L’association Laval Virtual organise chaque année le salon Laval Virtual (3 jours pro et 2 jours Grand Public) : conférence, exposants, awards, etc. Cette année, l’événement était programmé du 22 au 24 avril.
Pour cause de crise du Covid-19, beaucoup d’organisations ont reporté voire tout simplement annulé leur événement. Laval Virtual, après une courte période de sidération, puis de déni, a décidé de transformer cette difficulté en opportunité. Rebond et résilience… N’ont-ils pas pour mission de servir, d’informer et d’animer la communauté des utilisateurs de la VR/AR et des techniques immersives dans ses usages BtoB au travers de plateformes de rencontres et d’échanges et de services d’information ?
Ils étaient ainsi les mieux placés pour relever le challenge de virtualiser l’événement qu’ils ont même maintenu sur les mêmes dates. Après benchmarking et test de plateformes du monde entier, leur choix s’est porté sur la plateforme de la société VirBELA, basée à San Diego. « Avec l’aide de la communauté internationale, nous avons analysé et testé une quarantaine de plateformes. Nous avons pris le parti de ne pas créer une expérience accessible uniquement pour les utilisateurs de masques, même si, le forum d’investissement et les pitchs des start-up seront visibles via des masques de réalité virtuelle » Laurent Chrétien, PDG du salon
Un monde virtuel créé en un mois pour remplacer le salon, annulé à cause du coronavirus
La plateforme offre une solution d’engagement social et de communication dans un environnement virtuel qui transforme les conférences et les réunions en expériences de réseautage virtuel. La plateforme est ainsi conçue pour prendre en charge plus de 10 000 utilisateurs simultanément à partir de n’importe où dans le monde.
En un mois, Laval Virtual nous proposait de vivre cette toute nouvelle expérience en participant dans un espace virtuel aux 3 jours de conférences. Après une 1ère étape qui consistait à créer son avatar à partir d’une large bibliothèque de choix (anatomie et vêtements), nous étions projetés à l’entrée du salon qui se tenait sur une île. Le lieu regroupait tous les attributs d’un salon : salles de conférences plénières, salles de rendez-vous d’affaires, lounge pour les exposants, zone de networking, cérémonie de remise de prix et même le festival d’art et de réalité virtuelle Rect VRso… tout était reproduit jusqu’aux désormais incontournable foodtrucks qui se trouvaient sur la plage.
L’espace était accompagné d’une application mobile qui détaillait le programme des conférences, des pitchs, la liste des participants, les speakers, les partenaires et permettait la demande de rendez-vous.
Dès votre arrivée dans le site, c’est le brouhaha classique d’une entrée de salon qui vous accueillait, comme dans la vie réelle ; la queue pour récupérer son badge et passer la sécurité en moins. Vous pouviez même discerner le gazouillis des oiseaux.
J’avais décidé de commencer par tester l’entrée en relation avec les autres participants et le fonctionnement des outils de networking qui semblaient peut être difficiles à reproduire. Quoi de mieux pour cela que de se diriger vers une zone « café ». Me rapprochant des quelques personnes présentes, j’activai mon micro et saluai tout le monde. Gentiment un participant m’expliqua comment saluer de la main et activer quelques mouvements avec mon avatar. Nous discutâmes ensuite des conférences que nous avions repérées. Bref une similarité bluffante avec un salon physique. Je les quittai pour participer à la 1ère conférence en me téléportant dans la salle VRtical sur le thème des technologies émergentes dans le sport « Reimagining the fan experience » par un intervenant Cap Gemini. Une fois assis au 3ème rang, je pus écouter le speaker et le voir dérouler ses slides. A la fin de l’intervention il était possible de poser des questions en levant la main ou par chat. Une belle première expérience. A ce moment-là, plus de 1000 participants avaient rejoint le salon en simultané.
Dans le lounge, il était possible d’échanger avec les exposants partenaires du salon, là encore avec une expérience proche du salon physique. Toutes les conversations sont nativement publiques, pour des discussions plus confidentielles, nous pouvions nous rendre dans des zones spéciales marquées par un cercle bleu au sol qui assuraient la confidentialité de l’échange. Les conférences se sont ensuite enchaînées.
Certains pourraient regretter les événements spéciaux organisés par les partenaires en soirée. Cela n’a pas été oublié. Ainsi lors du 1er soir, la LV Twin Party était organisée sur la plage avec tirage d’un feu d’artifice ! Plus de 100 personnes étaient alors présentes. J’en ai profité pour monter à bord d’un bateau et faire le tour de l’île au clair de lune.
Un futur hybride, physique et virtuel ?
Un retour d’expérience devra être fait tout autant sur l’axe technologique que sur l’engagement. Confiné chez soi, si l’on n’a pas gelé son agenda, il sera difficile de ne pas être distrait par un mail ou une réunion avec ses collègues. Il me semble cependant que c’est un début prometteur et à l’heure où les mouvements de population à travers le monde sont restreints, la conférence virtuelle est un bon moyen de pallier aux annulations avec des formats virtuels proches en contenu et en convivialité. De plus, dans un futur soucieux du respect de l’environnement, cette solution sera au moins complémentaire aux conférences physiques. Comme l’indique Laurent Chrétien : « Notre mode de vie va changer, on ne brûlera plus des litres de kérosène pour aller à un salon »
Le virtuel ne remplacera jamais totalement le physique, nous irons vers une hybridation des events. Le coût des salles à la (très forte) hausse et la vétusté des équipements voire leur rareté pour les grandes messes poussent aussi en ce sens. On peut alors imaginer des salons avec une partie physique pour des participants VIP ou des catégories ciblées (CEO, CMO, CIO, …) et un parallèle digital pour une audience plus large, avec des conditions financières différentes pour chacune de ces deux catégories. Les conférences avec peu de moyens financiers gagneront elles à se virtualiser à 100%.
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