Établir ses fiches de paie en ligne : bonne ou mauvaise idée ?

Que vous soyez à la tête d’une grande entreprise disposant d’un pôle RH, ou un petit entrepreneur employant un seul et unique salarié, fournir des fiches de paie en bonne et due forme est obligatoire, dès lors que vous embauchez quelqu’un. Plusieurs solutions s’offrent à vous et vous vous demandez si établir vos fiches de paie en ligne est une bonne ou une mauvaise idée. Faites-vous votre propre idée. 

La fiche de paie, un document officiel encadré par la loi

Peu importe que vous ayez suivi une formation comptable ou non, ce document attestant du bon paiement du salaire de l’employeur à son employé est encadré par la loi.

Simplifiée depuis 2018, certaines informations obligatoires doivent cependant y figurer :

• l’identité complète de l’employeur : nom, prénom, SIRET …
• les informations du salarié : identité, poste occupé, coefficient hiérarchique ;
• la convention collective en vigueur ;
• la période ainsi que le nombre d’heures travaillées ;
• le salaire brut de l’employé.

Le calcul des taux horaires et du salaire brut nécessite certaines connaissances. Le recours à des personnes expérimentées est indispensable si vous ne voulez pas vous rendre coupable de fausses déclarations préjudiciables à votre entreprise.

Depuis 2009, il est possible d’éditer des bulletins de salaire dématérialisés. Des services se sont alors développés pour permettre d’établir facilement et rapidement ses fiches de paie en ligne sans se tromper.

Les avantages d’un bon prestataire de paie

Les avantages d’avoir recours à un service de fiche de paie en ligne sont nombreux. Ils concernent aussi bien les employeurs que leurs salariés.

Avantages des fiches de paie en ligne pour l’employeur

• facile à mettre en place ;
• l’économie d’un logiciel interne, de l’impression et de la distribution des fiches de paies ;
• l’assurance d’avoir des bulletins de paie conformes à la réglementation ;
• le gain de temps, pour vous ou vos équipes, à consacrer à d’autres activités plus bénéfiques au développement de votre entreprise.

Avantages des fiches de paie en ligne pour les salariés

• autonomie de consulter à tout moment ses fiches de paies ;
• gain de place grâce au stockage numérique ;
• facilite les démarches administratives grâce au téléchargement immédiat.

L’avancée technologique et la digitalisation globale des entreprises font qu’aujourd’hui, l’accord du salarié n’est plus nécessaire pour l’envoi de ses fiches de paie par voie numérique. S’il ne souhaite pas recevoir ses fiches de paie en format dématérialisé, il doit le mentionner clairement. Aujourd’hui, il est donc très simple d’assurer la délivrabilité et la mise en place d’un système de fiches de paie digitalisées.

Bien choisir son service de fiches de paie en ligne

Faire appel à un service d’édition de fiche de paie en ligne se révèle être une bonne idée, à condition de bien choisir son prestataire.

Les solutions RH digitales, comme Payfit, se doivent d’adapter leurs offres au profil de votre entreprise. Les TPE/PME n’ont pas les mêmes besoins qu’un artisan ni qu’une société déjà bien développée.

Un accompagnement global et d’autres services sont souvent proposés pour faciliter la gestion de votre personnel. Délestée de la tâche chronophage du calcul des salaires, votre équipe RH peut alors pleinement se concentrer sur le recrutement ou la qualité de vie au travail.