Comment cet outil de travail à distance encourage les patrons à partager les données de leurs bureaux

La demande croissante de données sur l’utilisation des espaces de travail incite Scoop Technologies à étendre sa base de données « Flex Index » bien établie à un nouveau secteur d’activité. Le défi : s’étendre rapidement.

Un article de Jena McGregor pour Forbes US – traduit par Lisa Deleforterie

Quand Rob Sadow a lancé le « Flex Index » l’année dernière, une base de données largement consultée sur les politiques de télétravail des entreprises, c’était en partie pour générer des prospects pour son entreprise. En tant que cofondateur et PDG de Scoop Technologies, une société de logiciels de gestion du travail hybride, M. Sadow souhaitait que l’index serve à la fois de ressource de recherche pour les demandeurs d’emploi et les responsables des ressources humaines, tout en renforçant la marque de Scoop et en fournissant des informations précieuses sur les entreprises adoptant des politiques de travail hybride, potentiellement de futurs clients.

« Un peu plus d’un an plus tard, l’index a explosé d’une manière que nous n’avions jamais prévue », déclare M. Sadow. Il a doublé sa taille, passant de 4 000 à 8 200 entreprises en un peu plus d’un an. Il répertorie désormais les employeurs ayant des politiques telles que les mandats de cinq jours ou de trois jours sur place, et il fait l’objet de mentions hebdomadaires dans la presse, étant peut-être le plus grand référentiel de ce type d’informations.

Le Flex Index évolue pour mieux répondre aux besoins

Aujourd’hui, l’entrepreneur estime que cet outil, combiné aux données supplémentaires qu’il vise à collecter, pourrait devenir une source de revenus à part entière. L’indice Flex est gratuit et le restera. Mais comme il s’agit de l’une des sources de données les plus complètes sur les politiques des entreprises en matière de travail à distance, il reçoit de plus en plus de questions de la part d’employeurs qui souhaitent savoir s’il dispose de données plus détaillées sur l’immobilier et le lieu de travail. Les dirigeants lui demandent notamment s’il dispose de données sur la fréquentation moyenne des entreprises en pourcentage des bureaux, sur la superficie habituelle par employé et sur la façon dont ces paramètres se comparent à ceux d’autres entreprises ayant, par exemple, des politiques de travail au bureau de deux ou cinq jours.

M. Sadow prévoit de lancer un outil d’évaluation comparative par abonnement qui aidera à répondre à ces questions pour les gestionnaires immobiliers et les responsables de lieux de travail qui recherchent des données. Ils sont confrontés à des questions de plus en plus complexes sur l’utilisation efficace de l’espace de bureau dans un monde où le travail hybride est devenu la norme et où de nombreux travailleurs remettent en question l’idée d’une présence à plein temps au bureau.

« Les questions que les employeurs doivent aujourd’hui se poser sur l’espace de travail sont fondamentalement différentes de ce qu’elles étaient il y a cinq ans », explique-t-il. « Les politiques en matière de travail à distance sont devenues un filtre essentiel pour réfléchir à ce que j’envisage dans mon espace ».

Le service utilisera un modèle d’abonnement « donnant-donnant » que Rob Sadow compare aux outils de données sur les rémunérations que de nombreux employeurs utilisent déjà. Pour avoir accès aux informations globales, les entreprises devront partager leurs données sur des sujets tels que le nombre d’employés par mètre carré, les ratios de partage de bureau, le nombre de présences, les scores d’engagement des employés et les taux de rotation, et s’acquitter d’un droit d’abonnement. (Au lancement, un abonnement annuel coûtera 3 000 dollars, soit 2 800 euros ; au fil du temps, des requêtes de données plus granulaires pourraient entraîner des frais supplémentaires.) Les données seront rendues anonymes et ne seront proposées qu’au niveau global et sectoriel.

L’ambition d’une expansion rapide

Le défi qu’il doit relever : accélérer l’expansion et faire en sorte que les organisations surmontent leurs réticences à communiquer des données sensibles. Partager les mandats de retour au bureau qui sont largement diffusés dans la presse et déjà connus de tous les employés est une chose ; amener un grand nombre d’entreprises à partager les données de fréquentation ou les mesures immobilières en est une autre.

Pour rassurer les employeurs et encourager leur participation, M. Sadow précise que les données seront strictement confidentielles et ne seront jamais attribuées à une seule entreprise. Pour éviter de divulguer par inadvertance l’identité d’un employeur, il ne prévoit pas de communiquer le nombre d’employeurs dont il dispose (bien qu’il admette que l’ensemble des données comprend actuellement des « dizaines » d’employeurs). Il présentera plutôt les chiffres en termes de nombre de sites de bureaux, de mètres carrés ou d’employés qui sont représentés. Au cours des six premières semaines de collecte de données, M. Sadow a recueilli des données sur 250 bureaux, représentant 15 millions de mètres carrés et 250 000 employés ; il espère porter ce chiffre à 1 000 bureaux d’ici le milieu de l’année.

« Nous voulons être prudents, et je tiens à préserver l’anonymat de toutes les données », précise-t-il. « Donner un nombre précis d’entreprises comporte, selon moi, un certain risque », ajoute-t-il.

Pour passer à l’échelle supérieure, M. Sadow espère établir des partenariats avec des entreprises qui pourront l’aider à se faire connaître, offrir des abonnements à prix réduit à leurs clients et prendre en charge la saisie des données. Parmi les partenaires qu’il a signés figurent Avison Young, une société d’immobilier commercial basée à Toronto et présente dans 19 pays, ainsi que Culture Amp, une société spécialisée dans l’engagement des employés.

De nouvelles perspectives sur les données de référence

Michelle Osburn, directrice principale des services de conseil sur le lieu de travail aux États-Unis chez Avison Young, explique que l’entreprise utilise depuis longtemps les données politiques de Flex Index dans ses discussions avec ses clients. L’observation de la rapidité avec laquelle l’outil s’est développé en tant que source de données a été une « preuve de concept », dit-elle, que les données de référence ont également le potentiel de s’étendre. « Le lien naturel ici est de savoir comment lier les mesures à la politique », affirme-t-elle. « C’est pourquoi il s’agit d’une sorte d’association naturelle. »

Selon M. Sadow, les données de référence ne représentent pas un changement de stratégie pour Scoop, une application et un plug-in logiciel qui aident les travailleurs à planifier et à coordonner leurs journées à distance et au bureau, mais plutôt une source supplémentaire de revenus. « Scoop a vu son nombre d’utilisateurs augmenter en moyenne de 10 à 20 % d’un mois sur l’autre, malgré le fait que de plus en plus d’entreprises retournent au bureau », explique-t-il. « Je ne qualifierais pas cela de changement radical par rapport à la direction que nous avions déjà empruntée », déclare M. Sadow. « Parfois, on est simplement attiré par quelque chose. »

Il pense que dans cinq ans, tous les responsables de l’immobilier qui détiennent des participations significatives dans des entreprises se verront demander par leur conseil d’administration, leur PDG ou leur directeur financier : « L’espace dont nous disposons est-il suffisant ? Dans quelle mesure est-il utilisé et comment cela se compare-t-il à nos concurrents ? » Cette évolution nécessitera une expertise accrue en matière de collecte et d’analyse de données.

À lire également : 30U30 Europe | Greenly, la startup française qui aide les entreprises à réduire leurs émissions de carbone