La protection des données RH : une priorité de conformité en 2023

Certaines des informations personnelles les plus sensibles collectées en entreprise, telles que les dossiers des salariés, les contrats de travail, la rémunération, les avantages et les évaluations des performances, sont liées aux ressources humaines. Au fil des années, de nombreuses lois ont été promulguées pour protéger la vie privée des collaborateurs avec une attention particulière sur la manière dont les organisations collectent, régissent et éliminent les données RH. 

Le RGPD est l’une des règlementations la plus exhaustive sur la confidentialité des données des employés. Il couvre les données des postulants et des salariés et accorde aux employés les mêmes protections en matière de données personnelles que les consommateurs. Selon ce règlement, les employeurs doivent notamment informer leurs employés des pratiques relatives à la collecte de données et des droits dont ils disposent. 

L’incidence sur la gestion des données RH 

Les entreprises doivent être à jour sur les déclarations de confidentialité, de même les stratégies de gestion du contenu doivent être reconsidérées afin de garantir une gouvernance et une protection solide des données, concernant en particulier les renseignements dont disposent les RH. Cela inclut de fait les informations qui nécessitent des mesures de sécurité importantes en raison de leur caractère sensible, comme les données biométriques, les données de géolocalisation, ou les informations relatives aux origines ethniques. 

Classification et conservation 

Il y a toujours eu des exigences rigoureuses en matière de conservation des documents relatifs aux RH, ainsi que des difficultés à encadrer ce contenu. Trop souvent, les dossiers des salariés ne sont pas régis de manière centralisée et sont hébergés dans plusieurs systèmes, ce qui nuit à la visibilité. Cette situation est surtout difficile lorsque les documents sont hébergés dans des environnements non structurés, tels que les e-mails, les fichiers partagés sur le réseau ou les ordinateurs portables. Par conséquent, de nombreuses organisations rencontrent des difficultés à localiser les documents des collaborateurs et à appliquer des politiques de conservation. 

Demandes de droits des collaborateurs Le volume de données relatives à la vie professionnelle, fréquemment stockées dans des environnements non structurés ou réparties dans des systèmes cloisonnés, pose des défis liés à la réponse aux demandes formulées par les salariés. De nombreuses organisations s’appuient sur leur équipe RH pour soutenir le processus de collecte et de recherche associé à ces demandes, ce qui les empêche d’effectuer d’autres tâches requises au soutien des activités des départements. Cette situation est d’autant plus problématique que les délais pour répondre aux demandes sont très courts. À moins de modifier les processus et d’utiliser des outils spécialisés pour automatiser les activités, les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent de ressources humaines très bien formées, ayant de solides connaissances institutionnelles pour identifier et exploiter ce contenu. 

3 clés pour atténuer les risques grâce aux technologies 

1. Gestion centralisée des documents 

Les organisations doivent établir un référentiel central comme source unique de vérité pour gérer le contenu RH tout au long du cycle de vie des employés et des candidats. La centralisation des documents améliore les possibilités de recherche et d’audit et offre de nombreuses de fonctionnalités qui facilitent les efforts de contrôle, de suppression, de sécurisation et de partage des dossiers afin de répondre aux obligations réglementaires. Avec une gestion des contenus robuste, les entreprises peuvent réduire la dépendance vis-à-vis des processus manuels pour recouvrer les documents et satisfaire aux obligations réglementaires, sans parler de la libération de ressources précieuses. 

2. Travailler sur la gestion de la conservation des documents 

Il est essentiel que les solutions technologiques facilitent le suivi de toutes les règles changeantes en matière de confidentialité des données RH. Les organisations doivent revoir leurs pratiques de conservation des documents, y compris les politiques régionales et les spécifications du poste. Il s’agit notamment de mettre régulièrement à jour leurs dossiers afin de refléter les informations personnelles exactes et nécessaires concernant leurs collaborateurs et d’être prêtes à corriger ou à éliminer les informations. Elles doivent évaluer la meilleure façon d’intégrer leurs systèmes RH et leurs pratiques de gestion du cycle de vie, et catégoriser le contenu pour répondre aux exigences de minimisation des données. 

3. Une sécurité accrue 

Entre de mauvaises mains, les données RH peuvent s’avérer dangereuses. L’accent mis par les organisations sur la gestion du contenu doit permettre d’atténuer les menaces de fuites et de violations de données. Celles-ci peuvent entrainer des plaintes juridiques si les employeurs n’ont pas mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données de leurs employés. Par exemple, une politique de contrôle d’accès précise, avec des privilèges révocables fondés sur les personnes habilitées ou plus, contribue grandement à empêcher l’exposition inappropriée du contenu. D’autres fonctionnalités peuvent aider à détecter les problèmes de conformité précoces tels que les demandes d’accès inhabituelles, les téléchargements, les suppressions, les changements d’autorisations. 

Les questions de conformité en matière de ressources humaines sont complexes. Les entreprises de toute taille doivent réorienter leurs stratégies de gestion de contenu pour soutenir les obligations imposées par les lois sur la confidentialité des données tout au long du cycle de recrutement et du cycle de vie des collaborateurs.