Il y a quelques dizaines d’années, peu d’employés auraient fait demi-tour pour retourner chercher leur téléphone portable oublié à la maison. Aujourd’hui, cette éventualité est totalement inenvisageable, plutôt en retard au bureau que sans téléphone.
Peu se l’avouent, mais le téléphone portable est maintenant devenu un membre de notre famille, le seul qui connaisse tous nos secrets, qui nous permet de rester connectés socialement avec nos réseaux personnels comme professionnels. Allié de notre quotidien, le téléphone portable remplit de nombreuses missions et besoins en nous faisant gagner beaucoup de temps : on lui demande de faire les courses, de gérer les comptes bancaires, de devenir un guide pour retrouver notre chemin, de nous empêcher de réfléchir en apportant des réponses immédiates à nos moindres interrogations, de nous livrer notre diner… et parfois même de passer des appels téléphoniques ! Le smartphone est rapidement devenu le disque dur externe de notre cerveau. Plus uniquement utilisé pour rester en contact avec nos proches et gérer notre vie privée, le téléphone portable devient de plus en plus un outil de travail professionnel efficace.
Si l’offre des applications mobiles professionnelles n’est pas encore généralisée, rien qu’en consultant leurs mails en déplacement, de nombreux salariés sont déjà accros au travail nomade et à la flexibilité qu’il permet mieux que les ordinateurs portables.
L’essor du secteur mobile d’entreprise
L’utilisation des outils mobiles devient de plus en plus incontournable dans le milieu professionnel.
Pour acquérir puis garder les meilleurs talents, les entreprises sont dans l’obligation d’offrir à leurs futurs salariés des méthodes de travail flexibles et transparentes. En effet, dans de nombreux secteurs, les employés ont désormais la possibilité, et parfois l’exigence, de décider du lieu et des horaires de leur travail.
Face à cette demande accrue, les dirigeants et managers doivent redoubler d’efforts pour offrir des capacités de nomadisation professionnelle à leurs employés. Pour répondre à ses nouvelles exigences, les entreprises développent des environnements de travail hybrides qui permettent aux employés de travailler aussi bien à domicile que sur site à la fréquence de leur choix. Les outils et les process professionnels adaptés à ce travail nomade doivent parfois être imaginés, développés et sécurisés par les sociétés.
Les nouveaux actifs attendent de la flexibilité et les entreprises, qui souhaitent aller dans cette direction, se tournent de plus en plus vers les téléphones portables pour la leur offrir.
Les outils nomades pro pour organiser les journées de travail
Pour ceux qui ont un long trajet pour rejoindre leur bureau ou qui n’ont pas envie d’y aller uniquement pour assister à une énième visioconférence, le choix du travail à domicile est une évidence. Parfois les échanges de visu entre collaborateurs ou une présence sur un événement est indispensable c’est pourquoi l’organisation de travail hybride permet d’alterner les deux situations, si et seulement si, l’entreprise a mis à disposition de ses équipes les applications mobiles qui permettent d’avoir la même efficacité quel que soit le lieu de travail.
Certaines entreprises ont développé leur application dédiée qui permet aux employés de réserver à distance un espace de bureau lorsqu’ils souhaitent venir y travailler, de privatiser une salle de conférence et même de visualiser le plan du bâtiment pour s’y rendre à pied. Certaines ont aussi développé un QR code qui permet d’accéder aux locaux, de commander et payer les repas à la cafétéria, de synchroniser les emplois du temps entre collaborateurs, afin d’être sur place au même moment et de réserver des bureaux proches les uns des autres. Pour ceux qui conduisent un véhicule électrique, certaines applications d’entreprise permettent de trouver et réserver les stations de recharge les plus proches (l’application peut vous mettre dans la file d’attente et vous notifier lorsque vous pouvez recharger votre voiture).
Une enquête de Steelcase, faite sur le lieu de travail auprès de salariés, a révélé que 40 % des employés perdent jusqu’à 30 minutes par jour à chercher une salle pour se réunir (enquête réalisée avant la pandémie de Covid-19). Grâce à des outils qui proposent une application mobile de cartographie des locaux, il est maintenant plus facile de trouver son chemin vers une salle de conférence ou un espace de réunion disponible. Il faut aussi noter que de nombreux employés embauchés pendant la pandémie n’ont toujours pas pu visiter leurs bureaux physiques.
Les outils mobiles d’entreprise pour nouer des liens avec les employés
Au début de la pandémie de Covid-19, Distell, une entreprise spécialisée dans la fabrication et la distribution mondiale de boissons, a très vite identifié l’opportunité de communiquer davantage avec ses employés via des outils mobiles.
Wanda van der Bijl, analyste des ressources humaines chez Distell, a expliqué cette volonté : « Nous avons commencé à utiliser notre portail de services pour communiquer nos dernières informations aux employés, quel que soit l’appareil utilisé. Aujourd’hui, dans un monde où une grande partie de nos employés continuent à travailler à distance, l’accès mobile garantit un engagement cohérent et opportun pour chaque employé. »
Le choix des bonnes applications peut aider les managers à créer des liens avec les employés et à les soutenir où qu’ils se trouvent. Ces applications peuvent également permettre de créer un environnement de travail physique plus sûr pour les journées de retour au bureau. En effet, les employés peuvent utiliser une application de services sur leur lieu de travail pour signaler un réfrigérateur cassé, une fuite ou encore un accident du travail. L’équipe technique peut également utiliser une de ces applications pour contacter les employés présents sur place afin de les prévenir qu’un test d’alarme incendie aura lieu dans la journée.
Un autre exemple d’utilisation des outils mobile concerne la formation immédiate. Imaginons que vous travailliez dans un atelier de fabrication : entouré de machines complexes et vous avez besoin de rafraîchir vos connaissances sur l’utilisation d’une machine en particulier : Vous pouvez aller scanner le QR code qui s’y trouve et accéder instantanément à un court tutoriel vidéo sur l’utilisation de cet outil. Imaginons maintenant qu’un de vos collègues s’est blessé et que vous devez aider à documenter le fil des événements. Vous pouvez sortir votre téléphone, prendre des photos et les soumettre en tant que problème urgent pour une prise en charge immédiate et ainsi consigner l’incident. Grâce à vous et à l’application mobile, votre entreprise sait exactement ce qu’il s’est passé et où. Ces informations peuvent ensuite être exploitées dans le cadre d’un rapport interne sur la santé et la sécurité au travail.
Une application adaptée à chaque salarié
On estime qu’environ 80 % de la main-d’œuvre mondiale ne travaille pas derrière un bureau : les infirmiers, les secouristes, les travailleurs de la restauration, de l’hôtellerie et de l’industrie, entre autres. Ces secteurs de services représentent un nombre considérable de personnes qui ne disposent pas d’un espace de travail dédié ou d’un ordinateur portable fourni par leur entreprise. D’ailleurs, la plupart des employés du commerce de détail ne disposent pas de compte de messagerie d’entreprise.
Offrir aux employés une expérience mobile performante permet non seulement à ces derniers de travailler mieux, mais donne également à l’entreprise la possibilité de les impliquer de manière plus directe et plus pertinente.
Les applications mobiles peuvent faciliter la communication avec le personnel hors du bureau. Une bonne stratégie mobile peut permettre de garantir un accès égal à l’information, pour ne plus avoir à compter sur les mémos accrochés en salle de repos.
Les applications mobiles peuvent aussi permettre de créer des liens plus forts entre les équipes hors du bureau, afin de favoriser l’engagement et la fidélité. Une enquête menée en 2020 par la société de capital-risque Emergence auprès de travailleurs hors site a montré que 60 % d’entre eux n’étaient pas satisfaits des technologies de travail et de connectivité mises à leur disposition et 56 % d’entre eux avaient développé de leurs propres applications et outils pour combler ce manque (technologie appelée Shadow IT).
À ce stade, les dirigeants du secteur des services sont parfaitement conscients de l’impact de la Grande Démission sur leurs activités. Offrir aux employés une expérience mobile performante permet non seulement à ces derniers de travailler mieux, mais donne également à l’entreprise la possibilité de les impliquer de manière plus directe et plus pertinente.
La guerre des talents est bien réelle et il ne suffit plus d’augmenter les salaires pour attirer les meilleurs éléments (et surtout, les garder). Les critères de flexibilité, de bonne gouvernance et d’expérience optimale sont aussi importants pour les employés. Les outils mobiles d’entreprise peuvent vous permettre d’atteindre ces trois objectifs.
Article traduit de Forbes US – Auteur(e) : Shafath Syed
