OPINION | À la maison comme en entreprise, nos sphères privée et professionnelle s’entrecroisent. Afin de s’organiser au mieux, il est essentiel d’établir des règles et de s’y tenir… Si le droit à la déconnexion est une loi incitative que les entreprises peuvent mettre en place si elles le souhaitent, il est impératif de déterminer des règles d’usages des outils numériques afin que ces derniers n’entravent ni la santé ni la productivité. Aussi, je vous propose de suivre quelques principes pour une « bonne connexion » au travail, à la maison comme au bureau.
1. Réfléchissez aux outils que vous utilisez. Le SMS qui a un langage moins formel que le mail doit être privilégié quand vous avez besoin d’une réponse immédiate. Vous êtes en retard, vous avez besoin d’un oui ou un non pour prendre une décision ? Vous avez fait le bon choix. Pour le mail, c’est un peu différent : attendez-vous à ce qu’il soit traité dans les 24 heures. Il est idéal pour présenter une idée ou faire passer des documents importants. Quant à l’appel, il est un peu à la frontière : plus rapide que le mail, mais plus long que le SMS. Généralement au travail, on met les formes et un appel ne dure jamais moins de dix minutes. C’est le bon médium pour dénouer une incompréhension, un problème de communication ou demander des détails sur un dossier difficile. Les outils orientent la temporalité. Alors, avant d’envoyer votre message, réfléchissez un peu où il doit atterrir !
2. Pensez aux réseaux sociaux internes et aux agendas partagés. Vous en avez assez d’être pollué par des messages de bonne année ou de félicitation après le mariage d’un de vos collègues ? Essayez de voir s’il n’y a pas d’ endroit dans le réseau social interne de votre entreprise ou sur votre Slack qui pourrait canaliser ce genre de message. Aussi, si vous souhaitez organiser une réunion, pensez à regarder dans les agendas partagés, cela évitera les messages inutiles pour trouver la date et l’heure qui conviendra à tout le monde.
3. Prenez vos dispositions avant de partir en congés. Si vous avez déjà l’habitude de préparer un message automatique avant de partir, c’est une bonne chose. Après vous pouvez vous inspirer de ce qui est fait dans certaines entreprises, dites que vous ne prendrez pas en compte les mails reçus et pensez à donner les coordonnées de la personne qui est en charge du dossier pendant votre absence. De telles dispositions ne peuvent pas s’appliquer à tous les postes, mais au moins, ça a le mérite d’être clair !
4. Ne mettez pas en copie la terre entière ! Comment le dit l’adage : « Ne faites pas aux autres ce que tu ne voudrais pas qu’on te fasse. » Et cela s’applique aussi aux mails. Votre boîte mail déborde de messages qui ne vous concernent pas directement ? Peut-être que par habitude vous faites la même chose ! Pensez à mettre uniquement les personnes en charge du dossier, avec un peu de chance votre messagerie se désengorgera.
5. Limitez les envois de mails en dehors des horaires de bureau et le weekend. Si cela semble évident, dans les faits et plus particulièrement en télétravail, nous avons tendance à décaler nos horaires de travail en fonction de nos impératifs personnels et familiaux. Mais ce n’est pas parce que vous vous occupez de vos enfants l’après-midi et reprenez vos activités après le coucher que tout le monde doit suivre votre rythme !
6. Prévoyez des plages horaires dédiées à la réflexion et au travail de fond. Vous êtes sollicité toute la journée par des Slacks, mails, SMS… ? Problème : vous n’arrivez plus à prendre du temps pour écrire ou vous pencher sur des dossiers de fond. Si vous voulez vous octroyer un temps de répit indiquez sur votre agenda partagé que de telle heure à telle heure vous faites de la veille ou autres activités qui nécessitent de la concentration. Vous pouvez même mettre votre téléphone sur silencieux. Cela vous aidera à vous fixer des priorités et faire émerger de nouvelles idées. Il est faux de penser qu’un salarié est plus productif parce qu’il est toujours joignable ou qu’il envoie plus de mails qu’un autre.
7. Coupez votre téléphone avant de rentrer en réunion. Avant l’explosion du télétravail, les salariés Français passaient déjà 4,5 heures en réunion chaque semaine, soit trois semaines par an. Le double pour les cadres. Malheureusement, à peine plus de la moitié de ces réunions (52%) étaient considérées comme productives. Pour toutes ces raisons, je conseille à chacun de couper son téléphone avant d’entrer en réunion et de choisir une personne chargée de la prise de notes. De cette façon, les réunions même en visio seront plus courtes et efficaces.
par Yann-Maël Larher
Docteur en droit du travail, Yann-Maël LARHER est un avocat, fondateur du cabinet Legal Brain Avocats et co-fondateur de okaydoc.fr. Il a publié « Le droit du travail à l’heure du numérique » (2021) aux éditions Nuvis.
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