Comment la digitalisation sert le travail temporaire ?

A l’ère de la pénurie de talents – tous statuts confondus – et des fluctuations économiques, devenues la nouvelle norme, l’entreprise a tout intérêt à soigner sa marque employeur y compris auprès des travailleurs temporaires.

Jusqu’ici perçu comme une solution secondaire dans certains secteurs, ce modèle devient un modèle de fonctionnement incontournable et nécessite que l’entreprise s’y consacre sérieusement, aussi bien dans le processus de sourcing que dans la gestion des talents, pour mieux affronter la pénurie générale de ressources. Dans une optique d’agilité et de performance, le digital vient faciliter chacune des étapes essentielles. D’ailleurs, 84% des employeurs voient dans le numérique un levier pour gagner du temps dans les processus de recrutement. Sur quels aspects le digital peut-il répondre aux problématiques auxquelles les entreprises recourant aux ressources temporaires sont confrontées ?

Des enjeux d’autant plus élevés en période de pénurie des talents

Depuis le début de la crise sanitaire et dans un contexte où les périodes de changements constants sont devenues la normalité, les entreprises ont dû s’adapter à une nouvelle organisation et à un nouveau rythme limitant leur projection sur le long terme. Marqué par le phénomène de grande démission et de reconversions professionnelles massives, combinés à des viviers insuffisamment entretenus, le marché du travail a été particulièrement bouleversé ces derniers mois.

Au 4ème trimestre 2021, l’emploi intérimaire dépasse pour la première fois le niveau atteint fin décembre 2019 dans l’industrie (+3,4 %) et est supérieur à celui de fin 2019 dans le tertiaire (+11,4 %). Or, faire appel à des travailleurs temporaires en période de pénurie de talents, dans un délai parfois très court en veillant à maîtriser les coûts sans pour autant revoir à la baisse la qualité des profils est un défi difficile à relever. Une fois ce challenge réussi, il est indispensable de veiller au respect du cadre réglementaire, de s’assurer de la fiabilité des contrats comme des factures et de suivre un processus de gestion intégré tout en maîtrisant les coûts de gestion.

Une gestion du vivier de profils fluidifiée par le digital

Sans pré-qualification des profils en amont, il est difficile d’avoir rapidement des intérimaires performants. Un sourcing à la fois réactif et qualitatif doit donc nécessairement s’appuyer sur la constitution préalable de viviers. Ce vivier est habituellement externe, grâce aux agences de travail temporaire qui disposent de bases d’intérimaires ayant déjà travaillé pour leurs clients, mais il peut aussi être interne à l’entreprise et composé d’anciens salariés de l’entreprise en CDD, d’intérimaires ou de stagiaires déjà qualifiés. Ce second vivier a le mérite de limiter les risques d’un mauvais recrutement tout en optimisant le coût du sourcing. Alimenter cette base de données passe notamment par la systématisation d’évaluations de fin de mission pour qualifier chaque talent. Au-delà de cela, cette base de données unique et indépendante de celle des agences, permet d’être gérée et enrichie facilement en interne pour permettre à l’entreprise d’identifier les profils les plus qualifiés, selon ses besoins.

Intelligence artificielle et big data, des leviers dans le processus de sourcing

Face à des impératifs de rapidité, de qualité et de budget, une phase de sourcing effectuée grâce au big data et à l’intelligence artificielle permet d’améliorer de nombreux aspects longs et compliqués à gérer manuellement. Le digital permet tout d’abord de garantir au client la présence du nombre d’intérimaires souhaité. Dans certains secteurs, le taux de non présentation des candidats peut atteindre 10 %. Il est alors nécessaire de gérer des ratios de surbooking pour s’assurer que le bon nombre d’intérimaires prévus au planning se présentera, sans en faire venir inutilement. Par ailleurs, s’appuyer sur l’IA et le big data permet davantage de précision sur cet aspect en se basant sur l’historique comme pour faire évoluer les critères de prédiction afin de savoir par exemple si un candidat va se présenter, être sérieux, ou encore aller au bout de sa mission. Dans certains cas, les tests et la formation pourraient être adaptés et ainsi garantir une mission optimale voire fidéliser le talent pour une future mission. Une digitalisation repensée des RH permettrait d’affiner la lecture des CV et travailler sur l’association de compétences, vérifier les habilitations et pièces jointes ou encore ajuster l’utilisation du vivier interne d’un point de vue qualitatif.

Un processus de gestion globale optimisé

La phase de gestion des talents est guidée par 4 enjeux forts : la contractualisation, l’intégration des talents, l’acquisition et la valorisation des heures de travail et enfin la gestion des factures. Dans la réalité, de nombreuses anomalies sont à déplorer: 80% des contrats sont erronés, dans 3 à 4% des cas il existe des problèmes de surfacturation et le taux de rejet des factures est d’environ 10% En cause : le contenu des contrats et des factures constitués d’informations dépendant du seul client, en fonction de sa définition des métiers, des grilles de rémunération, des horaires de travail, des règles de paie. Pour régler ces problèmes, il serait nécessaire pour chaque entreprise de gérer elle-même les contrats (auto-contractualisation) et les factures (auto-facturation). Par cette fluidification, voire automatisation de certaines tâches, la digitalisation devient ainsi une aide précieuse qui permet de fiabiliser la gestion des processus, de diminuer les tâches fastidieuses et répétitives de contrôle et de se focaliser sur les tâches à valeur ajoutée, par exemple le parcours d’intégration des talents.

Dans un monde où la recherche de talents et la réactivité sont essentielles, il devient urgent de se détacher d’un fonctionnement en silo et de s’appuyer sur le digital en se focalisant sur les talents – y compris pour les ressources temporaires- en amont, pendant mais aussi après leur passage en entreprise.