La Digitalisation Des Entreprises Va-T-Elle Conduire A Une Disparition Du Papier ?

A l’ère du digital, le volume de papier imprimé baisse d’environ 5 % par an. Le moment est-il venu d’annoncer l’extinction du papier et de l’impression ? Car pas de digitalisation possible sans dématérialisation au préalable. A l’occasion de la Journée Mondiale Sans Papier, ce 6 novembre, Elie Choukroun, CEO de Ricoh France s’interroge sur le « zéro papier ».

Force est de constater que devant un budget « impression » de 10 000 à 25 000 euros* par an, une société d’une centaine de salariés est tentée de revoir sa copie. Le papier coûte cher ! Et la prise de conscience environnementale pousse beaucoup de dirigeants à prendre en compte l’empreinte carbone de nombreuses activités, et l’impression est dans le viseur. Pour cette raison, des sociétés, telles que Ricoh, ont mis en place des plans de développement durable pour la fabrication de dispositifs d’impression visant à l’émission zéro de gaz à effet de serre d’ici 2050.

Une fois la question de l’environnement posée, intéressons-nous également à un autre environnement, celui du travail. Une pile de dossiers papier posée sur une étagère soulève la question de la sécurité. Outre la perte ou le vol d’importants dossiers clients, l’aspect d’efficacité s’avère aussi très important. La contrainte des espaces physiques nécessaires à l’archivage n’est pas à négliger. Et les risques liés à la perte de confidentialité et à la perte de temps, ne jouent pas non plus en faveur du papier.

Avec la digitalisation, on gagne de la place et retrouve plus rapidement les documents recherchés, que l’on soit au bureau ou à distance ! La productivité s’en voit alors décuplée… Le cloud, ou mode SaaS (Software as a service) permet un partage de l’information fluide et simplifié. Des collègues travaillant sur des sites distants ont la possibilité de facilement collaborer en temps réel et de partager des documents en toute sécurité avec une meilleure traçabilité. Cet accès facile aux informations numérisées devient gage de fiabilité, flexibilité et mobilité.

Face à ce constat, même un leader de l’impression comme Ricoh a choisi de renforcer ses activités de dématérialisation. Et ce par l’acquisition récente de Docuware, l’un des principaux éditeurs de logiciels de gestion de documents et acteur important dans le monde de la dématérialisation !

Alors l’impression a-t-elle toujours sa place au sein des entreprises de demain ?

Un bureau « allégé en papier » plutôt qu’un bureau « sans papier »

L’expression « zéro papier » apparaît pour la première fois dans les années 90. Pourtant aujourd’hui, un salarié consomme toujours entre 70 et 80 kg de papier chaque année*. Alors certes, la digitalisation croissante va entraîner une diminution des volumes d’impression. Mais les experts ne prédisent pas une disparition du papier pour autant !

L’étude Global Print 2025 de Quocirca** a révélé que l’impression restait un élément important des activités quotidiennes de 78% des organisations et 64% des personnes interrogées s’attendent à ce qu’il en soit toujours ainsi en 2025. L’impression doit simplement maintenant coexister avec le monde numérique.

Notons que 85% des Français indiquent avoir une préférence pour le livre papier et 80% pour les magazines papier***. Pourquoi ? Parce que le papier rassure. Et le papier est plus confortable à la lecture que n’importe quel écran. Argument important auprès du nombre croissant d’actifs qui poursuit sa carrière bien après l’âge de la retraite. Ils ont besoin du papier, ils « lui font confiance » pour sa simplicité, lorsqu’une formation est souvent nécessaire pour utiliser de nouveaux outils numériques.

De plus, les nouvelles technologies d’impression et de finition donnent de la valeur ajoutée au papier en s’adaptant aux tendances de la société. Elles l’ennoblissent, avec des vernis, du fluo, du blanc, du transparent : la créativité est infinie. Comme le papier, les entreprises aussi se réinventent pour offrir toujours davantage aux clients finaux. Elles créent notamment des ponts entre le papier et le digital. Prenons l’application Clickable paperTM , qui fournit un lien entre un document imprimé et les média en ligne. Le document que l’on a dans les mains est ainsi une continuité physique de nos smartphones ou tablettes. Prenons un autre exemple, cette fois dans le secteur marketing et plus particulièrement le packaging.

Connaissez-vous le papier qui parle quand on l’effleure ou si l’on souffle dessus ? Il s’illumine et transmet des informations. Le papier interactif n’est pas de la science-fiction ! Avec un circuit électronique caché dans son épaisseur, il a été récemment présenté dans le cadre du projet PaperTouch. La preuve que le papier a encore de belles années devant lui…

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Par Elie Choukroun, CEO de Ricoh France

* Etude Ademe
** Etude de marché mondial, menée par Quocirca auprès de 55 cadres supérieurs aux États-Unis, en Europe et au Japon, issus d’un large éventail de fabricants d’imprimantes, partenaires de distribution et éditeurs de logiciels indépendants. 2017
*** Etude Toluna – Juin 2017, réalisée sur un panel de 10 000 personnes dans 10 pays à travers le monde dont la France.