Bouleversé par la pandémie de Covid-19, le monde du travail a fortement évolué ces deux dernières années. Le télétravail a connu un formidable essor, tandis que de nouveaux modes de travail, plus hybrides, ont fait leur apparition. Les directions des ressources humaines doivent adapter leurs processus, grâce notamment à la dématérialisation. Jean-Christophe Bernard, Chief Product Officer chez Primobox répond à nos questions.
Primobox s’adresse aux ressources humaines des moyennes et grandes entreprises. Quel type de solutions proposez-vous ?
Jean-Christophe Bernard : Primobox est un éditeur de solutions en mode Saas, qui permet de dématérialiser et de stocker tous les documents relevant des RH (bulletins de paie, contrats, dossiers administratifs liés au parcours d’un collaborateur en entreprise, etc.) Notre interface s’accompagne de la plateforme myPrimobox, un espace sécurisé et personnel où chaque collaborateur peut retrouver les documents dématérialisés par son employeur et stocker ses propres documents.
Le monde du travail connaît de profondes modifications depuis plus de deux ans. De quelle façon Primobox accompagne-t-elle les services RH ?
Jean-Christophe Bernard : En tant que prestataire et partenaire des entreprises, Primobox noue une véritable relation de proximité avec ses clients. Chaque entreprise dispose d’un chargé de compte dédié, qui connaît et maîtrise parfaitement le contexte de la société, les facteurs à prendre en compte pour répondre à ses besoins. Nos experts interviennent auprès de chaque échelon de l’entreprise : l’équipe projet, les utilisateurs RH qui vont travailler avec la solution au quotidien et bien sûr les collaborateurs. Primobox met en place toute une série d’outils pour présenter la solution et aider à sa prise en main (tutos vidéo, sessions de formation, supports de communication etc.) Notre accompagnement simple et 100% personnalisé permet de garantir la mise en place du projet de dématérialisation. C’est lorsque tout le monde comprend et adhère au projet qu’il fonctionne le mieux et le plus rapidement.
Quels sont les enjeux autour de la dématérialisation en entreprise dans le contexte actuel ?
Jean-Christophe Bernard : Les modes de travail ne cessent d’évoluer, et la crise sanitaire a très certainement accéléré et amplifié certains changements : essor du télétravail, apparition de méthodes plus hybrides entre présentiel et distanciel. Aujourd’hui, un candidat qui postule auprès d’un employeur veut connaître l’organisation du mode de travail et en fait l’une de ses priorités. Les collaborateurs sont plus attentifs à l’équilibre entre leur vie personnelle et leur activité professionnelle. L’entreprise doit donc s’adapter à cette aspiration en proposant des outils de dématérialisation qui permettent d’aller plus vite, de recevoir et stocker tous les documents RH, bref qui facilitent la vie au quotidien. Ces outils sont également essentiels lorsqu’une partie des collaborateurs travaille en distanciel ou est répartie sur différents sites à travers le territoire. L’outil de dématérialisation rend les processus plus rapides, plus fiables et plus uniformes.
L’accès au numérique reste compliqué pour une partie de la population active. Comment Primobox appréhende-t-elle cette problématique ?
Jean-Christophe Bernard : Il s’agit effectivement d’un enjeu plus psychologique, où l’entreprise doit prendre en compte l’acculturation au digital d’une partie des collaborateurs. Aujourd’hui, le digital est très présent dans notre sphère personnelle. Il est par exemple incontournable pour remplir des démarches administratives. Pour autant, 13 millions de Français déclarent avoir des difficultés dans l’usage des outils numériques, selon une étude du Défenseur des droits datant de 2020. La dématérialisation et l’accès à Internet peuvent introduire des inégalités sociales. 5 millions de personnes cumulent ainsi précarité sociale et précarité numérique. L’entreprise doit impérativement prendre en compte cet aspect. Dans certains secteurs d’activités (tels que la propreté, la sécurité, l’industrie…), une partie des salariés n’a ni poste de travail informatique sur site, ni adresse email professionnelle. Il est donc primordial d’accompagner tous les acteurs dans la conduite du changement RH afin que le projet de dématérialisation soit le plus abouti. Primobox présente sa solution aux représentants du personnel et aux salariés. Nous fournissons un kit de communication, notamment pour illustrer le fonctionnement de myPrimobox. Notre rôle est de démontrer que les avantages liés à la dématérialisation des processus RH ne concernent pas uniquement l’employeur, mais le salarié directement.
La dématérialisation apporte également des avantages financiers.
Jean-Christophe Bernard : La dématérialisation permet de rationaliser les coûts et ce, très rapidement. Par exemple, en ce qui concerne l’envoi des bulletins de paie, notre solution permet de diviser par deux les coûts dès le premier mois. Notre outil s’inscrit également dans une démarche éco responsable, puisque nous diminuons considérablement l’utilisation de papier, ce qui est conforme à nos valeurs.
Quelles sont justement les valeurs défendues par Primobox ?
Jean-Christophe Bernard : Primobox s’efforce de respecter quotidiennement des valeurs fortes d’intégrité, humilité et adaptabilité pour répondre au mieux aux besoins des clients. Nous prenons également des engagements forts avec une politique RSE rigoureuse. Primobox est labellisée « Numérique Responsable » depuis 2018, nous portons des projets de mécénat dans notre écosystème, via notamment l’association Bordeaux Mécènes Solidaires, afin de lutter contre les inégalités et la précarité numérique et sociale.
