Réaliser, dématérialiser, rassembler et vérifier les notes de frais sont des tâches fastidieuses au sein d’une entreprise. Grâce au logiciel de notes de frais Jenji, l’exercice est plus intuitif, puisque l’intelligence artificielle se met au service de l’humain. En plus de fournir un gain de temps considérable, cette solution pousse également très loin la partie analyse financière, apportant un gain financier non négligeable. Nous avons discuté de cette approche avec Pierre Queinnec, CEO de Jenji.
En quoi la gestion des notes de frais fait-elle partie de la stratégie financière d’une entreprise ?
Pierre Queinne : Avant toute chose, la gestion des dépenses professionnelles, en incluant les notes de frais, est très souvent traitée par les entreprises comme une dépense subie. Classiquement, les sociétés s’arrêtent à définir une « expense policy » (politique de dépenses professionnelles) ainsi qu’une politique de contrôle (par exemple en exhaustivité ou par échantillonnage). Mais il n’y a généralement que peu de réflexion sur l’enveloppe globale des frais et l’étude des données réelles : la partie stratégique de la question. Ce qui est d’autant plus dommage pour deux raisons. La première, c’est que dans un domaine connexe, cette partie stratégie s’est beaucoup développée dans les solutions d’achat (« procurement ») ces dix dernières années, et avec succès. La partie notes de frais est donc en retard, partiellement du fait de l’immobilisme des éditeurs du secteur. La seconde, c’est que la dépense professionnelle est pourtant le deuxième budget contrôlable après les salaires. L’ambition de Jenji repose sur une vision des frais professionnels plus transparente, plus contrôlable, et plus précise financièrement. Toute la stratégie financière d’une entreprise passe par l’analyse de la donnée. Il est important d’en comprendre les évolutions, aussi bien de façon macro que de façon micro. Jenji rend cette analyse de données accessible, compréhensible et facilement déployable pour des entreprises de taille assez variable, de l’ETI aux grands comptes. Notre solution met ainsi en lumière ce qui va, ce qui ne va pas, et surtout ce qui peut être optimisé. Autant de renseignements qui permettent à l’entreprise de construire une vraie stratégie et de l’optimiser de façon continue.
Comment vos solutions d’analyse de data améliorent-elles le processus de gestion de la dépense ?
Pierre Queinne : A un très haut niveau, Jenji reproduit ce que fait l’humain, mais de la manière la plus automatisée possible, afin qu’il puisse se concentrer uniquement sur l’aspect stratégique de l’analyse et en tirer des décisions et du retour sur investissement quantifiable. Jenji propose deux grandes catégories d’analyse : des analyses exploratoires, en support au contrôleur de gestion ou aux personnes chargées du contrôle des notes de frais. Pour prendre un exemple très concret, la comparaison du prix par couvert d’une invitation client au restaurant par équipe, par business unit ou par pays et la détection d’écarts significatifs. Et en seconde catégorie, des analyses proactives qui font remonter des informations ou des alertes en temps réel, afin qu’un humain puisse arbitrer ou s’informer. Ce second type d’analyse permet de résoudre le souci des contrôleurs de trouver des aiguilles dans des bottes de foin, mais aussi d’aider des ETI à accéder facilement à des analyses d’ordinaire réservées aux grands groupes, du fait d’effectifs beaucoup plus larges. En effet, la majorité des contrôleurs passe beaucoup de temps à trianguler des sources d’informations. Cela peut être des choses « simples », comme les congés et les notes de frais. Mais aussi des informations beaucoup plus complexes à analyser, comme les taux de change et les frais fixes appliqués sur différents programmes de cartes corporate. Jenji offre des analyses dédiées, qui viennent en grande majorité de notre expérience de déploiement d’ETI et de grands groupes et d’analyses financières demandées ou priorisées par notre Club Utilisateurs. Ces analyses sont tournées vers le retour sur investissement en permettant, si l’on reprend l’exemple des cartes affaires, d’avoir toutes les données nécessaires aux renégociations fournisseurs. Pour prendre un autre cas, nos outils d’analyse s’avèrent utiles pour le secteur de la récupération de TVA locale ou intra, sujet lui aussi important pour obtenir un retour sur investissement. De la sorte, le système d’expense management d’une entreprise peut être financé par la somme récupérée en sus (2 à 3 % en moyenne), généralement en deux quarters fiscaux.
Dans quelles mesures la dématérialisation des notes de frais peut-elle optimiser le ROI ?
Pierre Queinne : De nombreuses personnes agissent sur l’expense : les collaborateurs, les manageurs… Il y a donc un problème de coût humain, d’autant plus en télétravail. Aujourd’hui, pour pallier à cela, il faut dématérialiser les notes de frais le plus vite possible, comme le sont de plus en plus les bulletins de paie. La dématérialisation apporte généralement un gain de productivité important, environ deux tiers du temps ETP global. Qui plus est, une fois que le flux est dématérialisé et plus fluide, le traitement de la donnée et les processus dérivés aval sont beaucoup plus simples. Le processus de récupération TVA, mais aussi dans certaines industries, la refacturation des frais, le suivi par axes analytiques, la connexion aux systèmes d’EPM, etc. Quant à la partie ROI sur les données, le but est de comprendre la donnée sans avoir à faire des exports Excel, du travail manuel, des conversions de devise, etc. L’une des forces de Jenji est de permettre ce type d’étude, de façon continue, aussi bien en support à l’humain qui souhaite tester des hypothèses ou des analyses sur ses données, qu’en proactivité. C’est-à-dire avertir lors d’événements ou de données qui nécessitent le contrôle ou l’arbitrage humain. Diriger ce type d’actions permet de transformer un centre de coût en un centre de profit, ou en tout cas de s’y diriger. C’est notre orientation forte dans la solution.
Quelles sont vos prévisions pour l’évolution du marché de l’expense ?
Nous pensons que d’ici trois ans, une grande majorité des sociétés utilisera la note de frais dématérialisée. Tout est aligné : les collaborateurs, les entreprises et même les administrations fiscales sont en demande de documents numériques et sécurisés. Excel et les solutions qui s’en rapprochent pourraient devenir minoritaires. Ce qui est un gros challenge, puisque cet outil est actuellement le leader du marché depuis plus de 34 ans désormais. Nous constatons en effet une vague d’équipements très importante. 2020 a été une année forte pour nous, du fait probablement de notre conjugaison de la dématérialisation et du ROI de l’analyse financière, deux axes importants lors de cette crise. En termes de tendances, beaucoup d’avancées se font autour de l’intégration au paiement, et notamment au paiement en temps réel. Cette évolution s’avère plus complexe que nécessaire techniquement, puisque les grandes banques s’appuient majoritairement encore sur un système à J+1. Aujourd’hui, Jenji permet l’intégration du paiement temps réel, par carte physique ou virtuelle, avec les fournisseurs qui l’autorisent déjà. Notamment des banques comme Manager.one ou Revolut for Business. Après avoir payé avec votre carte Visa ou Mastercard, votre application Jenji vous demandera instantanément de prendre une photo du justificatif. La donnée sera extraite automatiquement et vérifiée par rapport à la transaction. Nous sommes persuadés que ce suivi du paiement en temps réel va se démocratiser dans les prochaines années. Que ce soit sur de la carte professionnelle que sur de la dépense professionnelle faite par carte personnelle. L’autre tendance lourde, c’est l’accélération du délai global de remboursement des collaborateurs. D’ailleurs, parmi nos clients, certains (et surtout des sociétés de taille importante) font déjà du remboursement toutes les nuits. Dès que votre dépense a été validée dans la journée par le workflow de votre entreprise, votre virement de remboursement est envoyé dans la nuit. Ce qui revient à être remboursé en même temps que le prélèvement de carte personnelle. Ce système se développe de plus en plus, notamment au sein de sociétés avec des équipes Finance qui souhaitent automatiser tout en gardant un contrôle rigoureux, le tout afin d’atteindre une satisfaction maximale des collaborateurs.
