Facturation électronique : l’incontournable virage numérique des entreprises

Une contribution de Xavier DUMAS Responsable avant-vente chez Calliope Business Solutions, TVH Consulting

La transition vers la facturation électronique est désormais inéluctable pour les entreprises, marquant un tournant majeur dans la manière dont les transactions commerciales sont traitées. Sous-tendue par des impératifs législatifs et des opportunités d’optimisation, cette évolution requiert une préparation minutieuse et une compréhension approfondie de ses implications.

Nous explorerons les différents aspects de la facturation électronique, de ses fondements juridiques à ses bénéfices potentiels pour les entreprises, en passant par les étapes clés pour se préparer efficacement. Prêts à plonger dans le monde de la facturation électronique ?

D’après le ministère de l’économie, la généralisation de la facturation électronique correspondrait à un gain de 4,5 milliards d’euros par an pour les petites et moyennes entreprises.

Il est crucial de ne pas attendre jusqu’en 2026 pour entamer les démarches liées à la facturation électronique ! En effet, anticiper dès maintenant est la clé d’une gestion efficace de cette transition, car elle implique non seulement l’entreprise, mais également tous les acteurs avec lesquels, elle collabore.

La transition vers la facturation électronique est une étape cruciale pour les entreprises de toutes tailles. Non seulement elle répond à une obligation légale, mais elle offre également une opportunité d’optimisation et de modernisation des processus internes.

Premièrement, la facturation électronique n’est pas simplement une formalité administrative, mais plutôt un levier stratégique pour améliorer la compétitivité et la résilience des entreprises. En adoptant des solutions de facturation électronique, les entreprises vont pouvoir réduire les coûts opérationnels, accélérer les cycles de paiement, minimiser les erreurs et renforcer leur conformité réglementaire.

Deuxièmement, la clé du succès réside dans la préparation et l’anticipation. Il est fondamental pour les entreprises de commencer dès maintenant à évaluer leurs processus de facturation actuels, à former leur personnel et à choisir les solutions technologiques adaptées à leurs besoins spécifiques. Une approche proactive permettra aux entreprises de naviguer efficacement dans cette transition et de saisir les opportunités qui en découlent.

Troisièmement, il est recommandé vivement aux entreprises de s’entourer d’experts qualifiés et de partenaires fiables pour les accompagner dans cette transformation. Que ce soit en matière de choix de logiciels, de gestion du changement ou de conformité réglementaire, l’expertise externe peut faire toute la différence dans la réussite de ce projet.

La facturation électronique représente bien plus qu’une simple évolution technologique ; c’est une évolution nécessaire pour rester compétitif dans un environnement commercial en constante évolution. En saisissant cette opportunité avec diligence et détermination, les entreprises peuvent positionner avantageusement leur activité pour l’avenir.

La réforme de la facturation électronique prévoit trois moyens de transmission spécifiques pour les échanges avec le portail public de l’État (PPF) :

• Création et/ou dépôt des factures sur le portail (en mode manuel) : Ce premier moyen de transmission permet aux entreprises de créer ou de déposer leurs factures directement sur le portail public de l’État. Ce processus manuel offre une flexibilité aux utilisateurs tout en garantissant la conformité avec les exigences réglementaires.
• Transfert des factures par EDI avec utilisation d’un protocole disponible (SFTP / AS2 / AS4) : Le deuxième moyen de transmission implique l’utilisation de l’échange de données informatisé (EDI) avec des protocoles sécurisés tels que SFTP (Simple File Transfer Protocol), AS2 (Applicability Statement 2) ou AS4. Cette méthode automatisée permet un transfert rapide et sécurisé des données entre les systèmes informatiques des entreprises et le portail public de l’État.
• Transfert des factures en utilisant l’API mise à disposition : Enfin, le troisième moyen de transmission repose sur l’utilisation de l’interface de programmation d’application (API) mise à disposition par le portail public de l’État. Cette approche permet une intégration directe entre les systèmes informatiques des entreprises et le portail, offrant une communication fluide et en temps réel des données de facturation.

En adoptant l’un de ces moyens de transmission conformes à la réforme, les entreprises peuvent s’assurer d’une gestion efficace et sécurisée de leurs échanges avec le portail public de l’État, contribuant ainsi à la modernisation et à la dématérialisation des processus administratifs.

La facture électronique constitue un élément central de la transition vers la dématérialisation des processus commerciaux. Pour garantir sa conformité et sa lisibilité par l’administration fiscale, les données d’une facture électronique doivent être soigneusement structurées.

La réforme de la facturation électronique a mis en place trois formats de transmission spécifiques pour les échanges avec le portail public de l’État (PPF), tout en se conformant à la norme européenne EN16931 :

• UBL (Universal Business Language) : Ce format utilise des fichiers informatiques de type XML (eXtensible Markup Language), offrant une structure standardisée pour les données de la facture électronique. Il facilite l’interopérabilité entre différents systèmes informatiques.
• CII (Cross Industry Invoice) : Également basé sur le format XML, le CII est spécifiquement conçu pour la transmission électronique des factures. Il permet une gestion efficace et sécurisée des données, garantissant leur intégrité et leur interprétation cohérente.
• Factur-X : Ce format hybride, parfois appelé « double fichier », combine à la fois un fichier PDF et un fichier XML. Cette approche transitoire facilite la transition vers la facturation électronique en offrant la possibilité d’inclure des données structurées tout en conservant une présentation visuelle familière aux utilisateurs.

En adoptant l’un de ces formats conformes à la réforme, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences légales, mais aussi tirer parti des avantages offerts par la facturation électronique, tels que la réduction des erreurs, l’accélération des processus et la facilitation de la gestion administrative.

Report de l’entrée en vigueur du dispositif et nouveau calendrier

Pour assurer une transition en douceur vers la facturation électronique, la réforme a été reporté et le calendrier de déploiement a été revu. Ce nouveau calendrier, fixé par la loi de finances 2024, prévoit les étapes suivantes :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises, les entreprises de taille intermédiaire et les groupes TVA ;
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises (TPE).

Par conséquent, les nouvelles mentions obligatoires qui devaient figurer sur les factures à partir du 1er juillet 2024 ne seront pas exigées avant 2026. 

À noter cependant que toutes les entreprises et tous les professionnels devront avoir la capacité, quelle que soit leur taille, de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.

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