctions formations, RH ou transformation des sessions de formation à l’ensemble des services ? Et bien sûr, avec comme (meilleurs) ambassadeurs la direction générale de l’entreprise ainsi que le top management.
Proposer, sur la base du volontariat de la présence partielle sur le lieu de travail.
Beaucoup de personnes travaillant dans le digital, ou dans des fonctions commerciales ont déjà ce rythme de travail : 1 ou 2 jours par semaine sur le lieu de travail pour la présence sociale, et pour les réunions obligatoires. Par l’exemple, cela montrerait la prise de conscience de l’organisation des grandes mutations à venir et la capacité à s’adapter de celles-ci, message plutôt encourageant. Cela permettrait, également, de désengorger les lieux de travail, les salles de réunion, et à terme de favoriser la décentralisation dans les zones fortement urbanisées, et aussi, pourquoi pas, améliorer les bilans RSE à plus moyen terme, sur les parties Bilan Carbone et Qualité de vie au Travail (QVT)
Et avec, pour orchestrer le tout, le renforcement ou la création une direction de la transformation efficiente et transverse, qui pourra assurer une cohérence globale à l’échelle d’une société. Certains groupes ont déjà initié la démarche avec des directions de projet « transformation » par grand pôle d’activité : Administration, SI, Marketing, Ventes, Production…à évaluer selon la taille des entreprises et leur business model.
Voici donc ces quelques pistes qui sont pourront alimenter les réflexions autour du sujet du déconfinement. Quoi qu’il en soit, cette période a remplacé l’humain au premier plan et nous a tous mis face à nos contradictions, personnelles et professionnelles. Donc, y aura-t-il, comme une forme d’instinct de survie, un retour à la case départ, ou bien une réelle transformation dans les organisations ? La suite au 11 mai et surtout après…
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