Expérience utilisateur : comment les outils grand public redéfinissent les voyages d’affaires ?

Le paysage des voyages d’affaires n’a jamais été aussi complexe, et les défis surgissent bien avant le décollage. Selon une étude de SAP Concur, 43 % des voyageurs d’affaires identifient la période précédant le voyage – incluant la planification et la réservation – comme la phase la plus stressante, une hausse de 4 % par rapport à l’année précédente.

Une contribution de Stéphanie Zetlaoui, Senior Pre-Sales Specialist Travel chez SAP Concur

Mais les défis ne s’arrêtent pas là. Les perturbations imprévues et la gestion chronophage des notes de frais sont autant de contraintes supplémentaires. Face à ces obstacles, les voyageurs d’affaires plébiscitent des solutions intuitives, inspirées des outils grand public, pour réserver et gérer leurs déplacements. Si les entreprises n’offrent pas ces solutions, les risques que les réservations soient effectuées en dehors des outils corporatifs sont en augmentation, ou, dans le cas où les employés les utilisent, qu’ils subissent des processus frustrants et chronophages. Ces situations nuisent à l’entreprise et compliquent la tâche des voyageurs, tout autant que celle des gestionnaires de voyages et des responsables RH.

Assurer la sécurité des voyageurs dans un environnement complexe

Lorsque les voyageurs d’affaires privilégient des outils non approuvés pour leurs réservations, par souci de commodité, cela réduit la visibilité des gestionnaires de voyages et des RH, compliquant ainsi la gestion des obligations de sécurité.

Une solution intuitive de gestion des voyages et des dépenses (T&E) devient alors un atout essentiel. Plus ces outils sont faciles à utiliser, plus le taux d’adoption sera élevé. Et même dans les cas où les employés préfèrent réserver directement auprès des fournisseurs, des solutions de gestion professionnelle permettent d’intégrer ces réservations dans le système T&E de l’entreprise, garantissant ainsi un support en cas de crise.

Réduire les risques et renforcer la conformité

Les risques et la conformité représentent des défis de taille pour des gestionnaires de voyages souvent débordés. Une interface conviviale peut considérablement alléger cette charge.

Pour maîtriser ces enjeux, les entreprises ont besoin de solutions T&E qui intègrent directement les politiques de voyage de l’entreprise. Cela permet aux voyageurs d’affaires de sélectionner des options de réservation conformes aux critères de leur organisation, sans avoir à filtrer manuellement les classes de billets ou les montants autorisés. Cette automatisation favorise l’adoption des outils et le respect des politiques internes, tout en dispensant les voyageurs de la nécessité de suivre en permanence les mises à jour des politiques de voyage.

Simplifier la gestion des voyages d’affaires

Une expérience de réservation fluide, nécessitant le moins de clics possible, est cruciale pour améliorer la gestion des voyages à toutes les étapes : avant, pendant et après le déplacement. Des outils inspirés des sites « grands publics », avec des processus simplifiés, permettront aux gestionnaires de voyages d’augmenter la satisfaction des employés tout en leur libérant du temps pour des tâches plus stratégiques.

Respecter les engagements ESG

Les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) sont désormais au cœur des préoccupations des entreprises modernes. Avec l’accent mis sur les voyages durables, les entreprises doivent proposer des outils aidant les voyageurs à faire des choix plus responsables. La diffusion d’informations pertinentes est primordiale. Par exemple, en fournissant automatiquement des données sur les émissions de carbone liées à chaque type de déplacement (air, rail, hôtel et location de véhicule), les voyageurs peuvent prendre des décisions plus éclairées, alignées avec les ambitions ESG de l’organisation.

Un atout stratégique pour l’entreprise

Une expérience utilisateur de qualité est devenue incontournable pour transformer la gestion des voyages d’affaires. En dotant les entreprises de technologies conviviales, elles et leurs collaborateurs pourront mieux naviguer dans les complexités actuelles des voyages d’affaires. Offrir aux voyageurs des outils qu’ils apprécient n’est pas seulement un gain de temps, c’est aussi un moyen de leur permettre d’agir de manière plus autonome et plus efficace.

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